8 thủ thuật hàng đầu để sử dụng OneNote làm quản lý dự án

OneNote phổ biến rộng rãi cho khả năng ghi chú. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng sử dụng OneNote làm quản lý dự án với tổ chức thông minh, mẫu OneNote, chức năng chia sẻ và tích hợp thông minh với Outlook.

Có thể bạn không muốn sử dụng một công cụ quản lý dự án khác và muốn làm việc từ một giao diện duy nhất cả ngày. Bạn đã có sẵn tất cả dữ liệu trong sổ ghi chép OneNote và việc sử dụng cùng một phần mềm để quản lý dự án sẽ mang lại trải nghiệm liền mạch. Làm theo các mẹo bên dưới và hoàn thành công việc bằng OneNote.

1. Sử dụng OneNote Notebook, Section và Pages

OneNote sử dụng một phương pháp duy nhất để sắp xếp các ghi chú. Không giống như Evernote và Apple Notes, bạn không bị giới hạn việc sử dụng các thẻ để sắp xếp các ghi chú. Bạn có thể dựa vào Phần và Trang để sắp xếp suy nghĩ.

Bạn có thể tạo một sổ ghi chép riêng cho dự án sắp tới và tạo các phần khác nhau cho nó. Ví dụ: bạn có thể tạo một sổ ghi chép mới làm tên ứng dụng / phần mềm, thêm các phần như UX, Giao diện người dùng, Giao tiếp, Phát triển Phần mềm và Kiểm tra vào đó.

Thêm ghi chú hoặc trang cần thiết và tạo sổ ghi chép hoàn hảo sẵn sàng để chia sẻ.

2. Giúp đỡ từ các Mẫu OneNote

Việc tạo mọi trang OneNote từ đầu rất tốn thời gian. Sau cùng, bạn chọn OneNote làm công cụ quản lý dự án để tiết kiệm thời gian. Không bạn à?

Bạn có thể chọn một trong các mẫu OneNote tích hợp sẵn và nhanh chóng bắt đầu.

Bước 1: Mở OneNote trên máy tính của bạn.

Bước 2: Chọn Sổ tay và Phần có liên quan.

Bước 3: Thêm một trang mới và nhấp vào menu Chèn ở trên cùng.

Bước 4: Chọn Mẫu Trang.

Bước 5: Nó sẽ mở một menu Mẫu chuyên dụng.

Bước 6: Chọn mẫu ưa thích của bạn từ danh sách và xem điều kỳ diệu.

Bạn chỉ cần thực hiện một vài sửa đổi ở đây và ở đó. Bạn thậm chí có thể tạo các mẫu OneNote tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian hơn trong tương lai. Đọc bài đăng dành riêng của chúng tôi để tìm hiểu cách tạo mẫu trong OneNote.

3. Thêm email Outlook vào OneNote

Trong một số tình huống, bạn cần gửi email khách hàng quan trọng cho OneNote để tham khảo.

Outlook cung cấp tích hợp trực tiếp với OneNote. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó.

Bước 1: Mở Outlook trên Windows.

Bước 2: Chọn một email mà bạn muốn gửi đến OneNote.

Bước 3: Nhấp vào menu ba chấm ở góc trên bên phải và chọn OneNote.

Outlook sẽ hỏi bạn nơi bạn muốn lưu email trong OneNote. Chọn phần trong một cuốn sổ, và bạn đã sẵn sàng.

4. Thêm các tệp có liên quan vào OneNote

Trước khi chia sẻ sổ ghi chép OneNote với người khác, bạn cần thêm các tệp và Bảng tính có liên quan vào một trang. Nó khá dễ dàng để làm như vậy.

Từ trang OneNote, hãy chọn Chèn. Bạn sẽ nhận được một tùy chọn để tích hợp tệp Excel vào trang. Nếu bạn muốn ghi âm thanh hoặc video, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này từ cùng một menu.

5. Chia sẻ OneNote Notebook

Bây giờ bạn đã tạo sổ ghi chép OneNote hoàn hảo với các mẫu, email, tệp và hơn thế nữa, đã đến lúc chia sẻ sổ ghi chép với các thành viên khác trong nhóm để quản lý dự án.

Bước 1: Từ sổ ghi chép OneNote, bấm vào Tệp ở góc trên bên trái.

Bước 2: Chọn Chia sẻ.

Bước 3: Nhập địa chỉ email của các thành viên khác và cấp quyền chỉnh sửa cho họ.

Bước 4: Nhấp vào Chia sẻ ở dưới cùng và cho phép những người khác tham gia sổ ghi chép.

6. Theo dõi các thay đổi gần đây

Sau khi nhóm của bạn tham gia sổ ghi chép OneNote, bạn sẽ muốn theo dõi các thay đổi do những người khác thực hiện.

Từ sổ ghi chép OneNote, hãy chuyển đến menu Lịch sử ở trên cùng. Chọn Chỉnh sửa Gần đây và kiểm tra các sửa đổi do những người khác thực hiện trên một trang. Bạn cũng có thể tìm kiếm các thay đổi của một tác giả cụ thể từ menu Tìm theo Tác giả.

7. Thẻ chính để theo dõi trạng thái nhiệm vụ

OneNote đi kèm với hàng chục thẻ tích hợp để theo dõi tiến độ dự án. Từ trang OneNote, bạn có thể đi tới Trang chủ và kiểm tra Thẻ.

Bạn có thể thêm các thẻ khác nhau như Dự án, Thảo luận với Người X, Yêu cầu của Khách hàng, Quan trọng, Gọi lại, Gửi trong email, v.v.

8. Trang OneNote Bảo vệ bằng Mật khẩu

Bạn sẽ không muốn mọi thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào tất cả các trang OneNote, phải không? Một số trang OneNote có thể chứa thông tin nhạy cảm như kết quả quý, phản hồi gay gắt của khách hàng, thiết kế giao diện người dùng cuối cùng, v.v.

Để ngăn những trang này bị truy cập trái phép, bạn có thể bảo vệ chúng bằng mật khẩu từ phần Xem lại.

Bằng cách đó, chỉ bạn và các thành viên được chọn trong nhóm mới có quyền truy cập vào trang.

Nắm vững khả năng quản lý dự án OneNote

Tại sao phải trả thêm tiền cho một công cụ quản lý dự án chuyên dụng khi bạn có thể hoàn thành công việc từ chính OneNote? Chắc chắn, các công cụ chuyên dụng đi kèm với hàng tá tính năng nhưng hãy tự hỏi bản thân, bạn sẽ sử dụng chúng chứ? Nếu không, thì OneNote có thể là giải pháp lý tưởng để quản lý các dự án nhỏ khi đang di chuyển.