Cách đồng bộ hóa Microsoft Forms Responses với Excel

Không gì đẹp bằng việc viết các câu trả lời khảo sát trực tuyến của bạn trực tiếp vào bảng tính Excel trong thời gian thực. Rất may, bạn có thể tận hưởng tính năng này nếu bạn sử dụng Microsoft Forms. Có nhiều cách lặp đi lặp lại và năng động (tự động) xung quanh nó.

Các phương pháp tự động đơn giản hơn, nhưng trong bài viết này, bạn sẽ thấy cách thực hiện một trong hai phương pháp này.

Cách xuất câu trả lời biểu mẫu của Microsoft sang Excel

Việc xuất câu trả lời của Microsoft Forms sang Excel giúp bạn nhận được câu trả lời mới nhất cho cuộc khảo sát của mình. Nó liên quan đến việc tải các câu trả lời khảo sát xuống máy tính của bạn dưới dạng tệp Excel. Quá trình này rất dễ dàng nếu bạn đã tạo biểu mẫu khảo sát Microsoft của mình:

1. Trong Microsoft Forms, đi tới Phản hồi ở trên cùng bên phải.

2. Nhấp chuột Mở trong Excel ở bên phải màn hình để tải các câu trả lời hiện tại xuống máy tính của bạn.
3. Bạn phải lặp lại quy trình này mỗi khi bạn muốn nhận được bản cập nhật phản hồi.

Nhưng phương pháp này không phải là tốt nhất, vì bạn sẽ phải thường xuyên phát minh lại bánh xe để cập nhật bảng tính của mình; điều này có nghĩa là tải xuống tệp Excel mới mỗi khi ai đó gửi phản hồi. Điều đó có thể gây mệt mỏi, đặc biệt nếu nhiều người đang phản hồi trong thời gian thực.

Để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, bạn có thể tự động hóa quy trình với OneDrive for Business và Power Automate, như được mô tả trong các phần sau.

Cách đồng bộ hóa Microsoft Forms với Excel qua OneDrive for Business

Bạn có thể cập nhật động bảng tính Excel của mình nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft 365 Business. Để thực hiện việc này, bạn sẽ tạo một biểu mẫu khảo sát có thể viết câu trả lời động vào Excel trực tiếp từ OneDrive.

Khi bạn sử dụng OneDrive for Business để tạo Microsoft Forms for Excel, nó sẽ tạo một phiên bản bảng tính Excel của biểu mẫu đó với các cột mang thuộc tính trường biểu mẫu tương ứng.

Để tạo một biểu mẫu Excel tự động cập nhật các phản hồi của Microsoft Biểu mẫu trong thời gian thực:

1. Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Microsoft 365 Business của bạn.
2. Nhấp vào biểu tượng menu bình phương ở trên cùng bên trái và chuyển đến Một ổ đĩa.

3. Khi ở trong OneDrive, hãy bấm Mới ở trên cùng bên trái.
4. Từ các tùy chọn, hãy chọn Biểu mẫu cho Excel.

5. Đặt tên cho cuộc khảo sát của bạn và nhấp vào Tạo ra.

6. OneDrive sẽ khởi chạy trình duyệt của bạn đến nơi bạn có thể tạo các trường biểu mẫu theo ý muốn.
7. Một bảng tính Excel mang tên biểu mẫu của bạn sẽ xuất hiện trong OneDrive.
8. Sau khi tạo và chia sẻ khảo sát của bạn, hãy mở bảng tính Excel trực tuyến và bây giờ bạn sẽ thấy dữ liệu mới khi chúng được cập nhật theo thời gian thực.
9. Nếu bạn chia sẻ bảng tính Excel với các thành viên trong nhóm của mình, họ cũng sẽ nhận được bản cập nhật theo thời gian thực về các câu trả lời khi mọi người trả lời khảo sát của bạn.

Cách đồng bộ hóa Microsoft Forms Responses với Excel qua Power Automate

Power Automate là một công cụ tự động hóa các tác vụ hàng ngày mạnh mẽ. Điều thú vị là nó cũng cung cấp một cách tuyệt vời để đồng bộ Microsoft Forms với Excel. Đó là phương pháp tốt nhất nếu bạn đã chia sẻ mẫu khảo sát của mình.

Phương pháp Power Automate chỉ hoạt động với Microsoft Forms được tạo bằng tài khoản Microsoft Business của bạn. Và nó liên quan đến việc tạo luồng đám mây tự động trong Power Automate.

Do đó, bạn cũng phải có tài khoản Microsoft Business để sử dụng tính năng luồng này trong Power Automate. Sử dụng các bước bên dưới để tự động kết nối Microsoft Forms với Microsoft Excel bằng Power Automate:

Chèn một bảng vào sổ làm việc Excel của bạn trực tuyến

Sổ làm việc Excel trực tuyến của bạn phải ở định dạng bảng, vì Biểu mẫu chỉ ghi vào bảng trong bảng tính Excel.

Nếu bạn đã tải xuống bảng tính Excel từ các câu trả lời của Microsoft Biểu mẫu, bạn có thể tải bảng tính đó lên OneDrive, bỏ qua tiểu mục này và chuyển sang đồng bộ hóa Microsoft Biểu mẫu với Excel.

Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu, hãy tạo một bảng tính Excel mới trong OneDrive. Đảm bảo rằng bạn truy cập OneDrive qua tài khoản Microsoft Business của mình:

1. Nhấp chuột Mới ở trên cùng bên trái của OneDrive.
2. Lựa chọn Sổ làm việc Excel.

3. Từ bảng tính Excel được mở trong trình duyệt, nhấp vào Đã lưu ở trên cùng bên trái. Sau đó, nhập tên ưa thích vào Tên tệp đồng ruộng. Nhấp vào bất kỳ khoảng trống nào để đóng hộp phương thức đó.

4. Bây giờ, hãy tạo các cột của bạn và đảm bảo rằng chúng tương ứng với các trường trong biểu mẫu khảo sát Microsoft của bạn. Ví dụ: nếu bạn đã chia sẻ một biểu mẫu yêu cầu email và giới tính, sổ làm việc Excel của bạn sẽ có một cột email và giới tính.
5. Đánh dấu các cột. Sau đó đi đến Chèn trên ruy-băng và nhấp vào Bàn.
6. Đánh dấu Bảng của tôi có tiêu đề đánh dấu và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Đồng bộ hóa Microsoft Forms với Excel bằng Power Automate

1. Đăng nhập vào tài khoản Power Automate của bạn.
2. Nhấp chuột Tạo ra trong thanh bên trái.
3. Lựa chọn Luồng đám mây tự động.

4. Tiếp theo, nhấp vào Khi một phản hồi được gửi đi từ hộp phương thức.
5. Sau đó nhấp vào Tạo ra ở cuối hộp phương thức đã mở.

6. Nhấp chuột Đăng nhập nếu bị xúi giục. Đảm bảo bạn sử dụng tài khoản Microsoft 365 Business để đăng nhập nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft cá nhân. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào Sử dụng tài khoản khác trên hộp đăng nhập.

7. Sau khi đăng nhập, hãy nhấp vào Chọn một biểu mẫu trong Power Automate.
8. Tiếp theo, chọn từ các biểu mẫu bạn đã tạo trước đó.

9. Nhấp chuột Bước mới. Sau đó, sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm “biểu mẫu”.
10. Nhấp chuột Biểu mẫu của Microsoft và chọn Nhận thông tin chi tiết về câu trả lời từ các tùy chọn dưới Hành động.

11. Nhấn vào Id biểu mẫu đồng ruộng và chọn lại mẫu khảo sát của bạn. Sau đó chọn Id phản hồi từ Id phản hồi đồng ruộng.

12. Nhấp chuột Bước mới. Sau đó chọn Excel Online.

13. Tiếp theo, chọn Thêm một hàng vào bảng từ các tùy chọn dưới Hành động.

14. Bên dưới Địa điểm lĩnh vực, chọn OneDrive for Business.
15. Lựa chọn Một ổ đĩa từ Thư viện Tài liệu Đồng ruộng.
16. Nhấp vào trình duyệt tệp trên Tập tin và chọn sổ làm việc Excel bạn đã tạo trước đó. Hoặc bạn có thể chọn một bảng được tải lên từ máy tính của mình nếu bạn đang sử dụng bảng tính đã xuất trước đó.
17. Chọn tên bảng từ trang tính Excel. Các trường mới tương ứng với các cột Excel trong bảng tính đó bây giờ sẽ xuất hiện. Những điều này cũng phải tương quan với các trường biểu mẫu khảo sát.

18. Bấm vào từng trường mới và chọn trường biểu mẫu tương ứng của nó từ Nội dung động tùy chọn.

19. Cuối cùng, bấm vào Tiết kiệm.

Đó là nó! Bây giờ bạn đã tạo luồng đám mây tự động cho Microsoft Forms trong Power Automate.

Power Automate giờ đây sẽ tự động ghi câu trả lời mới vào sổ làm việc Excel của bạn khi người trả lời gửi câu trả lời trong thời gian thực.

Nếu bây giờ bạn đã xuất câu trả lời Microsoft Forms sang Excel trên PC của mình, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu hiện có vào sổ làm việc Excel tự động mới. Hành động này sẽ không dừng các dòng Power Automate của bạn.

Cập nhật câu trả lời khảo sát trong Excel thời gian thực

Tự động hóa cập nhật phản hồi Microsoft Forms theo thời gian thực trong Microsoft Excel giúp cuộc sống trở nên dễ dàng. Mặc dù tùy chọn OneDrive for Business trực tiếp cung cấp đồng bộ hóa dễ dàng nếu bạn chưa chia sẻ biểu mẫu của mình, Power Automate sẽ hữu ích hơn nếu bạn đã chia sẻ bản khảo sát Microsoft Forms của mình và mọi người đã phản hồi.

Mặc dù bạn có thể tận dụng Microsoft Forms trên tài khoản cá nhân, nhưng việc ghi phản hồi động vào Excel vẫn yêu cầu bạn sở hữu tài khoản Microsoft Business. Bạn cũng có thể muốn xem Google Biểu mẫu so với Microsoft như thế nào vì đây là những đối thủ cạnh tranh gần gũi.