/ / Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook

Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook

Bạn đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ hoặc đi ra khỏi văn phòng trong một vài ngày? Trong thời gian đó, bạn có thể muốn theo dõi các email quan trọng mà bạn có thể phải chú ý ngay lập tức. Cách thông thường là bạn thêm địa chỉ email cơ quan hoặc phụ trên điện thoại của mình, nhưng điều đó có thể làm phiền bạn với hàng trăm email không cần thiết. Trong những tình huống như vậy, bạn luôn có thể sử dụng chức năng tự động chuyển tiếp trong thư Outlook.


Triển vọng tự động chuyển tiếp thư

Outlook cung cấp một số cách để tự động chuyển tiếp email đến một địa chỉ email riêng biệt. Bạn cũng có thể đặt các từ khóa cụ thể như Thông báo, Lỗi, Chú ý, v.v. để dịch vụ lọc những email nào để chuyển tiếp hoặc không.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ nói về hai cách hàng đầu để tự động chuyển tiếp email trong Outlook. Thực hiện các bước bên dưới, đặt chức năng tự động chuyển tiếp trong Outlook và chỉ lo lắng về các email quan trọng trong hộp thư đến của bạn. Chúng tôi cũng sẽ nói về cách đặt trả lời tự động trên Outlook.

Ghi chú: Các tính năng của ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn khác nhau giữa các nền tảng máy tính để bàn. Đối với bài đăng này, chúng tôi sẽ sử dụng Outlook Web để hoạt động trên Mac, Windows, Linux và Chrome OS.

Sử dụng Outlook Forwarding

Sử dụng tùy chọn chuyển tiếp mặc định của Outlook, bạn có thể chuyển tiếp tất cả các email từ thư Outlook tới thư chính của mình. Thực hiện các bước bên dưới để thiết lập nó.

Bước 1: Điều hướng đến Outlook Web trên trình duyệt trên máy tính để bàn.

Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải.

Bước 4: Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.


Cài đặt Outlook

Bước 5: Bước này sẽ mở toàn bộ cửa sổ Cài đặt Outlook.

Bước 6: Điều hướng đến Thư> Chuyển tiếp.

Bước 7: Bật tùy chọn chuyển tiếp và nhập email mà bạn muốn chuyển tiếp các email Outlook.


Bật chuyển tiếp

Bước 8: Bật hoặc tắt tùy chọn Giữ bản sao của thư được chuyển tiếp và nhấn nút lưu ở dưới cùng.

Đó là nó. Từ bây giờ, bạn sẽ thấy tất cả các email tự động chuyển tiếp trong Outlook tới địa chỉ email khác của bạn. Nhưng như tôi đã đề cập trước đó, thực tế là sẽ chuyển tiếp tất cả các thư và có thể chèn vào hộp thư đến của bạn. Để tránh các vấn đề như vậy, bạn nên sử dụng chức năng Quy tắc Outlook để đặt các quy tắc nhất định cho chuyển tiếp email.

Tạo quy tắc Outlook

Quy tắc Outlook là một trong những bổ sung tốt nhất trong dịch vụ Outlook. Sử dụng Quy tắc Outlook, bạn có thể tạo các quy tắc mạnh mẽ và có thể tùy chỉnh để thêm gia vị cho trải nghiệm.

Bước 1: Điều hướng đến Outlook Web trên trình duyệt trên máy tính để bàn và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải.

Bước 3: Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.


Cài đặt Outlook

Bước 4: Bước này sẽ mở toàn bộ cửa sổ Cài đặt Outlook.

Bước 5: Điều hướng đến Thư> Quy tắc.

Bước 6: Chọn tùy chọn ‘Thêm quy tắc mới’. Thêm tên có liên quan vào quy tắc và chuyển đến tùy chọn điều kiện.

Bước 7: Bạn có thể chọn từ một loạt các điều kiện như Chủ đề, Từ khóa, Thị trường với, Mọi người, v.v. Ví dụ: tôi đã chọn ‘Chủ đề hoặc nội dung bao gồm’ và thêm Quan trọng, Khẩn cấp, Lỗi trong phần ‘Từ cần tìm’.


Thêm điều kiện

Bước 8: Bạn có thể thêm bao nhiêu Điều kiện mà bạn muốn trong quy tắc. Ví dụ: bạn có thể thêm một điều kiện khác với ‘Nội dung thư bao gồm’ và thêm các từ liên quan cần tìm.

Bước 9: Sau khi thêm các điều kiện liên quan, hãy chuyển đến Thêm hành động và chọn Lộ trình> Chuyển tiếp đến. Chọn một địa chỉ email mà bạn muốn các email được chuyển tiếp.


Thêm hành động

Bạn cũng có thể thêm một ngoại lệ trong một quy tắc. Nhấn vào ‘Thêm ngoại lệ’ và đặt điều kiện riêng cho nó. Nhấn vào nút Lưu ở góc dưới cùng và bạn đã sẵn sàng.


Lưu quy tắc

Từ bây giờ, bất cứ khi nào có email đến với các từ khóa chủ đề hoặc nội dung có liên quan, Outlook sẽ chạy quy tắc và hành động tương ứng.

Xóa quy tắc

Sau khi mục đích của bạn kết thúc, bạn có thể cần phải xóa quy tắc để Outlook ngừng chuyển tiếp email trong tương lai. Làm theo các bước bên dưới để xóa các quy tắc Outlook.

Bước 1: Từ web Outlook, đi tới Cài đặt Outlook> Email> Quy tắc.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng xóa nhỏ và xóa quy tắc khỏi Outlook.


Các quy tắc đã bị xóa

Đặt câu trả lời tự động

Outlook cũng cho phép bạn đặt trả lời tự động để cho người nhận biết rằng bạn đã nhận được thư của họ và có kế hoạch sớm quay lại với thư trả lời thích hợp. Thực hiện các bước bên dưới để đặt trả lời tự động trên Outlook.

Bước 1: Mở Outlook Web và nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải.


Cài đặt Outlook

Bước 2: Đi tới Thư> Trả lời Tự động.

Bước 3: Bật trả lời tự động. Chọn khung thời gian để chạy trả lời tự động cho thư Outlook.


Trả lời tự động

Bước 4: Bạn cũng có thể bật Gửi trả lời chỉ những liên hệ bỏ qua email từ những liên hệ khác và chỉ gửi trả lời tự động đến những liên hệ.

Tôi thích cách Outlook cung cấp trình soạn thảo văn bản phong phú để tùy chỉnh phản hồi trả lời tự động của bạn. Bạn có thể chơi với hiệu ứng đậm, nghiêng, gạch chân, và thậm chí sử dụng các màu sắc khác nhau.

Cũng trên smartreviewaz

Sử dụng Outlook giống như một chuyên gia

Outlook là một dịch vụ email tuyệt vời. Nó hoạt động tốt hơn với đăng ký Microsoft 365 vì tiện ích bổ sung loại bỏ tất cả các quảng cáo không cần thiết khỏi nền tảng. Trên hết, nó có đầy đủ các chức năng hữu ích như tự động xóa, tự động chuyển tiếp và hơn thế nữa bằng cách sử dụng chức năng Quy tắc Outlook.

Tiếp theo:

Bạn có biết bạn có thể thêm các cuộc họp Thu phóng vào Lịch Outlook và Lịch Google không? Đọc bài viết dưới đây để biết cách thực hiện điều đó.

Cập nhật lần cuối vào ngày 21 tháng 8 năm 2020


Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *