/ / Hướng dẫn hoàn chỉnh để tổ chức Gmail để sử dụng nó một cách hiệu quả

Hướng dẫn hoàn chỉnh để tổ chức Gmail để sử dụng nó một cách hiệu quả

Gmail vẫn rất phù hợp và quan trọng mặc dù các ứng dụng như Slack và Teams đã làm giảm sự phụ thuộc của chúng ta vào email. Theo một báo cáo của McKinsey, một người bình thường vẫn dành tới 28% thời gian trong tuần làm việc cho email. Do đó, việc tổ chức Gmail để giảm bớt sự lộn xộn và cải thiện năng suất là rất hợp lý.


Hướng dẫn đầy đủ về tổ chức Gmail để sử dụng nó một cách hiệu quả

Số lượng email chúng tôi nhận được có thể đáng kinh ngạc, đặc biệt là từ các nguồn mà chúng tôi thậm chí không nhớ là đã đăng ký. Sau đó, có những email cũ nhưng quan trọng bị lạc trong một biển email mới. Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật nhanh để sắp xếp email Gmail và mang lại sự tỉnh táo cho cuộc sống công việc của bạn.

Hãy bắt đầu nào.

1. Tổ chức Hộp thư đến Gmail

Hầu hết các email kết thúc trong Hộp thư đến, đó là lý do chính khiến nó rất lộn xộn và tràn ngập cùng một lúc. Một cách để nhanh chóng tìm thấy các email quan trọng là thay đổi loại Hộp thư đến để hiển thị các email quan trọng ở trên cùng.

Bước 1: Nhấp vào Cài đặt và chọn Tất cả cài đặt.



Hướng dẫn đầy đủ về tổ chức Gmail để sử dụng hiệu quả 1

Bước 2: Đi tới tab Hộp thư đến nơi bạn có thể chọn chế độ xem mặc định bên cạnh Loại hộp thư đến.



Hướng dẫn hoàn chỉnh về tổ chức Gmail để sử dụng hiệu quả 2

Tôi khuyên bạn nên thử một vài lựa chọn thay thế và kiểm tra xem cái nào phù hợp với nhu cầu của bạn:

  • Mặc định: Hiển thị email theo ngày và giờ
  • Điều quan trọng đầu tiên: Gmail sử dụng AI để quyết định email nào quan trọng đối với bạn
  • Thư chưa đọc trước: Sắp xếp Gmail để các email chưa đọc được hiển thị trước tiên
  • Đầu tiên có gắn dấu sao: Các email được bạn gắn dấu sao sẽ được hiển thị đầu tiên. Sử dụng dấu sao để đánh dấu các email / ID quan trọng
  • Hộp thư ưu tiên: Google chú ý đến các email mà bạn tương tác nhiều nhất và sử dụng thông tin đó để hiển thị các email có liên quan trước tiên

Có những cài đặt khác mà bạn nên kiểm tra.

2. Tổ chức Gmail theo Thư mục / Nhãn

Gmail gọi nó là nhãn nhưng nó có nghĩa tương tự. Nơi lọc và lưu trữ email của bạn để không làm lộn xộn Hộp thư đến. Tôi khuyên bạn nên giữ tổng số nhãn thấp và không phát điên với chúng. Ngoài ra, bạn có thể tạo các nhãn lồng nhau trong Gmail, nghĩa là các nhãn bên trong một nhãn. Nó gần như hoạt động giống như một thư mục con.

Chúng tôi sẽ tạo một bộ lọc cho phép Gmail gửi một email cụ thể hoặc lưu nó vào nhãn đó.

Bước 1: Mở email mà bạn muốn tạo bộ lọc. Nhấp vào biểu tượng Nhãn ở trên cùng để xem danh sách các nhãn hiện có. Trông giống như một mũi tên chỉ sang phải.



Hướng dẫn đầy đủ về tổ chức Gmail để sử dụng hiệu quả 3

Bước 2: Bạn có thể chọn từ danh sách nhãn hiện có hoặc tạo nhãn mới bằng cách nhập trực tiếp tên ở trên cùng. Bạn cũng có thể quản lý cài đặt nhãn từ đây.



Hướng dẫn hoàn chỉnh về tổ chức Gmail để sử dụng hiệu quả 4

Ví dụ: tạo nhãn có tên Reading Digest cho tất cả các email bạn nhận được từ Medium hoặc Quora hoặc các bản tin mà bạn đã đăng ký. Những email này sẽ không xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn bây giờ và sẽ chuyển trực tiếp đến nhãn hoặc thư mục. Bạn cũng có thể di chuyển email đến các nhãn từ menu này nếu bạn không muốn tạo nhãn mới cho email kỳ quặc đó.



Hướng dẫn đầy đủ về tổ chức Gmail để sử dụng nó một cách hiệu quả 6

Bạn cũng có thể nhãn mã màu. Cuộn qua danh sách các nhãn trong thanh bên và nhấp vào biểu tượng menu ba chấm bên cạnh để chọn màu.

3. Sắp xếp Gmail theo kích thước

Google cung cấp 15GB dung lượng miễn phí cho tất cả các ứng dụng của Google bao gồm cả Gmail. Bạn sắp hết dung lượng hoặc muốn dọn dẹp nhà cửa? Sắp xếp email theo kích thước để tìm và xóa các email chiếm dung lượng nhưng không phục vụ mục đích ngay bây giờ.

Toán tử tìm kiếm là kích thước: byte. Điều đó có nghĩa là để tìm kiếm các email tiêu tốn hơn 15 MB dung lượng, bạn sẽ nhập kích thước: 15728640. Lệnh kích thước: mb cũng hoạt động.



Hướng dẫn đầy đủ về tổ chức Gmail để sử dụng hiệu quả 5

Bạn có thể sáng tạo tại thời điểm này và thêm nhiều thông số tìm kiếm hơn để lọc thêm các kết quả như:

  • size: mb có: file đính kèm
  • kích thước: 10mb có: tên tệp đính kèm: doc
  • kích thước: 10mb lớn hơn

Hãy thử một vài cách kết hợp để chứng kiến ​​loại kết quả bạn đang nhận được và sau đó lấy nó từ đó. Gmail sẽ gợi ý thêm một số thông số tìm kiếm ngay bên dưới thanh tìm kiếm như ngày và giờ để giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.

Mẹo chuyên nghiệp: Bạn biết cách chúng tôi có thể tạo nhãn để lọc email. Bạn có biết rằng bạn có thể sử dụng nhãn #GoogleDrive để lưu trực tiếp tệp đính kèm vào một thư mục trong Drive không? Việc xóa email sau đó cũng sẽ không xóa tệp đã lưu trong Drive.

4. Quản lý các tab

Gmail đi kèm với rất nhiều tab hoạt động theo mặc định. Bạn không cần hoặc có thể không cần tất cả các tab này.



Toàn bộ Hướng dẫn Tổ chức Gmail để Sử dụng Hiệu quả 7

Quay lại Cài đặt và trong tab Hộp thư đến, bạn sẽ thấy Danh mục. Đó là nơi bạn có thể dễ dàng bật / tắt các tab này. Không có cách nào để tạo tab mới hoặc gán nhãn làm tab. Điều đó sẽ rất tuyệt.

5. Sắp xếp Gmail theo người gửi

Tìm kiếm tất cả các email từ một người gửi cụ thể. Điều đó thật dễ dàng và bạn thậm chí không cần phải mở email để nó hoạt động.



Hướng dẫn đầy đủ về tổ chức Gmail để sử dụng nó một cách hiệu quả 8

Nhấp chuột phải vào email và chọn ‘Tìm email từ Tên’ để bắt đầu tìm kiếm. Bạn sẽ xem tất cả các email trong vòng vài giây.

Google Mail Rocks

Gmail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email được thiết kế tốt nhất trên thế giới. Có một số cách để tùy chỉnh nó theo cách bạn muốn. Ngoài ra còn có các tính năng ẩn, phím tắt và toán tử tìm kiếm mà bạn có thể sử dụng để lấy những gì bạn đang tìm kiếm. Tôi hy vọng những mẹo trên đã giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình tốt hơn. Có thể, thậm chí đạt được số không hộp thư đến? Ngón tay bắt chéo.

Tiếp theo:

Bạn có bị mất email Gmail của mình không? Dưới đây là một số cách khôi phục email Gmail bị mất và chuẩn bị cho những tai họa trong tương lai. Bạn sẽ không bao giờ mất một email khác.

Cập nhật lần cuối vào ngày 18 tháng 9 năm 2020


Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *