/ / Cách tự động lưu trữ email trong Outlook

Cách tự động lưu trữ email trong Outlook

Microsoft Outlook là giải pháp email phổ biến nhất trong các doanh nghiệp và doanh nghiệp. Khi nói đến người tiêu dùng, Outlook xếp sau Gmail. Thư Outlook mặc định có 15GB dung lượng để lấp đầy. Với số lượng quảng cáo tiếp thị hoặc ngân hàng và các tài liệu tạp nham khác mà chúng tôi nhận được, rất dễ dàng để mất những email quan trọng đó khỏi tầm mắt của bạn. Bạn có thể tránh trường hợp này bằng cách lưu trữ các email ít cần thiết hơn và xóa các thư quảng cáo và thư rác.



Tự động lưu trữ trong triển vọng

Nếu Hộp thư đến Outlook của bạn hoạt động chậm hoặc hoạt động khác thường, thì bạn cần phải lưu trữ hoặc xóa các email không liên quan. Lưu trữ email thủ công có thể là một quá trình tốn thời gian và mệt mỏi.

Microsoft cung cấp chức năng Hộp thư đến Ưu tiên, nhưng nó bị giới hạn trong việc lọc ra các email có liên quan cho người dùng. Một bổ sung hữu ích khác là Quy tắc Outlook. Đây là phiên bản IFTTT của Outlook. Với Quy tắc, người ta có thể tạo nhiều tự động hóa để di chuyển một số email nhất định để lưu trữ hoặc xóa phần thư.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện chức năng Quy tắc Outlook và chúng tôi sẽ tạo một số quy tắc để tự động lưu trữ email từ Outlook. Bài đăng cũng sẽ đề cập đến một thủ thuật bổ sung khác của Outlook để hủy đăng ký các email không liên quan từ một nơi. Bắt đầu nào.

Tạo quy tắc lưu trữ tự động từ email

Chức năng Quy tắc Outlook chỉ khả dụng cho Outlook Mac, Windows và Web. Bạn không thể truy cập chức năng Quy tắc trên thiết bị di động. Đối với bài đăng này, chúng tôi sẽ sử dụng web Outlook vì nó hoạt động giống nhau trên mọi nền tảng.

Bước 1: Mở web Outlook và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft.

Bước 2: Chọn một email không liên quan và mở nó.



Tạo quy tắc triển vọng từ thư

Bước 3: Nhấn vào menu ba chấm và chọn Tạo quy tắc.

Bước 4: Tạo quy tắc để di chuyển thư từ người gửi vào thư mục Lưu trữ.



Tự động lưu trữ maiil

Sau đó, tất cả các email từ người gửi sẽ chuyển trực tiếp đến hộp thư đến đã lưu trữ. Bạn vẫn có thể truy cập chúng từ menu Lưu trữ trong các thư mục.

Tạo quy tắc lưu trữ tự động từ cài đặt Outlook

Thủ thuật được đề cập ở trên chuyển tất cả các email từ người gửi sang các mục lưu trữ. Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó muốn lưu trữ email với các chủ đề hoặc từ khóa nhất định từ nội dung thư?

Ví dụ: tôi kiệt sức vì các khoản cho vay, cập nhật Coronavirus hoặc bất kỳ thứ gì khác trong tiếp thị từ ngân hàng của tôi. Tuy nhiên, bảng sao kê tài khoản ngân hàng hàng tháng và hóa đơn thẻ tín dụng là những thứ tôi thường xuyên tham khảo. Nếu bạn có sở thích tương tự về chủ đề hoặc chủ đề, hãy làm theo các bước bên dưới để thiết lập một số quy tắc.

Bước 1: Mở web Outlook và đi tới Cài đặt.

Bước 2: Xem tất cả cài đặt Outlook và nó sẽ bật ra menu cài đặt chuyên dụng.

Bước 3: Chọn tùy chọn Quy tắc và chọn Thêm quy tắc mới.



Quy tắc Outlook

Bước 4: Hãy đặt tên nó là Quy tắc Ngân hàng và thêm một điều kiện.

Bước 5: Thêm các từ khóa không còn phù hợp với bạn nữa, tôi đã thêm các cụm từ tin nhắn như Khoản vay, EMI, v.v.



Quy tắc lưu trữ tự động đã được tạo

Bước 6: Tạo quy tắc để di chuyển tất cả email vào thư mục Lưu trữ và nhấn lưu.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn nhận được các email có từ khóa Loan, EMI hoặc Quan trọng, chúng sẽ được tự động chuyển vào thư mục Lưu trữ.

Hãy tạo một quy tắc hữu ích khác. Có phải không? Mọi công ty ngoài kia đều gửi email liên quan đến Coronavirus cho người dùng. Mặc dù tôi hoan nghênh nỗ lực của họ, nhưng đôi khi đọc tin tức về loại virus chết người hàng ngày sẽ cảm thấy mệt mỏi. Với sự trợ giúp của Quy tắc Outlook, bạn có thể tự động lưu trữ những thư đó trước khi nó thu hút sự chú ý của bạn.

Bước 1: Mở web Outlook và điều hướng đến Cài đặt> Thư> Quy tắc.

Bước 2: Hãy đặt tên cho quy tắc mới ‘Coronavirus’ và thêm các điều kiện.



Quy tắc lưu trữ tự động

Bước 3: Thêm các điều kiện chẳng hạn như nếu nội dung thư bao gồm từ khóa (Giống như vi-rút Corona hoặc COVID-19) và sau đó di chuyển những email đó vào thư mục Lưu trữ.

Tôi đã tạo hàng chục Quy tắc Outlook. Đó là một chức năng mạnh mẽ và khả năng là vô tận. Đây là cách tôi sử dụng nó. Bất cứ khi nào tôi đi du lịch trong kỳ nghỉ, tôi đều tạo quy tắc để chuyển tất cả các email đến vào thư mục ‘Trong khi đi du lịch’ để đảm bảo chúng không bao giờ làm gián đoạn tôi trong thời gian gia đình.



Các quy tắc đã được tạo

Một số công ty sơ sài liên tục gửi rác email trong Hộp thư đến Outlook của tôi. Họ khiến tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc tạo ra một quy tắc tự động xóa để xóa những email đó.

Hủy đăng ký Người gửi Email

Chức năng tự động lưu trữ rất hữu ích khi bạn muốn giữ cho hộp thư đến sạch sẽ khỏi các email không có thật. Nhưng nếu bạn muốn ngừng nhận hoàn toàn email từ người gửi, bạn phải sử dụng chức năng hủy đăng ký nhận email.

Tuy nhiên, việc tìm kiếm nút hủy đăng ký nhỏ bé đó trong mỗi thư có thể tốn thời gian và nhàm chán. Rất may, với Outlook Web, bạn có thể thấy tất cả những người gửi email bằng nút hủy đăng ký ở một nơi.

Bước 1: Mở web Outlook và đi tới Cài đặt.

Bước 2: Điều hướng đến Thư> Đăng ký.

Bước 3: Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách những người gửi email với một nút hủy đăng ký lớn.



Hủy đăng ký Outlook

Bước 4: Hủy đăng ký những cái không cần thiết khỏi menu và bạn cũng có thể nhấn vào menu ba chấm để chặn người gửi.

Tôi sử dụng tính năng này mỗi quý một lần để xóa các email không liên quan khỏi danh sách.

Cũng trên smartreviewaz

Giữ Hộp thư đến Email của bạn Sạch sẽ

Microsoft Outlook đóng gói một chức năng Quy tắc tuyệt vời. Bạn có thể sử dụng nó để tự động xóa, tự động lưu trữ các thư đến, di chuyển chúng vào các thư mục khác nhau trong một thời gian nhất định và thậm chí hủy đăng ký người gửi không cần thiết khỏi menu duy nhất. Nó đã cải thiện trải nghiệm email của tôi thêm một dặm. Bạn định sử dụng Quy tắc Outlook như thế nào? Tắt âm thanh trong phần ý kiến ​​dưới đây.

Tiếp theo:

Bạn đang tìm cách nâng cấp trải nghiệm Outlook của mình? Đọc bài đăng dưới đây để tìm 15 phím tắt Outlook tốt nhất cho Windows và Mac.

Cập nhật lần cuối vào ngày 1 tháng 12 năm 2020


Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *