Cách Gửi Email Dựa trên Phản hồi trong Google Biểu mẫu

Google Biểu mẫu cho phép bạn thu thập câu trả lời và ý kiến ​​từ những người trả lời của bạn theo nhiều cách khác nhau, cho dù đó là một câu đố đơn giản hay một bảng câu hỏi dài. Mặc dù nó có một số tính năng gốc tiện dụng, Google Biểu mẫu vẫn chưa cho phép bạn gửi thông báo qua email cho chính mình hoặc người trả lời một cách tự nhiên.

Sau đó là hình ảnh nếu bạn muốn cảm ơn người dùng đã phản hồi và thời gian của họ. Mặt khác, nếu biểu mẫu của bạn phục vụ cho nhiều đối tượng và có nhiều bộ phận tham gia, việc chọn lọc tất cả các câu trả lời của biểu mẫu sẽ tốn nhiều thời gian.

Rất may, có một số cách giải quyết mà bạn có thể gửi email cho chủ sở hữu hoặc các cá nhân. Bây giờ, có hai cách để tiếp tục với điều này.

Bạn có thể gửi email dựa trên bất kỳ phản hồi nào trên biểu mẫu của bạn. Hoặc, bạn có thể gửi một tùy thuộc vào câu trả lời mà người dùng đã chọn. Và như đã lưu ý trước đó, cả hai phương pháp đều cần sự hỗ trợ của một tiện ích bổ sung bên ngoài. Vì bạn sẽ gửi email từ tài khoản của mình, bạn sẽ cần cung cấp các quyền liên quan đối với tiện ích bổ sung hoặc chức năng.

Bây giờ chúng ta đã giải quyết xong xuôi, chúng ta hãy bắt đầu, phải không?

Cách gửi một Email Chung bằng Google Biểu mẫu

Rất may, việc gửi một email chung chung cho người dùng hoặc cho chủ sở hữu là không có cơ sở. Tiện ích bổ sung Thông báo biểu mẫu được đặt tên phù hợp cho phép bạn gửi email cảm ơn đơn giản đến người dùng.

Nhận thông báo biểu mẫu

Bước 1: Khi bạn đã tạo xong biểu mẫu, hãy nhấp vào menu ba chấm ở bên phải và chọn Tiện ích bổ sung từ danh sách. Điều này sẽ đưa bạn đến Google Marketplace.

Bước 2: Bây giờ, hãy tìm kiếm Thông báo biểu mẫu và nhấp vào nó để cài đặt nó.

Tiếp theo, tạo biểu mẫu. Nếu bạn muốn gửi email trực tiếp cho người trả lời, hãy chọn hộp kiểm Thu thập email trong Cài đặt.

Hoặc nếu không, bạn có thể đặt một câu hỏi biểu mẫu yêu cầu email từ người dùng và đánh dấu nó là Bắt buộc như hình bên dưới.

Bước 3: Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng Tiện ích nhỏ và chọn Thông báo biểu mẫu. Bạn sẽ thấy lời nhắc ở góc dưới bên phải.

Chuyển nút cho email Cảm ơn.

Như đã lưu ý trước đó, bạn có thể sử dụng trường Tự động hoặc trường Biểu mẫu. Chọn một trong những phù hợp với yêu cầu của bạn tốt nhất. Đồng thời, bạn cũng có thể thêm Bcc cho email bằng cách điền vào trường ‘Gửi bản sao tới’.

Bước 4: Tiếp theo, thêm Chủ đề và Nội dung của email, thế là xong! Lưu cài đặt và nhấp vào biểu tượng Xem trước ở trên cùng để xem liệu cấu hình hiện tại có phù hợp với bạn hay không.

Đây là một tiện ích bổ sung đơn giản và cấu hình nó rất đơn giản và dễ hiểu. Và thẻ Được xuất bản bởi Google Cloud cũng khiến nó trở nên đáng tin cậy.

Ngoài những cách trên, bạn cũng có thể gửi email cho chính mình (hoặc cho người tạo) khi biểu mẫu đạt được một số lượng phản hồi cố định.

Để làm như vậy, hãy chuyển đổi nút ‘Thông báo trên phản hồi biểu mẫu’. Email của người tạo sẽ được tự động điền vào trường người nhận. Nó không được mã hóa cứng và bạn cũng có thể nhập các địa chỉ email khác.

Sau khi hoàn tất, hãy thêm ngưỡng thông báo và nhấn nút Lưu. Từ bây giờ, biểu mẫu của bạn sẽ gửi email khi nó vượt qua ngưỡng phản hồi.

Cách gửi câu trả lời dựa trên câu trả lời

Hãy để chúng tôi đặt nó ngay tại đó. Nếu bạn muốn gửi phản hồi dựa trên câu trả lời trên biểu mẫu của mình, nó không dễ dàng như quy trình ở trên. Tại đây, bạn sẽ phải mày mò App Script của Bảng tính được kết nối.

Rất may, nếu bạn có một biểu mẫu đơn giản, nó sẽ dễ dàng thực hiện được. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi có một biểu mẫu đơn giản, nơi chúng tôi hỏi những người được hỏi về địa điểm nghỉ lễ ưa thích của họ.

Và tùy thuộc vào câu trả lời mà họ cung cấp trên biểu mẫu, một email sẽ được kích hoạt đến một địa chỉ email đã đặt. Đương nhiên, mã có thể được điều chỉnh theo yêu cầu của biểu mẫu của bạn.

Bước 1: Sau khi biểu mẫu của bạn được tạo, hãy nhấp vào tab Câu trả lời và chạm vào biểu tượng Bảng tính nhỏ ở bên phải. Điều này sẽ kết nối biểu mẫu của bạn với một bảng tính.

Bước 2: Đi tới bảng tính và nhấp vào Công cụ> Trình chỉnh sửa tập lệnh.

Trên trình chỉnh sửa Tập lệnh, hãy dán các dòng mã sau,

function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 }
}

Nơi đây e là sự kiện sẽ được kích hoạt khi biểu mẫu được gửi, trong khi e.nameValues đối tượng sẽ mang dữ liệu biểu mẫu cho bạn dưới dạng một mảng.

Khi dữ liệu đó được thu thập, câu lệnh For sẽ chuyển động qua mảng để mang đến cho bạn dữ liệu. Cuối cùng, dữ liệu biểu mẫu cho phản hồi cụ thể đó sẽ được chỉ định cho prefLocation Biến đổi.

Bước 3: Trong khi đó, nhấp vào biểu tượng đồng hồ nhỏ trên bảng điều khiển bên trái để truy cập Trình kích hoạt và chọn Thêm Trình kích hoạt.

Tại đây, hãy chọn Từ bảng tính làm Nguồn sự kiện và Gửi trên biểu mẫu làm Loại sự kiện.

Phần trên sẽ đảm bảo rằng chức năng chúng tôi đã viết ở trên sẽ chỉ được kích hoạt khi biểu mẫu được gửi. Và khi gửi, nó sẽ chỉ lấy dữ liệu từ bảng tính được kết nối.

Bước 4: Bây giờ, hãy quay lại Trình chỉnh sửa tập lệnh để sửa đổi mã theo yêu cầu của bạn.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn một email được chuyển sang một ID email cụ thể khi người trả lời trả lời Hills, v.v.

Vì vậy, chúng tôi đã thêm một điều kiện If và Else-If đơn giản vào mã,

 function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

 for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 if (prefLocation=="Hills"){
 subject="You have an email for Hills Location"; 
 GmailApp.sendEmail('abc@.gmail.com', subject, prefLocation);
 }else if (prefLocation=="Beaches"){
 subject="You have an email for Beaches Location";
 GmailApp.sendEmail('xyz@gmail.com', subject, prefLocation);
 } 
 else if(prefLocation=="Cities") {
 subject="You have an email for Cities Location";
 GmailApp.sendEmail('ghy@gmail.com', subject, prefLocation);
 }
}
}

Đương nhiên, bạn sẽ phải cung cấp quyền cho GmailApp.sendEmail chức năng làm việc. Đó là một quá trình một lần.

Bước 5: Bây giờ, mọi thứ đã sẵn sàng, hãy lưu mã của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng Lưu như hình dưới đây.

Bây giờ, hãy chạy mã. Rất tiếc, trong trường hợp không có sự kiện, bạn sẽ không thể chạy mã trực tiếp từ Trình chỉnh sửa tập lệnh.

Để mã của bạn chạy, hãy gửi biểu mẫu của bạn. Nếu mọi thứ ở đúng vị trí, khả năng cao là bạn sẽ nhận được email.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể chỉnh sửa mã theo yêu cầu của mình và thêm các điều kiện If-Else riêng lẻ. Đồng thời, bạn cũng có thể soạn thảo nội dung email theo dữ liệu.

Cách kiểm tra lỗi

Để chạy một đoạn mã mà không có lỗi ở lần đầu tiên là rất hiếm, và thành thật mà nói, có rất nhiều thứ có thể xảy ra sai sót. Để kiểm tra lỗi, hãy chuyển đến tab Executions, và bạn sẽ thấy tất cả các trường hợp mà hàm đã được gọi.

Nhấn vào đây để xem các lỗi. Tại đây, bạn cũng có thể xem hàm đã được gọi như thế nào. Thẻ Trigger chuyển thành một lần gửi biểu mẫu, trong khi thẻ Editor có nghĩa là chức năng đã được chạy thông qua Editor.

Đồng thời, nếu bạn muốn kiểm tra chéo giá trị của hàm thì chỉ cần thêm vào Logger.log (biến) để ghi dữ liệu.

Ví dụ: chúng tôi đã gọi Logger.log (prefLocation) bên trong các điều kiện If-Else riêng lẻ và nhật ký của chúng tôi trông giống như ở trên.

Mã hoặc Không Mã

Phương pháp thứ hai có thể trông hơi phức tạp. Nhưng một khi bạn hiểu rõ cách gọi của các chức năng riêng lẻ, thì khả năng là mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn một chút.

Nhưng vào cuối ngày, nếu bạn không muốn làm bẩn tay, bạn có thể kiểm tra tiện ích bổ sung Biểu mẫu thông báo qua email. Cái này được thiết kế để gửi email dựa trên các phản hồi có điều kiện. Tuy nhiên, tính năng Định dạng có điều kiện không miễn phí và chi phí xấp xỉ $ 4 mỗi tháng cho một giấy phép người dùng.

Vì vậy, nếu thỉnh thoảng bạn cần gửi phản hồi cho các biểu mẫu của mình, bạn có thể dán mã ở trên vào trình chỉnh sửa App Script.