Cách lập kế hoạch tuần của bạn trong Lịch Google

Nếu bạn không phải là người dùng Apple, có nhiều khả năng bạn sử dụng Lịch Google để theo dõi những điều quan trọng trong cuộc sống của mình. Và ngay cả khi bạn sử dụng iPhone, iPad hoặc Mac, bạn vẫn có thể thích sử dụng phiên bản Google hơn để theo kịp những gì đang diễn ra.

Lập kế hoạch trước cho tuần của bạn là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn không bị phân tâm bởi những nhiệm vụ không quan trọng, cho phép bạn tiếp tục làm việc hướng tới mục tiêu của mình. Hơn nữa, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn nhiều để tránh lập kế hoạch quá mức và khiến bản thân choáng ngợp.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ nhận được hướng dẫn về cách lập kế hoạch tuần của mình hiệu quả hơn trong Lịch Google.

1. Chặn thời gian trong lịch trình của bạn

Khi bạn bắt đầu quan tâm đến năng suất, có lẽ bạn sẽ thử nghiệm với việc ngăn chặn thời gian. Một số người sử dụng chiến thuật này để lên lịch cho mỗi giờ trong ngày của họ, nhưng bạn có thể thấy điều đó hơi quá. Và nếu có điều gì đó bất ngờ xảy ra, bạn có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của mình.

Nhưng trong khi lập kế hoạch cho cả ngày không phải lúc nào cũng là ý tưởng tốt nhất, bạn nên dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi nhiều năng lượng nhận thức hơn. Ví dụ: nếu bạn phải viết luận văn cho trường đại học, hãy dành cho bản thân vài giờ mỗi ngày để tập trung cao độ vào điều đó có thể giúp bạn tạo ra công việc có chất lượng cao hơn và hoàn thành bài tập nhanh hơn.

Lên lịch thời gian cho các khoảng thời gian tập trung thật dễ dàng trong Lịch Google. Trước tiên, hãy nhấp vào khoảng thời gian khó khăn mà bạn muốn nhiệm vụ này bắt đầu. Khi cửa sổ tiếp theo xuất hiện, hãy nhập tên nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể thay đổi ngày giờ nếu cần, cùng với việc thêm mô tả và tệp đính kèm.

Khi bạn hài lòng với mọi thứ, hãy nhấn Cứu cái nút. Lặp lại bước này cho mọi hoạt động mà bạn muốn chặn thời gian cụ thể trong tuần của mình.

2. Mã màu nhiệm vụ của bạn

Khi lập kế hoạch tuần của bạn trong Lịch Google, bạn có thể nhanh chóng nhận ra rằng mình có rất nhiều cam kết. Khi bạn đã thêm tất cả những thứ này, bạn có thể thấy rằng mọi thứ có vẻ choáng ngợp. May mắn thay, bạn có thể khắc phục sự cố này bằng cách mã hóa màu nhiệm vụ của mình.

Bạn có thể chọn từ hơn 10 màu khác nhau trong Lịch Google, mang đến cho bạn mức độ tùy chỉnh phù hợp. Việc xác định những gì bạn sẽ sử dụng cho mỗi danh mục là tùy thuộc vào bạn; như bạn có thể thấy từ lịch bên dưới, chúng tôi đã giữ màu xanh lam mặc định cho các bài tập luyện và chọn màu cam cho các nhiệm vụ kinh doanh không liên quan đến công việc của khách hàng.

Đối với các khóa học, màu nâu nhạt. Trong khi đó, các sự kiện xã hội được mã hóa bằng hiền triết. Để mã màu nhiệm vụ của bạn, bấm vào sự kiện bạn muốn thay đổi. Ở dưới cùng, bạn sẽ thấy một biểu tượng màu; chọn cái này.

Chọn màu bạn muốn thay đổi sự kiện của mình. Sau đó, bấm vào Cứu cái nút.

Trừ khi bạn đã nhận được quyền truy cập đặc biệt, bạn không thể tùy chỉnh màu sắc cho các sự kiện mà những người khác đã mời bạn tham gia. Màu sự kiện của bạn sẽ thay đổi ngay lập tức, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên.

3. Hiển thị tất cả lịch của bạn

Khi bạn sử dụng Lịch Google lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được một lịch mặc định cho phép bạn thêm tất cả các nhiệm vụ quan trọng của mình cho mỗi tuần. Tuy nhiên, ứng dụng này cũng rất phù hợp để cộng tác với những người khác—đặc biệt nếu bạn làm việc từ xa hoặc là một phần của thỏa thuận kết hợp. Bạn có thể khiến người khác mời bạn tham gia lịch của họ và những lịch này sẽ hiển thị trong giao diện của bạn khi họ làm như vậy.

Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan đầy đủ về tuần của mình trong Lịch Google, thì việc hiển thị tất cả các lịch của bạn là một ý tưởng hay. Làm như vậy cũng có thể giúp đảm bảo rằng các sự kiện của bạn không xung đột với những sự kiện khác mà bạn đã cam kết tham gia.

Hiển thị tất cả các lịch của bạn trong Lịch Google thật đơn giản. Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy hai phần có liên quan ngay bây giờ; một người được gọi là lịch của tôivà cái còn lại được đặt tên lịch khác.

Để hiển thị lịch của bạn, tất cả những gì bạn cần làm là đánh dấu vào ô bên cạnh chúng.

4. Thêm sự kiện yêu cầu sự hiện diện của bạn

Bên cạnh việc dành thời gian trong tuần cho các dự án quan trọng, bạn cũng có thể sắp xếp các sự kiện yêu cầu sự hiện diện của mình. Ví dụ, nếu bạn đang học đại học, bạn sẽ có các bài giảng và hội thảo. Và nếu bạn đang đi làm hoặc tự kinh doanh, bạn có thể phải tham gia các cuộc họp với các thành viên khác trong nhóm của mình.

Đối với các sự kiện diễn ra hàng tuần, sếp hoặc tổ chức giáo dục của bạn có thể sẽ mời bạn tích hợp những sự kiện này vào lịch của mình—giảm bớt công việc thủ công của bạn. Nhưng nếu điều đó không xảy ra hoặc bạn được yêu cầu thiết lập các sự kiện riêng lẻ, thì bạn có thể dễ dàng đưa những sự kiện này vào lịch của mình.

Giống như bạn đã làm khi chặn thời gian trong lịch trình của mình, hãy nhấp vào khoảng thời gian bạn cần đặt. Sau đó, nhập tên sự kiện của bạn.

Bạn có thể thêm người vào sự kiện của mình bằng cách truy cập thêm khách. Trong phần bên dưới, bạn có thể thiết lập cuộc gọi hội nghị trong Google Meet. Lịch Google cũng cho phép bạn thêm vị trí và bạn có thể chọn từ thời gian được đề xuất nếu bạn không biết mình nên lên lịch cuộc họp vào thời điểm nào. Hơn nữa, bạn có thể thay đổi các quyền mà khách phải điều chỉnh đối với sự kiện.

Bạn có thể chọn Cứu khi bạn đã sẵn sàng thiết lập sự kiện.

5. Thêm các sự kiện dành riêng cho công việc và không dành riêng cho công việc

Việc thêm các nhiệm vụ chính bạn cần hoàn thành cho công việc hoặc học tập của mình là rất quan trọng khi lập kế hoạch cho tuần của bạn trong Lịch Google. Nhưng khi sắp xếp lịch trình của họ, nhiều người quên dành thời gian cho sở thích của họ.

Có một cái gì đó thú vị để làm trong thời gian rảnh rỗi có thể cải thiện đáng kể hạnh phúc của bạn. Nếu bạn hiện không có sở thích nào, hãy cân nhắc thử những sở thích thú vị này dành cho những người yêu thích công nghệ. Một lợi ích khác của việc kết hợp các sở thích vào lịch trình hàng tuần của bạn là bạn có thể—do Định luật Parkinson—thấy mình hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn.

Bạn cũng nên sắp xếp thời gian trong lịch của mình để dành thời gian cho bạn bè và gia đình. Làm như vậy không chỉ đảm bảo rằng bạn không quên những điều bạn đã lên kế hoạch mà còn mang đến cho bạn những điều đáng mong đợi trong tuần.

Khi thêm các nhiệm vụ không dành riêng cho công việc vào lịch biểu của mình, bạn có thể thực hiện theo quy trình tương tự như khi bạn sắp xếp thời gian cho những việc khác. Chọn thời điểm bạn muốn tạo các tác vụ này và thiết lập để lặp lại nếu cần. Bạn có thể mã màu và thậm chí mời những người khác.

Cải thiện việc quản lý thời gian của bạn với Lịch Google

Lập kế hoạch trước cho tuần của bạn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì bạn cần làm và Lịch Google là một nơi tuyệt vời để tập hợp mọi thứ lại với nhau. Bạn có thể thêm các nhiệm vụ liên quan đến công việc, cùng với việc lên lịch cho sở thích và các cam kết khác của mình.

Lịch Google cung cấp cho bạn một số tùy chọn tùy chỉnh để giúp bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể đánh mã màu cho từng danh mục nhiệm vụ—làm cho mọi thứ dễ theo dõi hơn. Hơn nữa, bạn có thể thêm nhiều lịch để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì.