Giải thích về quyền chia sẻ trên Google Drive: Hướng dẫn chi tiết

Google Drive, dịch vụ lưu trữ đám mây, là một công cụ khá đặc biệt. Nó cho phép bạn lưu các loại tệp khác nhau trên đám mây và cũng có thể chia sẻ các tệp và thư mục này với những người khác. Điều đó có nghĩa là bạn có thể dễ dàng cộng tác với những người khác bằng Drive.

Tuy nhiên, Drive chứa nhiều loại tệp khác nhau như Tài liệu, Biểu mẫu, Bảng tính, v.v. và cách chúng tôi chia sẻ những tệp này cũng khác nhau. Ví dụ, một người sẽ cấp quyền chỉnh sửa tệp cho một người bạn, nhưng bạn sẽ suy nghĩ kỹ trước khi đưa nó cho một người không quen biết.

Để làm cho quá trình chia sẻ dễ dàng hơn cho bạn, sau đây chúng tôi xin giới thiệu hướng dẫn chi tiết về quy trình chia sẻ Google Drive và các quyền của nó. Hãy cùng kiểm tra nào.

Các loại chia sẻ tệp và thư mục trong Google Drive

Có ba cách để chia sẻ tệp và thư mục trong Drive.

1. Chia sẻ với Danh bạ

Nếu người đó có trong danh bạ Google của bạn, bạn chỉ cần nhập tên của họ vào tùy chọn có sẵn và họ sẽ được thông báo qua email. Phương pháp này cũng hoạt động đối với các địa chỉ liên hệ không phải của Google nếu chúng có trong danh sách liên hệ của bạn.

2. Chia sẻ qua liên kết

Đôi khi, chúng tôi muốn chia sẻ tệp với một người không có trong danh sách liên hệ của chúng tôi, chẳng hạn như khách hàng mới. Trong những tình huống như vậy, bạn có thể tạo liên kết và sau đó chia sẻ liên kết đó với những người khác. Bất kỳ ai có liên kết đều có thể có quyền truy cập vào tệp được chia sẻ.

3. Xuất bản tệp lên Internet

Các tệp từ các công cụ như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày & Biểu mẫu có thể được nhúng vào trang web để mọi người có thể xem. Đó là loại chia sẻ thứ ba được Google Drive cho phép có tên Công khai trên web.

Ghi chú: Tất cả các phương pháp có thể được sử dụng để chia sẻ tệp với tài khoản không phải của Google.

Loại quyền

Drive cung cấp ba loại quyền.

1. Có thể chỉnh sửa

Quyền này được đặt theo mặc định khi bạn chia sẻ tệp với các liên hệ của mình bằng phương pháp đầu tiên được đề cập ở trên. Với quyền này, những người khác có quyền truy cập vào các tệp có thể chỉnh sửa chúng, tức là thực hiện các thay đổi đối với chúng. Ngoài ra, một điều rất quan trọng cần lưu ý là họ cũng có thể chia sẻ tệp với người khác.

Trong trường hợp thư mục, bạn sẽ tìm thấy quyền ‘Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa’. Có nghĩa là, những người khác có thể thực hiện tất cả các tác vụ chỉnh sửa và tổ chức trên các tệp hiện diện bên trong thư mục như thêm, sửa, xóa và di chuyển tệp.

Ghi chú: Khi được chia sẻ với các liên hệ không phải của Google, quyền mặc định được đặt thành Chỉ xem.

Sử dụng quyền này khi bạn muốn cộng tác với những người khác và khi bạn tin tưởng những người mà bạn đang chia sẻ tệp. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một dự án đại học với bạn bè của mình.

2. Có thể xem

Rõ ràng là với quyền này, những người khác sẽ không có quyền chỉnh sửa bất kỳ tệp riêng lẻ nào. Họ chỉ có thể mở và xem các tệp bên trong thư mục và không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với chúng. Họ cũng không thể chia sẻ các tệp với những người khác.

Sử dụng điều này khi bạn chỉ muốn người khác xem dữ liệu. Ví dụ, nó có thể được sử dụng để chia sẻ một thư mục có ảnh trong đó. Bằng cách đó, những người khác có thể dễ dàng xem các bức ảnh mà không cần xóa hoặc sửa đổi chúng theo bất kỳ cách nào.

Ghi chú: Khi bạn chia sẻ thư mục với quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa, điều tương tự cũng áp dụng cho tất cả các tệp trong đó. Tuy nhiên, nếu muốn, bạn có thể thay đổi quyền cho các tệp riêng lẻ.

3. Có thể bình luận

Chỉ khả dụng cho các tệp, quyền này là phiên bản sửa đổi của quyền Có thể xem vì nó cho phép người khác thêm nhận xét và đề xuất. Tuy nhiên, họ không thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ tệp với người khác. Có thể nói nó có nhiều quyền hơn Can View nhưng ít hơn Can Edit.

Cách chia sẻ tệp Google Drive trên máy tính và ứng dụng dành cho thiết bị di động

Trước tiên, hãy bắt đầu với màn hình nền.

Máy vi tính

Các bước khác nhau đối với các loại chia sẻ khác nhau.

Chia sẻ với Danh bạ

Trên màn hình nền, mở Drive và nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ. Sau đó chọn Chia sẻ từ menu.

Trong hộp bật lên, hãy nhập tên viết tắt của liên hệ mà bạn muốn chia sẻ tệp. Google sẽ tự động hiển thị các liên hệ tương tự. Chọn một trong những. Bạn sẽ tìm thấy hộp quyền ngay bên cạnh hộp email. Nhấp vào nó để chọn quyền cần thiết.

Tạo liên kết có thể chia sẻ

Để tạo một liên kết có thể chia sẻ, có hai phương pháp.

Trong phương pháp đầu tiên, nhấp vào tùy chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ trong hộp bật lên ở trên.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy liên kết với khả năng thiết lập quyền. Sao chép liên kết và dán vào bất cứ nơi nào cần thiết. Nhấp vào hộp quyền để thay đổi quyền.

Trong phương pháp thứ hai, nhấp chuột phải vào tệp trong Drive và chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ. Một hộp sẽ mở ra. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ để sửa đổi quyền.

Đặt tệp ở chế độ công khai

Để nhúng tệp, hãy làm theo bất kỳ phương pháp nào trong hai phương pháp được đề cập ở trên để tạo liên kết có thể chia sẻ. Trong hộp chia sẻ với người khác, hãy nhấp vào hộp quyền và chọn Thêm.

Trên màn hình tiếp theo, chọn tùy chọn Công khai trên web.

Ứng dụng di động

Đây là cách chia sẻ tệp trên Android và iPhone.

Chia sẻ với Danh bạ

Bước 1: Mở tệp bạn muốn chia sẻ và nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên cùng bên phải. Chọn Chia sẻ và xuất từ ​​menu.

Bước 2: Nhấn vào Chia sẻ và nhập tên của liên hệ. Sau đó nhấn nút gửi ở trên cùng.

Nhận liên kết có thể chia sẻ

Để tạo liên kết có thể chia sẻ, hãy làm theo bước 1, sau đó chọn Chia sẻ liên kết từ menu. Liên kết sẽ được sao chép vào khay nhớ tạm. Sau khi bạn có liên kết, hãy dán liên kết đó vào bất cứ nơi nào cần thiết, chẳng hạn như WhatsApp. Để sao chép liên kết trong tương lai, hãy làm theo bước 1 và chọn Sao chép liên kết từ menu.

Ngoài ra, hãy nhấn vào biểu tượng ba chấm có bên dưới tên tệp trên màn hình chính của ứng dụng và chọn tùy chọn cần thiết.

Thay đổi và thu hồi quyền chia sẻ

Khi bạn đã chia sẻ tệp hoặc thư mục với người khác, không có nghĩa là bạn không thể thay đổi quyền của nó.

Đây là cách để làm điều đó.

Máy vi tính

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục được chia sẻ và chọn Chia sẻ từ menu.

Bước 2: Để tắt chia sẻ liên kết hoặc thay đổi quyền, hãy nhấp vào hộp ‘Bất kỳ ai có liên kết’. Bây giờ, hãy thay đổi quyền hoặc tắt chia sẻ liên kết.

Bước 3: Để thu hồi quyền đối với một cá nhân, hãy nhấp vào Nâng cao trong hộp bật lên ở trên.

Bước 4: Sử dụng các tùy chọn có sẵn để thu hồi hoặc thay đổi quyền.

Ứng dụng di động

Bước 1: Mở tệp được chia sẻ và nhấn vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng. Chọn Chia sẻ và xuất từ ​​menu.

Bước 2: Nếu bạn muốn tắt chia sẻ liên kết, hãy nhấn vào nút gạt bên cạnh Chia sẻ liên kết. Để xem ai có quyền truy cập vào tệp và thay đổi quyền, hãy nhấn vào Chia sẻ.

Bước 3: Nhấn vào các biểu tượng có sẵn trong ‘Ai có quyền truy cập’ ở dưới cùng.

Chia sẻ tệp hoặc thư mục có cấp quyền truy cập vào tất cả các tệp và thư mục khác không

Không. Những người khác chỉ có thể truy cập vào tệp hoặc thư mục mà bạn chia sẻ. Trong trường hợp có một thư mục, tất cả các tệp bên trong nó cũng sẽ được chia sẻ.

Xác định các tệp được chia sẻ

Mặc dù không có màn hình chuyên dụng để xem tất cả các tệp mà bạn đã chia sẻ với người khác, nhưng bạn có thể xác định các tệp đó bằng biểu tượng được chia sẻ hiển thị bên cạnh chúng.

Tìm tệp được chia sẻ với tôi

May mắn thay, bạn có được một nơi dành riêng để xem tất cả các tệp được chia sẻ với bạn. Trên màn hình nền, nhấp vào tùy chọn Được chia sẻ với tôi ở phía bên trái.

Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy nhấn vào biểu tượng Chia sẻ ở dưới cùng.

Quyền được phép

Bằng cách kết hợp các quyền và cài đặt chia sẻ khác nhau, bạn có thể sử dụng Google Drive theo nhiều cách. Tuy nhiên, hãy cẩn thận khi cấp quyền và quyền chia sẻ vì bất kỳ ai cũng có thể sử dụng sai dữ liệu. Để nhắc lại, bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa đều có thể chia sẻ tệp với người khác. Vì vậy, hãy giới hạn nó chỉ với những người đáng tin cậy.

Tiếp theo: Bạn băn khoăn không biết sử dụng gì để lưu trữ ảnh – Google Drive hoặc Photos? Tìm câu trả lời trong bài so sánh.