8 mẹo để xử lý nhiều dự án hiệu quả với tư cách là một Freelancer

Cân bằng một số dự án với tư cách là một freelancer giống như tung hứng một bản giao hưởng của các nhiệm vụ, thời hạn và kỳ vọng của khách hàng. Dù thú vị đến đâu, nó cũng có thể là một thách thức khó khăn đòi hỏi sự tập trung liên tục và tổ chức hoàn hảo.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo có giá trị để giúp bạn xử lý hiệu quả nhiều dự án với tư cách là một freelancer.

1. Thiết lập một thói quen

Một thói quen nghe có vẻ tầm thường, nhưng đó là công thức bí mật bổ sung cấu trúc cho công việc tự do của bạn. Bằng cách đặt giờ làm việc cụ thể và tuân theo chúng, bạn tạo ra một nhịp điệu giúp bạn luôn ngăn nắp và tập trung.

Tuy nhiên, một thói quen không chỉ là bấm giờ vào và ra cùng một thời điểm mỗi ngày. Đó là về việc tạo một lịch trình phù hợp với mô hình năng suất và mức năng lượng của bạn.

Có thể bạn là một người dậy sớm và phát triển mạnh nhờ giải quyết các nhiệm vụ phức tạp vào lúc bình minh, hoặc bạn là một con cú đêm trở nên sống động vào những giờ chạng vạng tối. Dù sở thích của bạn là gì, hãy điều chỉnh thói quen của bạn để tối ưu hóa hiệu quả và sự sáng tạo của bạn.

Để dễ dàng hơn, chúng tôi đã phác thảo một số ứng dụng lập kế hoạch trong ngày miễn phí tuyệt vời để giúp bạn theo dõi các công việc hàng ngày và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình.

2. Chia lô công việc của bạn

Batching liên quan đến việc nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và thực hiện chúng trong các khoảng thời gian dành riêng. Nó giống như lắp ráp một dây chuyền quy trình cho công việc của bạn, nơi bạn có thể hợp lý hóa sự tập trung và năng suất của mình.

Khi bạn tạo nhóm công việc của mình, bạn sẽ cắt giảm thời gian dành cho việc chuyển ngữ cảnh và tăng hiệu quả. Thay vì nhảy giữa các dự án và nhiệm vụ khác nhau, hãy dành các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ cụ thể.

Ví dụ: bạn có thể phân bổ khối buổi sáng cho các cuộc họp và liên lạc với khách hàng, khối buổi chiều dành cho công việc sáng tạo và tạo nội dung và khối buổi tối cho các nhiệm vụ hành chính và quản lý dự án.

Để thực hiện theo nhóm một cách hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách xác định các loại nhiệm vụ có thể được nhóm lại với nhau. Phân bổ các khối thời gian cụ thể trong lịch trình của bạn cho từng loại nhiệm vụ. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro để tăng năng suất của bạn và tuân thủ thời gian được phân bổ cho mỗi đợt.

3. Sử dụng Không gian làm việc dành riêng cho Dự án

Bằng cách thiết lập không gian làm việc dành riêng cho dự án, dù là vật lý hay ảo, bạn có thể tạo không gian cho dự án đó. Sự tách biệt giúp loại bỏ phiền nhiễu và thúc đẩy tư duy tập trung.

Đối với không gian làm việc vật lý, hãy cân nhắc chỉ định các khu vực khác nhau cho từng dự án. Đó có thể là một bàn hoặc một góc cụ thể với các tài liệu, tài liệu và dấu hiệu trực quan liên quan đến dự án. Bạn có thể thử các trang web thiết lập không gian làm việc để làm việc hiệu quả tại nhà hoặc trên bàn làm việc tại văn phòng và thỏa sức sáng tạo với không gian của mình.

Đối với không gian làm việc ảo, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án để tạo thư mục, bảng điều khiển hoặc bảng. Nó đảm bảo rằng các tệp và bản cập nhật liên quan đến dự án có thể dễ dàng truy cập trong các không gian được chỉ định. Nó giúp bạn duy trì một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ của từng dự án và tránh nhầm lẫn hoặc lẫn lộn thông tin.

4. Thử nghiệm với các kỹ thuật năng suất khác nhau

Vì mỗi freelancer có một phong cách làm việc độc đáo, việc tìm ra các phương pháp năng suất phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Khám phá các kỹ thuật năng suất khác nhau, chẳng hạn như quy tắc 80/20, chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng Ma trận Eisenhower, phương pháp Eat That Frog bằng Todoist, v.v. Nếu bạn phát triển mạnh về tổ chức trực quan, hãy sử dụng các ứng dụng Kanban trên máy tính để sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn và tối đa hóa năng suất. Bằng cách sử dụng các bảng được chia thành các cột như “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Đã hoàn thành”, bạn có thể theo dõi và quản lý các nhiệm vụ của mình trong các dự án.

Hãy nhớ rằng, các kỹ thuật năng suất không phải là giải pháp một kích cỡ phù hợp với tất cả. Những gì hiệu quả với người này có thể không hiệu quả với người kia, vì vậy đừng ngại thử các cách tiếp cận khác nhau cho đến khi bạn khám phá ra điểm hấp dẫn về năng suất của mình.

5. Hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với các mẫu có sẵn và tự động hóa

Các mẫu sẵn sàng cho đề xuất dự án, hóa đơn và phản hồi email giúp đơn giản hóa quy trình. Nó loại bỏ nhu cầu phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần và tạo tài liệu với nỗ lực tối thiểu.

Hơn nữa, có nhiều công cụ và nền tảng tự động hóa có sẵn để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các công cụ lập lịch truyền thông xã hội như Buffer hoặc Hootsuite, cho phép bạn lập kế hoạch và lên lịch đăng bài trước.

Tự động sao lưu dữ liệu với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox, đảm bảo an toàn cho các tệp dự án của bạn. Với các công cụ lên lịch gửi email, bạn có thể lập kế hoạch và lên lịch gửi email bất cứ khi nào bạn muốn.

6. Tận dụng thời gian ngừng hoạt động

Mặc dù thật dễ dàng để xem thời gian chết là thời gian không hiệu quả hoặc lãng phí, nhưng nó mang lại cơ hội phát triển. Tận dụng khoảng trống giữa các dự án để đầu tư phát triển chuyên môn.

Sử dụng thời gian chết của bạn để đầu tư vào bản thân bằng cách học các kỹ năng mới hoặc mở rộng những kỹ năng hiện có của bạn. Khám phá các khóa học, hướng dẫn hoặc hội thảo trực tuyến liên quan đến lĩnh vực hoặc lĩnh vực bạn quan tâm.

Bạn cũng có thể tận dụng thời gian nghỉ ngơi để suy ngẫm về hành trình làm nghề tự do của mình. Đánh giá tiến độ của bạn, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đặt mục tiêu cho tương lai. Với thực hành phản xạ, bạn có thể đạt được sự rõ ràng, điều chỉnh và sắp xếp các nỗ lực của mình với các mục tiêu dài hạn.

7. Nhiệm vụ thuê ngoài

Là một freelancer, việc tự mình xử lý mọi thứ có thể khiến bạn choáng ngợp. Giao nhiệm vụ cho người khác có thể giải phóng thời gian và năng lượng của bạn, cho phép bạn tập trung vào công việc có giá trị cao.

Xác định các nhiệm vụ quan trọng nhưng không yêu cầu bạn tham gia trực tiếp. Thuê ngoài các nhiệm vụ như công việc hành chính, tạo nội dung và quản lý phương tiện truyền thông xã hội. Ủy thác chúng cho các chuyên gia lành nghề để giải phóng thời gian quý báu cho các dự án khách hàng khác.

Khi thuê ngoài các nhiệm vụ, điều quan trọng là phải tìm các nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy và đáng tin cậy. Nhận các đề xuất từ ​​mạng của bạn hoặc sử dụng các nền tảng dành cho người làm việc tự do để tìm các chuyên gia có kỹ năng cho các nhiệm vụ của bạn.

8. Ưu tiên giao tiếp với khách hàng của bạn

Cuối cùng, xử lý một số dự án đòi hỏi nhiều hơn là chỉ quản lý các nhiệm vụ và thời hạn. Nó cũng liên quan đến giao tiếp hiệu quả với khách hàng của bạn.

Thường xuyên cập nhật cho khách hàng của bạn về tiến độ dự án, thời hạn và các rào cản tiềm ẩn. Sử dụng các kênh liên lạc rõ ràng như nền tảng nhắn tin tức thời, email và phần mềm quản lý dự án. Có tất cả thông tin liên lạc ở một nơi giảm thiểu sự nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian.

Thiết lập các cuộc họp hoặc cuộc gọi đăng ký thường xuyên với khách hàng của bạn. Đây có thể là hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào thời lượng dự án và sở thích của khách hàng. Sử dụng các đăng ký này để cung cấp thông tin cập nhật, giải quyết các mối lo ngại và thu thập phản hồi.

Phụ trách nhiều dự án như một chuyên gia

Là một người làm việc tự do, việc quản lý nhiều dự án đòi hỏi kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và giao tiếp cởi mở. Bằng cách thực hiện các mẹo nêu trên, bạn có thể điều hướng khối lượng công việc của mình hiệu quả hơn, mang lại kết quả chất lượng và đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống. Điều chỉnh và tinh chỉnh các chiến lược của bạn theo thời gian để tìm ra những gì phù hợp nhất với bạn.