Dropbox Paper và Google Keep: So sánh chuyên sâu

Một trong những tính năng cốt lõi của điện thoại thông minh là ghi chú. Trước đó, người dùng phải dựa vào sổ ghi chú và bút để ghi lại những suy nghĩ, ý tưởng và cảm hứng ngẫu nhiên. Với sự ra đời của điện thoại thông minh, các ứng dụng như Google Keep, Dropbox Paper và thậm chí cả các ứng dụng ghi chú bằng giọng nói đang thay thế những tờ giấy cũ tốt.

Mặc dù tất cả các ứng dụng ghi chú đều có một mục đích nhưng cách chúng hoạt động và các tính năng mà chúng cung cấp rất khác nhau. Lấy Google Keep làm ví dụ. Tôi đã chuyển ghi chú của mình từ Evernote sang Google Keep vì nó miễn phí, dễ sử dụng, chỉ cung cấp các tính năng cần thiết (không lộn xộn) và tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Google.

Truy cập Google Keep

Gần đây, tôi bắt đầu chú ý hơn đến Dropbox Paper sau khi một blogger công nghệ đồng nghiệp không ngừng say sưa về nó. Dropbox Paper cũng miễn phí, tích hợp với Dropbox, cung cấp định dạng phong phú và cho phép bạn hiển thị khá nhiều thứ trên web.

Truy cập Dropbox Paper

Hãy xem hai cường quốc ghi chú này khác nhau như thế nào và đối tượng mục tiêu của họ là gì. Bạn nên sử dụng cái nào và tại sao?

Hãy bắt đầu nào.

1. Tạo Ghi chú

Google Keep giúp bạn ghi chú nhanh chóng. Như vậy, khi mở ứng dụng lần đầu tiên, bạn sẽ thấy con trỏ ngay bên trong phần ghi chú mới. Bắt đầu nhập bất cứ thứ gì bạn có trong đầu, gắn thẻ ghi chú, mã màu và quên nó đi. Không có cách nào để tạo thư mục.

Dropbox Paper tuân theo một hệ thống phân cấp nơi bạn có thể tạo các thư mục và ghi chú bên trong chúng. Rất giống cách Google Tài liệu hoạt động. Do đó, nó không phải là ứng dụng ghi chú nhanh nhất nhưng cho phép bạn sắp xếp các ghi chú theo cách khác nhau và đối với một số người dùng, cách tốt hơn.

Bạn có thể xuất các ghi chú đã tạo trong Giấy ở định dạng PDF và đánh dấu. Nhiều người dùng chắc chắn sẽ đánh giá cao điều đó.

2. Ghi chú định dạng

Tạo ghi chú và ghi lại ý tưởng là một chuyện, nhưng đối với ghi chú kỹ thuật số còn nhiều điều hơn thế. Cả Keep và Paper đều có cách tiếp cận khác nhau ở đây.

Keep không có tùy chọn định dạng. Bạn không thể sử dụng in đậm, in nghiêng hoặc thậm chí thụt lề. Bạn chỉ cần nhập tiêu đề, ghi chú và thêm liên kết hoặc hình ảnh. Ghi chú có thể có hai loại: có hoặc không có hộp kiểm. Bạn không thể có các đoạn văn với các ô trên cùng một ghi chú.

Mặt khác, Paper đưa mọi thứ lên cấp độ tiếp theo. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn định dạng như in đậm, in nghiêng, thụt lề và thêm hộp kiểm vào cùng một tài liệu. Tờ Paper gọi chúng là tài liệu thay vì ghi chú và tôi có thể hiểu tại sao. Chúng cũng hoạt động như một.

Nhưng điểm mạnh thực sự của Paper, và nơi mà nó để lại cho Keep phía sau, là khả năng làm việc với nhiều loại tệp. Bạn có thể thêm video YouTube, hình ảnh trực tiếp và thậm chí toàn bộ thư viện, đoạn mã, tệp âm thanh trực tiếp từ khá nhiều nền tảng bao gồm SoundCloud, và thậm chí nhiều hơn nữa.

Khả năng hoạt động liên tục của Paper với rất nhiều dịch vụ sử dụng API khiến nó trở thành một cỗ máy mạnh mẽ, không chỉ đơn thuần là một ứng dụng ghi chú. Tất cả những gì bạn cần làm là sao chép và dán liên kết. Bạn có thể nhúng khá nhiều thứ và thậm chí sử dụng tính năng kéo và thả để kéo và hiển thị mọi thứ.

Paper cũng cung cấp một số mẫu miễn phí để làm việc. Mỗi mẫu được thiết kế để giúp bạn bắt đầu với các cuộc họp hoặc động não lên ý tưởng nhanh nhất có thể. Bạn sẽ tìm thấy các bảng, dấu đầu dòng, danh sách kiểm tra, tiêu đề, v.v. trong mỗi mẫu sẵn sàng để bạn điền và mở rộng. Một tính năng ấn tượng là khả năng tạo các mẫu tùy chỉnh bằng cách sử dụng tùy chọn Templatize.

Keep không bao giờ có nghĩa là Giấy là gì. Điểm mạnh của nó nằm ở sự đơn giản và khả năng tích hợp sâu với Google Drive. Google Documents sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng và hệ thống phân cấp thư mục mà chúng ta đã thấy trước đó trong Paper. Bạn có thể chuyển đổi Tài liệu Google thành ghi chú Keep hoặc ngược lại chỉ bằng một nút bấm.

Có, điều này có nghĩa là sử dụng hai ứng dụng thay vì một. Nhưng bạn có quyền lựa chọn và linh hoạt hơn về việc bạn muốn sử dụng cái nào và như thế nào. Mặc dù Google Tài liệu là một trình xử lý văn bản mạnh mẽ với nhiều tùy chọn định dạng, nhưng nó không thể phát video trực tiếp và các tệp phương tiện khác như Giấy.

Google Keep cho phép bạn tô màu ghi chú mã và thêm nhãn (thẻ) để bạn có thể tìm thấy chúng nhanh hơn bằng cách sử dụng các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google.

Các tính năng đáng chú ý khác của Paper bao gồm khả năng trình bày bất kỳ tài liệu nào dưới dạng trình chiếu bằng cách sử dụng tùy chọn Present. Dropbox cũng ghi nhớ lịch sử tài liệu để tất cả các chỉnh sửa trước đó của bạn có thể được tìm thấy và quản lý một cách hiệu quả. Và bạn có thể sử dụng chế độ tối tại thời điểm trình bày tài liệu.

Keep rất thông minh khi nói đến ghi chú bằng giọng nói. Bạn có thể dễ dàng ghi lại suy nghĩ của mình và Keep sẽ phiên âm nó thành văn bản và đính kèm tệp âm thanh vào cùng một ghi chú – khá tiện lợi khi bạn muốn chỉnh sửa nội dung nào đó. Giấy thiếu tính năng này.

3. Cộng tác trên Ghi chú

Cả Google Keep và Dropbox Paper đều sẽ cho phép bạn mời những người khác cộng tác và thêm vào ghi chú và tài liệu tương ứng. Quá trình này khá đơn giản.

Trong Keep, nhấp vào biểu tượng Cộng tác viên để gửi lời mời qua email bằng ID Gmail của bạn. Sau đó, người đó sẽ có thể xem và chỉnh sửa ghi chú. Hữu ích cho việc lập kế hoạch cho các chuyến đi, tạo và quản lý danh sách mua sắm cũng như động não các ý tưởng. Khi bạn đánh dấu một mục trong danh sách, Keep sẽ di chuyển mục đó xuống dưới cùng, điều này rất có ý nghĩa.

Trong Dropbox Paper, nhấp vào nút Mời màu xanh lam để gửi lời mời qua email. Bạn sẽ nhận thấy có một tùy chọn khác ở phía dưới. Bạn có thể chia sẻ trực tiếp tài liệu trong kênh Slack. Một ví dụ khác về cách Paper hoạt động với các giải pháp thương mại và doanh nghiệp khác nhau.

Bạn cũng có thể kiểm soát quyền trong Paper để người được mời chỉ có thể nhận xét và chia sẻ hoặc cũng có thể chỉnh sửa. Bạn có thể giới hạn lời mời chỉ với những người nhận được lời mời hoặc bất kỳ ai có liên kết.

Paper hỗ trợ nhận xét về từng hình ảnh, đoạn văn và các yếu tố khác mà bạn có thể có trong tài liệu của mình. Giúp dễ dàng giao nhiệm vụ và gọi cộng tác viên trong thời gian thực.

4. Tích hợp

Tôi không nói về tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba. Dropbox Paper đã thắng vòng đó. Vì một số lý do kỳ lạ, Paper không tích hợp trực tiếp với Dropbox. Có, cấu trúc thư mục của Paper sẽ tách biệt với cấu trúc của Dropbox, có nghĩa là các tệp và tài liệu (ghi chú) của bạn có các vị trí khác nhau.

Ghi chú: Bạn có thể đính kèm tệp từ Dropbox (và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác) chỉ bằng một nút bấm.

Tôi đang nói về tài liệu và cấu trúc thư mục ở đây.

Google đã quyết định làm điều tương tự với Keep và mặc dù Keep hoạt động với tất cả các ứng dụng của Google như Tài liệu, Trang trình bày, v.v. nhưng nó là một sản phẩm riêng biệt và không phải là một phần của Google Drive.

Cả Keep và Paper đều hoạt động với cả Lịch Google. Ngoài ra, Paper cũng hoạt động với lịch Office 365.

Google Keep sẽ cho phép bạn tạo lời nhắc dựa trên thời gian hoặc vị trí. Lời nhắc dựa trên vị trí rất hữu ích nếu bạn gặp khó khăn khi nhớ những việc lặt vặt cần chú ý khi bạn đi ngang qua một địa điểm cụ thể như trạm xăng hoặc máy ATM.

Dropbox Paper so với Google Keep

Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng ghi chú nhanh và hoạt động với các ứng dụng của Google, thì Google Keep khá mạnh mẽ. Nếu bạn muốn một loại giải pháp dành cho doanh nghiệp, nơi bạn sẽ làm việc với một số cộng tác viên trong các dự án và ứng dụng, Dropbox Paper là một giải pháp tốt hơn.

Khả năng tích hợp và chơi đẹp của Paper với rất nhiều ứng dụng của bên thứ ba đã giành được điểm số cao. Câu hỏi thực sự là – Bạn sẽ sử dụng cái nào? Có thể thử cả hai.

Tiếp theo: Bạn có đang sử dụng Google Keep không? Bạn muốn tạo một danh sách lồng nhau trong một ghi chú? Đây là một cách đơn giản và nhanh chóng để làm điều đó.