Cách tạo công việc và danh sách từ thư Gmail

Nếu bạn đang tin tưởng vào trí nhớ của mình để giúp bạn ghi nhớ những công việc hoặc thông tin quan trọng, thì khả năng cao là nó có thể khiến bạn thất bại. Một cá nhân trung bình có một số hoạt động lấp đầy một ngày, điều này khiến bạn dễ mất dấu thông tin. Để ngăn chặn điều này, lời nhắc và danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn luôn ngăn nắp.

Trong hộp thư đến Gmail có một ứng dụng tổ chức cá nhân được gọi là Google Tasks mà các cá nhân không hề hay biết. Ứng dụng giúp tạo danh sách công việc, chuyển đổi email thành các mục hành động và sắp xếp các ngày đến hạn. Đây là cách tạo nhiệm vụ và danh sách từ thư Gmail của bạn bằng Google Tasks.

Tạo một công việc từ một email

Sử dụng ứng dụng Task trên Gmail, email có thể được chuyển đổi thành các công việc có thể theo dõi hoặc thêm vào danh sách việc cần làm. Đây là cách làm như vậy:

Bước 1: Khởi chạy Gmail và chọn email sẽ được chuyển đổi thành một tác vụ.

Bước 2: Ở đầu hộp thư, chọn Thêm vào Công việc, được biểu thị bằng biểu tượng có dấu kiểm và dấu cộng. Một thông báo trên màn hình sẽ xác nhận việc thêm email vào Công việc.

Bước 3: Ở bên phải cửa sổ màn hình nền của bạn, ngăn Tác vụ của bạn sẽ mở, hãy nhấp vào tác vụ email mới để bao gồm tên tác vụ ưa thích, ngày hoàn thành và thông tin mô tả khác cần lưu ý.

Bạn có thể cải thiện tổ chức của các nhiệm vụ bằng cách chuyển nhiệm vụ sang một danh sách hoặc đặt nó thành một nhiệm vụ phụ. Chọn tùy chọn thứ hai cho phép bạn liên kết một nhiệm vụ với nhiều thư.

Thêm nhiệm vụ phụ

Nếu một nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn một hành động để hoàn thành, bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành của mình bằng cách thêm các nhiệm vụ phụ. Bằng cách thêm các nhiệm vụ phụ, bạn có thể liên kết một nhiệm vụ với nhiều thư. Kiểm tra các bước bên dưới để tìm hiểu cách thêm nhiệm vụ phụ:

Bước 1: Đặt con trỏ của bạn vào tác vụ chính và nhấp chuột phải.

Bước 2: Chọn tùy chọn để Thêm nhiệm vụ phụ.

Bước 3: Nhập thông tin chi tiết về nhiệm vụ phụ mới của bạn trong thẻ menu và nó sẽ tự động lưu.

Nếu bạn muốn tách một nhiệm vụ phụ thành nhiệm vụ chính, hãy nhấp chuột phải vào nó và chọn Bỏ thụt lề.

Tạo danh sách công việc

Các tác vụ email có thể được sắp xếp để đưa vào danh sách đã có trước hoặc có thể tạo một danh sách mới và thêm một tác vụ email. Dưới đây là cách thêm công việc vào một trong các danh sách của bạn trong Gmail:

Thêm công việc vào danh sách mới

Bạn có thể tạo một danh sách theo đó các nhiệm vụ có thể được nhóm lại. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có email trong Gmail áp dụng cho công việc, trường học hoặc giải trí. Đây là cách làm như vậy:

Bước 1: Từ đầu cửa sổ Công việc, hãy chọn menu thả xuống.

Bước 2: Chọn Tạo danh sách mới.

Bước 3: Nhập tên của danh sách mới và chọn Xong.

Bước 4: Trên cửa sổ danh sách mới, chọn Thêm nhiệm vụ.

Bước 5: Nhập thông tin chi tiết về nhiệm vụ mới của bạn và nó sẽ tự động lưu.

Thêm công việc vào danh sách hiện có

Nếu bạn đã tạo danh sách, bạn có thể thêm nhiệm vụ vào chúng bằng các bước bên dưới:

Bước 1: Từ đầu cửa sổ Công việc, hãy chọn menu thả xuống.

Bước 2: Chọn danh sách bạn muốn khởi chạy.

Bước 3: Chọn Thêm nhiệm vụ để tạo nhiệm vụ mới hoặc tạo nhiệm vụ trực tiếp từ email.

Di chuyển nhiệm vụ giữa các danh sách

Có những trường hợp bạn có thể muốn chuyển nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác. Bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng các bước bên dưới:

Bước 1: Ở bên phải tác vụ, chọn ba chấm dọc để mở menu.

Bước 2: Chọn danh sách bạn muốn đặt nhiệm vụ và nó sẽ di chuyển.

Hoàn thành và xóa công việc

Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể đánh dấu nó là hoàn thành. Tuy nhiên, nếu tác vụ được tạo nhầm hoặc bạn không cần nó nữa, bạn có thể xóa nó.

Hoàn thành công việc

Bằng cách đánh dấu một nhiệm vụ là hoàn thành, bạn luôn có thể truy cập nó trong tương lai. Đây là cách nó hoạt động:

Bước 1: Ở bên trái của nhiệm vụ, hãy chọn vòng tròn để đánh dấu là đã hoàn thành.

Bước 2: Để truy cập nhiệm vụ đã hoàn thành, hãy chọn menu thả xuống bên cạnh Đã hoàn thành ở cuối cửa sổ Nhiệm vụ của bạn.

Bước 3: Sau khi truy cập tác vụ đã hoàn thành, bạn có thể chọn Đánh dấu là Chưa hoàn thành hoặc Xóa vĩnh viễn.

Xóa công việc

Bằng cách chọn xóa một công việc, sẽ không có bản ghi nào của nó được lưu. Đây là cách nó hoạt động:

Bước 1: Ở bên phải tác vụ, chọn ba chấm dọc để mở menu.

Quản lý Nhãn Gmail

Tạo nhiệm vụ hoặc danh sách công việc từ email giúp bạn dễ dàng sắp xếp và theo dõi chúng. Một cách khác để sắp xếp email trên Gmail là sử dụng nhãn để đánh dấu chúng.