Cách tạo biểu mẫu tùy chỉnh trong Microsoft Outlook

Microsoft Outlook cho phép bạn tạo một Biểu mẫu. dễ dàng Các ví dụ điển hình về Biểu mẫu Outlook như các tính năng bao gồm danh thiếp, yêu cầu họp, cuộc hẹn và thư email. Tất cả các biểu mẫu này được lưu trữ trong một vị trí được gọi là Thư viện biểu mẫu chuẩn.

Bạn có thể tùy chỉnh một số phần của các Biểu mẫu Chuẩn này bằng cách thêm, thay thế hoặc ẩn các phần nhất định. Việc tùy chỉnh biểu mẫu là đặc biệt quan trọng nếu bạn cần gửi email với một số yêu cầu thông tin nhất định. Dưới đây là các bước cần làm theo để tùy chỉnh một biểu mẫu duy nhất trên Outlook.

Thiết lập Tab nhà phát triển

Điều đầu tiên cần lưu ý là bạn chỉ có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh trên Outlook bằng cách sử dụng tab Nhà phát triển. Đây là cách nó hoạt động:

Bước 1: Khởi chạy Microsoft Outlook.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào Ribbon sau đó chọn Customize Ribbon từ danh sách các tùy chọn.

Bước 3: Trên hộp thoại mới bên dưới nhóm có tiêu đề Chọn Lệnh Từ, hãy chọn menu thả xuống và chọn Tab chính.

Bước 4: Chọn Nhà phát triển từ Tùy chọn được liệt kê và nhấp vào Thêm nằm ở giữa hộp thoại.

Bước 5: Bên dưới nhóm có tiêu đề Customize the Classic Ribbon, đánh dấu vào hộp bên cạnh Developer, sau đó nhấp vào OK để đóng hộp thoại.

Thiết kế một biểu mẫu tùy chỉnh

Với Nhà phát triển hiện có sẵn trên Ribbon của bạn, bạn có thể truy cập tính năng Thiết kế biểu mẫu để tạo Từ mới của mình.

Bước 1: Trong Menu Tìm kiếm, nhập Thiết kế biểu mẫu. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đến tab Nhà phát triển trên Ruy-băng, nhấp vào nhóm Biểu mẫu tùy chỉnh sau đó nhấp vào Thiết kế biểu mẫu.

Bước 2: Trên hộp thoại mới, chọn menu thả xuống và chọn Thư viện biểu mẫu chuẩn.

Bước 3: Chọn Biểu mẫu bạn muốn tùy chỉnh (chúng tôi đã chọn Cuộc hẹn) từ các tùy chọn được liệt kê và nhấp vào Mở.

Bước 4: Để thêm một trường hoặc vùng mới vào Biểu mẫu đang mở, hãy chọn Vùng Biểu mẫu Mới từ Ruy-băng.

Bước 5: Từ danh sách các trường được hiển thị, hãy chọn một trường mới và nhấp vào Mới.

Bước 6: Nhập thông tin chi tiết về tên trường mới của bạn, loại dữ liệu được nhập, định dạng cho dữ liệu và chọn OK.

Bước 7: Trên tab bên cạnh Tên biểu mẫu của bạn, hãy chọn tùy chọn P.2.

Bước 8: Từ Ruy-băng, chọn nút Trang.

Bước 9: Từ menu thả xuống, chọn Đổi tên trang.

Bước 10: Nhập tên cho Trang mới và nhấp vào OK.

Bước 11: Chọn Field Chooser từ Ribbon

Bước 12: Từ Trình chọn trường, kéo các trường mới đã tạo vào Trang mới.

Lưu và xuất bản biểu mẫu trong Microsoft Outlook

Bây giờ bạn đã tạo biểu mẫu tùy chỉnh của mình, bạn cần lưu và phân phối nó. Bạn có thể lưu biểu mẫu dưới dạng mẫu hoặc xuất bản trực tiếp vào một thư mục. Đây là cách nó hoạt động:

Lưu biểu mẫu trên Microsoft Outlook

Để lưu biểu mẫu mới dưới dạng Mẫu Outlook, đây là những gì bạn cần làm:

Bước 1: Trên tab Ruy-băng, chọn Tệp.

Bước 2: Nhấp vào Lưu dưới dạng.

Bước 3: Nhập Tên Tệp và Lưu Loại Tệp dưới dạng Mẫu Outlook.

Trong tương lai, bạn luôn có thể truy cập Biểu mẫu bằng cách chọn Chọn Biểu mẫu từ tab Nhà phát triển.

Ghi chú: Bằng cách chọn Mẫu Outlook, tệp sẽ được lưu dưới dạng .ost. Tuy nhiên, trên Microsoft Outlook 2013 người dùng không được phép lưu một số biểu mẫu dưới dạng mẫu.

Xuất bản một biểu mẫu trong Microsoft Outlook

Một cách khác để lưu một biểu mẫu tùy chỉnh là xuất bản nó. Đây là cách nó hoạt động:

Ghi chú: Điều này không hoạt động trong phiên bản Office 2013.

Bước 1: Trên tab Ruy-băng, chọn Xuất bản.

Bước 2: Chọn Xuất bản biểu mẫu dưới dạng.

Bước 3: Trên hộp thoại mới, chọn menu thả xuống bên cạnh Nhìn vào để chọn vị trí cho biểu mẫu mới.

Bước 4: Nhập Tên hiển thị cho Biểu mẫu.

Để truy nhập Biểu mẫu, Chọn Mục Mới từ Ruy-băng Outlook, Mục Khác, sau đó Chọn Biểu mẫu.

Tạo các nút biểu quyết trong Microsoft Outlook

Tạo biểu mẫu trong Microsoft Outlook giúp bạn có thể tùy chỉnh loại thông tin bạn thu thập hoặc gửi đi. Một tính năng khác trên Microsoft Outlook cho phép bạn đối chiếu dữ liệu là nút biểu quyết. Với nút biểu quyết, bạn có thể tạo một cuộc thăm dò và theo dõi các phản hồi nhận được.