Công cụ nào tốt hơn trong quản lý tài liệu

Khi nói đến xử lý văn bản, Google Docs là một trong những lựa chọn phổ biến nhất. Có thể là các tính năng cộng tác hoặc các công cụ chỉnh sửa; Docs chắc chắn đã thu hút được nhiều người thích thú với giao diện đơn giản của nó. Tuy nhiên, nó không phải là trình xử lý văn bản duy nhất hiện có. Một công cụ khác đã nhanh chóng leo lên bậc thang phổ biến là Zoho Docs, hay chính xác hơn là Zoho Writer.

Zoho Writer là trình xử lý văn bản của Zoho Docs. Tương tự như Google Docs, nó đi kèm với các tính năng cộng tác và giao diện đẹp mắt có thể thu hút bất kỳ ai đang tìm kiếm sự chuyển đổi. Vì vậy, bạn có nên chuyển từ Google Docs cũ sang Zoho Writer không?

Chà, đó là những gì chúng ta sẽ tìm thấy trong bài đăng ngày hôm nay khi chúng ta cân nhắc cả Google Docs và Zoho Writer để xem cái nào tỏa sáng là công cụ quản lý tài liệu tốt hơn.

Như chúng tôi làm trong hầu hết các so sánh của mình, chúng tôi sẽ đặt các tính năng phổ biến trước và sau đó tiến hành các đặc điểm không phổ biến.

Giao diện

Nhưng trước khi bắt đầu, chúng ta hãy xem giao diện trước, vì đây là một khía cạnh quyết định rất nhiều đến mức năng suất của bạn. Khi nói đến Google Docs, nó đi theo kiểu dải băng trên cùng gợi nhớ đến MS Word.

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các công cụ được sử dụng thường xuyên ở đó. Nhưng nếu bạn cần thêm thứ gì đó, bạn sẽ phải lướt qua các tab ở dải băng trên cùng trừ khi bạn biết cách sử dụng các phím tắt.

Trái ngược với nó, Zoho Writer đặt tất cả các công cụ của nó trên bảng điều khiển bên trái. Cho dù đó là công cụ Chỉnh sửa hay Thiết lập trang, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bên trong nó. Điều tôi thích ở Writer là mỗi tùy chọn được biểu thị bằng một biểu tượng nhỏ giúp những người mới sử dụng lần đầu dễ dàng biết họ đang làm gì.

Thêm vào đó, nó cũng giúp mang lại cho công cụ một vẻ ngoài hiện đại.

Các tính năng chung

1. Trình kiểm tra chính tả

Khi bạn đang nói về một dịch vụ xử lý văn bản, công cụ kiểm tra chính tả là điều bắt buộc. Cả Google Docs và Zoho Writer đều không làm bạn thất vọng. Cả hai dịch vụ đều đánh dấu từ sai chính tả bằng màu đỏ và trong khi Tài liệu cung cấp cho bạn từ phù hợp với từ đó, Writer đi trước một vài bước và cũng đề xuất một vài lựa chọn thay thế.

Và khá rõ ràng, những từ này giống với từ bạn đã viết sai chính tả. Vì vậy, khi tôi gõ nhầm ‘Disspaoint’ trong Zoho trong khi tôi thực sự có nghĩa là ‘thất vọng’, thì hệ thống đã gợi ý ‘disspirit’, hay ‘tản mác’ cho tôi.

Nếu bạn cảm thấy rằng từ bạn đã viết là chính xác, bạn có thể chỉ cần thêm nó vào từ điển ngay từ menu ngữ cảnh.

Khi nói đến dự đoán, không ai làm điều đó tốt hơn Google, cho dù đó là dự đoán những gì bạn đang nhập hoặc những gì bạn sẽ mua tiếp theo. Vâng, đáng sợ. Nhưng siêu hữu ích.

Rất may, điều tương tự cũng được phản ánh trên Docs. Vì vậy, khi tôi viết ‘Disspaoint’, Docs đã chỉ ra một cách đúng đắn rằng tôi có thể thực sự muốn nói đến ‘thất vọng’.

Ngoài ra, nếu đó là một từ bạn thường xuyên viết sai chính tả, bạn luôn có thể yêu cầu Tài liệu thay đổi từ đó mỗi khi bạn lặp lại lỗi. Ví dụ, não của tôi rất khó để đánh vần ‘The’ thành ‘Teh.’ Vì vậy, bất cứ khi nào tôi viết ‘Teh’, nó sẽ tự động sửa lỗi ngay lập tức.

Hơn nữa, từ điển đồng nghĩa chỉ là một cú nhấp chuột. Nếu bạn lo lắng về ý nghĩa thực sự của một từ, bạn luôn có thể sử dụng từ điển. Cả hai ứng dụng đều cung cấp một từ điển cho cùng một mục đích, ngoại trừ Zoho cũng hiển thị cho bạn các từ liên quan cùng với các từ đồng nghĩa.

Cuối cùng, một số khía cạnh của kiểm tra chính tả có thể tùy chỉnh. Nếu muốn, bạn có thể chọn tắt tính năng kiểm tra ngữ pháp hoặc chất lượng viết.

2. Định dạng tệp được hỗ trợ

Đúng, viết trực tuyến có một loạt lợi ích riêng (không phải lo lắng về việc lưu tệp), nhưng đôi khi bạn có thể phải lưu tài liệu ngoại tuyến, có thể là để gửi thư hoặc làm việc ngoại tuyến.

Cả Docs và Writer đều cho phép bạn tải xuống tài liệu ở nhiều định dạng bao gồm DOCX, ODT, RTF và PDF. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn Tải xuống dưới dạng và tài liệu sẽ được tải xuống máy tính của bạn.

Zoho Writer cung cấp một tính năng bổ sung được gọi là Lưu dưới dạng, như bạn đã nghi ngờ, cho phép bạn lưu một tài liệu cụ thể dưới dạng tệp Word hoặc tệp ODF, trong số năm định dạng khác. Tất cả các tài liệu này có thể được tìm thấy trong thư mục gốc trong Zoho Docs.

3. Chia sẻ và cộng tác tài liệu

Khi nói đến việc chia sẻ và cộng tác với những người khác, Google Documents có thể được coi là một con số hoàn toàn bình thường. Bạn không chỉ có thể chia sẻ tài liệu của mình với khách hàng hoặc thành viên trong nhóm mà còn có thể xuất bản chúng lên web.

Với Google Documents, bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có thể làm việc đồng thời trên một tài liệu. Nếu chúng ta nói về các con số, thì Tài liệu có thể chứa tới hàng trăm người trong thời gian thực.

Đối với tùy chọn chia sẻ, bạn có thể giới hạn ở Chế độ xem, Chỉnh sửa hoặc Chỉ đọc. Mặc dù Writer gần như tuân theo các tính năng chia sẻ và cộng tác tương tự như Tài liệu, nhưng người dùng sẽ cần đăng nhập vào Zoho trong (gói tiêu chuẩn).

Ngoài các tính năng chia sẻ và cộng tác, Zoho còn cho phép người dùng tạo người đồng sở hữu tài liệu.

Ngoài ra, chủ sở hữu có thể khóa một phần cụ thể của tài liệu, khiến nó không thể thay đổi được. Tiện lợi cho các tài liệu quan trọng.

4. Mẫu

Google Docs được biết đến với bộ sưu tập các mẫu. Nếu bạn đang tìm cách tạo sơ yếu lý lịch hoặc bản tin, chỉ cần chọn một từ thư viện mẫu.

Là một ứng dụng doanh nghiệp, Zoho Writer cũng đi kèm với rất nhiều mẫu. Từ các mẫu liên quan đến Viết sáng tạo cho đến Sơ yếu lý lịch và Thư xin việc, một loạt các mẫu chắc chắn sẽ không làm bất cứ ai thất vọng.

Cuối cùng, sự khác biệt là sự dễ dàng truy cập. Zoho Writer hiển thị tất cả các danh mục ở bên trái. Vì vậy, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào một trong các danh mục và chọn.

Trái ngược với nó, mặc dù các mẫu Google Tài liệu cũng được phân loại, không có nút tiện dụng nào ở bảng điều khiển bên. Vì vậy, nếu bạn phải sử dụng một mẫu liên quan đến giáo dục, bạn sẽ phải cuộn đến cuối trang để truy cập.

Các tính năng không phổ biến

1. Nhập tiêu điểm

Đối với những người viết để kiếm sống như tôi, chế độ lấy nét không bị phân tâm là điều quan trọng hàng đầu. Hãy tưởng tượng không có gì trên màn hình của bạn ngoại trừ đoạn văn bạn đang viết. Thiền học? Tôi cá!

Chà, nếu bạn đang tìm kiếm một tính năng như vậy, hãy để tôi nói với bạn rằng Zoho Writer đã tích hợp sẵn nó. Khi được bật, chỉ đoạn văn bạn đang chỉnh sửa mới được đánh dấu.

Trái ngược với nó, Google Documents không được tích hợp tính năng này. Để làm được điều đó, bạn phải dựa vào tiện ích bổ sung của bên thứ ba.

2. Lịch sử tài liệu

Hãy tưởng tượng viết một đoạn dài chỉ để phát hiện ra rằng tất cả nội dung sẽ bị xóa ngay lập tức khi bạn không cẩn thận với Làm lại và Hoàn tác. May mắn thay cho chúng tôi, Phiên bản tồn tại cho phép chúng tôi quay ngược thời gian.

Mặc dù cả Google Docs và Zoho Writer đều lưu một phiên bản tác phẩm của bạn, nhưng Writer lại tăng thêm thời lượng và cho phép bạn so sánh hai phiên bản. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào Tệp> Lịch sử Tài liệu và nhấp vào So sánh phiên bản.

Mặc dù đúng là Google Documents cho phép bạn xem những thay đổi trong các phiên bản khác nhau (các phần bổ sung mới được đánh dấu màu xanh lá cây), nhưng bằng cách nào đó, nó nhạt đi so với cách Writer xử lý nó. Mặt khác, Docs cho phép bạn tạo một phiên bản được đặt tên và Writer cũng vậy. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn là thành viên của nhóm đang làm việc trên các phần khác nhau của tài liệu hoặc nếu bạn là một phần của quy trình xem xét tài liệu.

Zoho Writer cho phép bạn kết hợp phiên bản ngoại tuyến của tài liệu đã sửa đổi với tài liệu hiện tại. Khi cả hai tài liệu được kết hợp, các thay đổi được hiển thị dưới dạng đánh dấu.

3. Công cụ chỉnh sửa nâng cao

Là một công cụ mới, Writer có một số công cụ chỉnh sửa. Các công cụ chỉnh sửa nâng cao như nhúng Mã hoặc Trường có thể lấp đầy sẽ phù hợp với các công cụ phổ biến như Footnote hoặc Signature.

Điều đó có nghĩa là nếu bạn phải thêm một phần của đoạn mã, bạn có thể làm như vậy mà không mất bất kỳ định dạng nào. Bạn được cung cấp tùy chọn để chọn ngôn ngữ cũng như định dạng. Từ mã Javascript đến mã HTML hoặc mã JAVA, bạn có thể chọn từ một danh sách khá lớn.

Điều này cũng đúng với việc thêm các phần tử có thể điền vào tài liệu của bạn. Và giao diện là đóng băng trên đầu trang.

Ngược lại, Docs mang tất cả các công cụ cần thiết của một trình xử lý văn bản. Nhưng nếu bạn cần một vài tính năng nâng cao như những tính năng được mô tả ở trên, bạn cần phải nhờ đến sự hỗ trợ của tiện ích bổ sung của bên thứ ba.

Thêm vào đó, giao diện của Writer làm cho việc truy cập các công cụ trở nên vô cùng hữu ích. Thay vì văn bản, bạn có một biểu tượng nhỏ hoạt động khá tốt trong việc giúp bạn quen với các công cụ này.

4. Bổ trợ

Khi nói đến tiện ích bổ sung, Google Tài liệu cung cấp rất nhiều lựa chọn. Cho dù bạn muốn tạo một sơ đồ hay bạn đang tìm cách thêm các phông chữ phong cách, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào tùy chọn Nhận Tiện ích bổ sung và duyệt theo cách của bạn qua chúng.

Bạn có nên chuyển đổi không?

Vì vậy, bạn sẽ chuyển đổi? Cảm ứng hiện đại và các công cụ chỉnh sửa tiên tiến của Zoho Writer có vẻ khá hấp dẫn. Điều đó chủ yếu được truyền cảm hứng từ việc tôi không cộng tác nhiều với các thành viên trong nhóm của mình. Nhưng nếu không, tôi sẽ không ngần ngại quay lại Google Tài liệu. Nó dễ dàng truy cập và tất cả những gì bạn cần có là Tài khoản Google và bạn sẽ được sắp xếp.

Một điểm khác cần xem xét là Google Docs miễn phí. Mặt khác, Zoho Docs cung cấp gói miễn phí cho tối đa 25 người dùng (5GB / người dùng và giới hạn tải lên tệp 1GB), sau đó bạn phải trả khoảng $ 5 cho mỗi người dùng hàng tháng.

Nâng cấp mở khóa một số tính năng như gói bộ nhớ 100GB / người dùng, giới hạn tải lên tệp 5GB và tích hợp ứng dụng Google. Quan trọng hơn, bạn sẽ có thể gửi và chia sẻ các tệp và tài liệu với người dùng không phải Zoho.

Tiếp theo: Bạn đang nghĩ đến việc chuyển từ ứng dụng ghi chú gốc của mình? Đọc so sánh sau để xem Zoho Notebook có phải là ứng dụng dành cho bạn.