3 cách hàng đầu để chèn ảnh chụp màn hình trong Microsoft Outlook

Ảnh chụp màn hình có thể rất hữu ích khi chuyển một số thông tin qua tin nhắn hoặc mạng xã hội. Ví dụ: khi gửi email yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, ảnh chụp màn hình của sự cố sẽ là đủ thay vì cố gắng tìm cách truyền đạt sự cố bằng lời. Giờ đây, khi sử dụng Microsoft Outlook, người dùng có thể chèn ảnh chụp màn hình theo nhiều cách khác nhau.

Ảnh chụp màn hình có thể được chèn vào nội dung email hoặc được đưa vào dưới dạng tệp đính kèm. Nó sẽ chỉ làm cho mọi thứ dễ dàng hơn để giải thích hoặc chia sẻ với nhóm của bạn hoặc bất kỳ ai khác. Dưới đây là ba trong số những cách tốt nhất để làm như vậy:

Sử dụng Tính năng Ảnh chụp màn hình trên Ruy băng Outlook

Microsoft Outlook có tính năng ảnh chụp màn hình mà bạn có thể tìm thấy trong tab Chèn. Với tính năng này, người dùng có thể chụp ảnh màn hình của một cửa sổ cụ thể trên màn hình của họ và chèn nó vào email. Đây là cách nó hoạt động:

Bước 1: Khởi chạy Microsoft Outlook.

Bước 2: Nếu tạo một thư mới, hãy chọn Email mới. Tuy nhiên, nếu bạn đang trả lời một thư, hãy chọn thư và nhấp vào Trả lời.

Bước 3: Trên ruy-băng, bấm vào tab Chèn.

Bước 4: Trong nhóm Hình minh họa, nhấp vào Ảnh chụp màn hình.

Bước 5: Từ menu thả xuống, bạn sẽ thấy hai tùy chọn. Chọn hình ảnh có liên quan từ Windows sẵn có nếu bạn muốn bao gồm ảnh chụp màn hình của một cửa sổ được mở trên Màn hình nền của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn bao gồm một phần của cửa sổ, hãy chọn Screen Clipping.

Bước 6: Sau khi bạn thực hiện hành động trên, ảnh chụp màn hình sẽ tự động chèn vào tin nhắn của bạn. Đặt con trỏ của bạn trên cạnh của hình ảnh để điều chỉnh kích thước.

Sử dụng Windows Snipping Tool

Một cách khác để chèn ảnh chụp màn hình vào Outlook là thông qua Công cụ Cắt cửa sổ. Công cụ này lần đầu tiên được thêm vào Windows Vista. Dưới đây là cách sử dụng Windows Snipping Tool để chèn ảnh chụp màn hình vào email Microsoft Outlook:

Bước 1: Khởi chạy Windows Snipping Tool.

Bước 2: Trên Ruy băng Công cụ Snipping, bấm vào Mới.

Bước 3: Khi con trỏ chuột của bạn thay đổi thành dấu +, hãy chọn cửa sổ bạn muốn chụp ảnh màn hình.

Bước 4: Sau khi bạn thực hiện lựa chọn của mình, một cửa sổ mới sẽ mở ra hiển thị ảnh chụp màn hình. Bấm vào Tệp trên Ruy-băng rồi bấm Gửi tới.

Bước 5: Chọn bất kỳ tùy chọn Người nhận email (nội dung email) hoặc Người nhận email (dưới dạng tệp đính kèm). Bạn cũng có thể quyết định lưu ảnh chụp màn hình và thêm nó vào email của mình theo cách thủ công.

Ghi chú: Windows Snipping Tool có các chế độ khác nhau: Dạng tự do, Hình chữ nhật, Cửa sổ và Cắt toàn màn hình. Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong số này trước khi chụp ảnh màn hình tùy thuộc vào nhu cầu hiện tại của bạn.

Sử dụng Windows Snip & Sketch Tool

Công cụ Snip & Sketch đã được giới thiệu trong Windows 10 để thay thế cho Snipping Tool. Vì vậy, với Windows 11, Snip & Sketch có thể tiếp tục tồn tại nhưng cuối cùng sẽ được thay thế bằng Snipping Tool.

Bạn có thể sử dụng công cụ này để tạo ảnh chụp màn hình, sao chép chúng vào khay nhớ tạm và dán chúng vào email Microsoft Outlook. Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ Windows Snip & Sketch:

Bước 1: Khởi chạy công cụ Windows Snip & Sketch bằng cách nhấn đồng thời các phím Windows + SHIFT + S trên bàn phím của bạn hoặc tìm kiếm công cụ trên menu Start.

Bước 2: Chọn chế độ ảnh chụp màn hình bạn thích bằng cách nhấp vào bất kỳ tùy chọn nào trên thanh. Các tùy chọn bao gồm Dạng tự do, Cửa sổ, Hình chữ nhật và Toàn màn hình.

Bước 3: Kéo con trỏ chuột qua phần màn hình mà bạn muốn chụp ảnh màn hình để chọn phần đó. Ảnh chụp màn hình được tự động sao chép vào khay nhớ tạm của bạn.

Bước 4: Dán ảnh chụp màn hình vào cửa sổ thư Outlook bằng cách đặt con trỏ của bạn trên cửa sổ và nhấn các phím CTRL + V đồng thời trên bàn phím của bạn. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào cửa sổ tin nhắn và chọn Dán.

Bước 5: Sau khi bạn thực hiện hành động trên, ảnh chụp màn hình sẽ tự động chèn vào tin nhắn của bạn. Đặt con trỏ của bạn trên cạnh của hình ảnh để điều chỉnh kích thước.

Lưu ảnh chụp màn hình dưới dạng PDF

Sử dụng bất kỳ phương pháp nào ở trên sẽ giúp chèn ảnh chụp màn hình vào email Outlook của bạn. Ảnh chụp màn hình cũng có thể được lưu dưới dạng tệp PDF bằng các ứng dụng Windows mặc định.