Cách viết Đề xuất Dự án

Bạn có thể là một nhân viên muốn ban quản lý thực hiện ý tưởng của mình, một chủ doanh nghiệp nhỏ đang cố gắng giúp đỡ khách hàng của bạn theo những cách nhất định hoặc một công ty khởi nghiệp sẵn sàng huy động tiền từ các nhà đầu tư.

Một điều bạn phải làm trong quá trình này là viết một đề xuất dự án để được chấp thuận vì một mục tiêu tốt hơn. Đó là cách bạn có được các nguồn lực, công cụ hoặc ngân sách cần thiết để chuyển đổi ý tưởng của mình thành một thứ gì đó đáng chú ý.

Vì vậy, chúng ta hãy hiểu cách viết một đề xuất dự án mà những người ra quyết định thích và chấp thuận.

Định dạng Lý tưởng của Đề xuất Dự án là gì?

Trước khi chúng ta bắt đầu viết một đề xuất dự án, trước tiên chúng ta hãy làm sáng tỏ định nghĩa của nó.

Tài liệu bạn sử dụng để đề xuất dự án và giải thích mục tiêu, kết quả và kế hoạch từng bước để đạt được mục tiêu đó được gọi là đề xuất dự án.

Đây là định dạng đề xuất dự án mà bạn nên tuân theo khi trình lên cơ quan cấp cao hơn.

1. Trang bìa

Điều đầu tiên bạn cần là một tờ bìa để viết tiêu đề cho dự án của bạn. Tiếp theo là mục lục ở trang tiếp theo để giúp bạn quét qua tài liệu dễ dàng hơn.

2. Tóm tắt điều hành

Điều thứ hai trong đề xuất dự án của bạn nên là bản tóm tắt điều hành. Bạn nên bao gồm những điểm quan trọng nhất mà ban quản lý muốn biết về dự án của bạn. Ví dụ:

• Vấn đề bạn sẽ giải quyết.

• Giải pháp đề xuất của bạn cho vấn đề này.

• Bản phác thảo kế hoạch của bạn.

• Kết quả của dự án này.

Sau đó, tóm tắt mọi thứ trong một kết luận ở cuối phần tóm tắt của bạn.

3. Mô tả dự án

Đây sẽ là phần lớn nhất trong đề xuất dự án của bạn, nơi bạn sẽ thảo luận về mọi thứ.

Lý lịch: Trong phần này, bạn nói về các dự án bạn đã thực hiện trong quá khứ, kết quả bạn đã đạt được và lý do tại sao bạn là người hoặc nhóm phù hợp để làm việc trong dự án này. Để nhấn mạnh quan điểm của mình, bạn có thể thêm cách bạn có thể làm cho dự án thành công dựa trên những bài học bạn đã học được từ các nhiệm vụ trước đây mà bạn đã thực hiện.

Kế hoạch làm việc của dự án: Tại đây, bạn có thể mô tả quy trình từng bước về cách bạn dự định giải quyết vấn đề cụ thể mà bạn đang giải quyết.

Liên quan: Mẹo hay nhất để làm cho báo cáo dự án của bạn trở nên nổi bật

Yêu cầu dự án: Trong phần này, bạn mô tả ngân sách, tài nguyên hoặc công cụ bạn sẽ cần để hoàn thành dự án. Nếu có thể, bạn cũng có thể mô tả tiền sẽ đi đâu hoặc những tài nguyên hoặc công cụ nào bạn sẽ cần cho nhiệm vụ nào.

Ủy quyền / Giám sát dự án: Đây là nơi bạn mô tả ai sẽ là người ra quyết định cho dự án và cách tổ chức hoặc nhóm của bạn sẽ giám sát mọi thứ.

4. Tệp đính kèm

Cuối cùng, đây là nơi để bao gồm các tài liệu phụ không có trong đề xuất. Đây có thể là dữ liệu quan trọng hoặc các chi tiết khác mà ban quản lý có thể sử dụng để tìm hiểu thêm về dự án của bạn và các yêu cầu của dự án.

Làm thế nào để viết một đề xuất dự án tốt

Điều quan trọng là bạn phải biết cách đưa ra một đề xuất đúng định dạng với thông tin chính xác, nó cũng phải thuyết phục để được chấp thuận. Vì vậy, đây là một số điểm bạn nên cân nhắc khi bắt đầu với đề xuất dự án của mình.

• Trước khi viết bất cứ điều gì, hãy đảm bảo rằng bạn biết khán giả của mình. Tìm ra những thuật ngữ mà họ cộng hưởng, kiểu giọng điệu nào sẽ phù hợp hơn với họ, sau đó viết những thứ cho phù hợp.

• Tập trung vào giao hàng. Đảm bảo rằng bạn truyền tải mọi thứ một cách thuyết phục với sự rõ ràng và đơn giản.

• Để tránh nhầm lẫn, hãy tránh sử dụng sự sáng tạo của bạn trong định dạng. Thay vào đó, hãy làm theo phương pháp thông thường. Mặc dù, nếu ban quản lý của bạn đã cung cấp cho bạn một định dạng, hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ nghiêm ngặt.

• Cuối cùng, chỉnh sửa và đọc lại đề xuất dự án của bạn để ngăn chặn bất kỳ lỗi đánh máy hoặc ngữ pháp nào.

Bảy Phần trong Đề xuất Dự án là gì?

Bây giờ chúng ta đã thảo luận về định dạng bạn nên tuân theo khi viết đề xuất dự án của mình và nhiều cách khác nhau để làm cho nó thuyết phục. Hãy hiểu những phần bạn phải bao gồm trong đề xuất dự án của bạn.

1. Vấn đề

Trong phần này, bạn mô tả vấn đề bạn đang giải quyết hoặc mục đích của đề xuất dự án của bạn.

Mặc dù, khi bạn viết nó, hãy nhớ rằng những người bạn đang liên hệ đều bận. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn trình bày mọi thứ rõ ràng, ngắn gọn và dựa trên các dữ kiện chắc chắn. Nếu có thể, hãy tránh thêm ý kiến ​​của bạn và tăng độ dài phần.

2. Giải pháp

Trong phần giải pháp của bạn, thay vì nêu rõ ràng, hãy làm cho nó nổi bật bằng cách nói chính xác cách bạn sẽ giải quyết vấn đề này và lý do bạn sẽ thành công.

Để làm cho nó có tác động hơn, hãy tập trung vào quan điểm của những người ra quyết định (hoặc độc giả của bạn). Động não xem họ phải nghĩ gì khi đọc nó, điều họ có thể muốn biết tiếp theo hoặc câu hỏi họ có thể nêu ra sau khi đọc chi tiết này hoặc điểm đó. Sau đó, bạn có thể viết nó thêm dựa trên những gì bạn học được.

Ngoài ra, hãy sao lưu mọi thứ bằng các dữ kiện và nghiên cứu.

3. Mục tiêu

Khi bạn giải quyết một vấn đề hoặc mong muốn đạt được kết quả nhất định, bạn đảm bảo thành công bằng cách đặt ra các mục tiêu. Và đó là những gì bạn sẽ làm trong phần này — đặt mục tiêu THÔNG MINH (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế và Kịp thời).

Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn phải nhấn mạnh chất lượng của đề xuất của bạn. Sau cùng, chúng là một cách để thuyết phục ban giám đốc của bạn rằng điều này là có thể làm được và có thể giải quyết vấn đề bạn đang giải quyết.

4. Giao hàng

Deliverables là tiêu chí thành công, mô tả cho ban quản lý những gì sẽ được hoàn thành bởi dự án này và nó sẽ thành công như thế nào. Hãy đảm bảo thực hiện những điều này kịp thời, giống như mục tiêu của bạn. Ví dụ: doanh số bán hàng nhiều hơn X% trong mùa lễ này.

5. Kế hoạch và Chiến lược

Sau đó, bạn mô tả phương pháp tiếp cận bạn sẽ thực hiện để hoàn thành các mục tiêu và đạt được những điều đó. Bao gồm quy trình từng bước và thảo luận chi tiết về các chiến lược bạn sẽ áp dụng tại đây.

Thêm vào đó, hãy chứng minh lý do tại sao cách tiếp cận này sẽ phù hợp và hiệu quả.

6. Ngân sách Dự án

Mô tả chi phí của toàn bộ dự án. Bạn sẽ cần bao nhiêu tài trợ, bạn sẽ cần những nguồn lực và công cụ nào? Hãy chắc chắn để thảo luận về tất cả các chi tiết.

7. Kết luận

Cuối cùng, tóm tắt mọi thứ — vấn đề, giải pháp, ý tưởng của bạn, lợi ích của dự án và mọi thứ khác trong phần này. Đảm bảo nhấn mạnh các sự kiện để đề xuất dự án của bạn được chấp thuận.

Các loại Đề xuất Dự án Khác nhau là gì?

Chính thức được thuyết phục

Khi khách hàng của bạn đưa ra yêu cầu bằng văn bản hoặc chính thức cho một dự án, bạn sẽ gửi một đề xuất được trưng cầu chính thức. Đề xuất này là dễ viết nhất, vì bạn biết chính xác những gì khách hàng tiềm năng đang tìm kiếm trong dự án, những gì cần bao gồm và định dạng nào cần tuân theo.

Được yêu cầu một cách không chính thức

Đề xuất dự án này tương đối khó, vì không giống như đề xuất trước, yêu cầu được đưa ra ở đây là bằng lời nói hoặc nhất thiết phải không chính thức. Bạn không có đặc điểm kỹ thuật về những gì cần cung cấp, vì vậy bạn có thể cần phải thực hiện một số nghiên cứu.

Không được yêu cầu

Những đề xuất dự án này là khó nhất để viết. Họ giống như ném đá lạnh lùng. Bạn gửi chúng khi bạn tìm thấy một khách hàng có thể cần giải quyết một số vấn đề.

Nếu bạn đang làm việc trên loại đề xuất dự án này, bạn đã có rất nhiều nghiên cứu và thuyết phục để thực hiện.

Tiếp tục

Đề xuất dự án tiếp tục được viết như một bản cập nhật của dự án đã được phê duyệt. Ở đây, bạn đề cập đến các bước, ngân sách và mọi yêu cầu và yêu cầu họ phê duyệt việc tiếp tục kế hoạch.

Nếu khách hàng của bạn cần bất kỳ thay đổi lớn nào trong dự án, đây là lúc họ sẽ đưa ra yêu cầu đó.

Bổ sung

Nếu bạn đang thực hiện một dự án và nhận thấy rằng bạn có thể cần nhiều nguồn lực hơn bạn ước tính, bạn sẽ viết và gửi một đề xuất dự án bổ sung. Nó bao gồm yêu cầu về các nguồn bổ sung, giải thích chính xác lý do tại sao bạn cần chúng và thời gian hoàn thành dự án.

Sự đổi mới

Nếu bạn đã hoàn thành một số dự án thành công cho một khách hàng và bây giờ bạn muốn được hỗ trợ nhiều hơn để tiếp tục chúng, bạn viết một đề xuất dự án gia hạn.

Đề xuất Dự án Dễ dàng hơn

Viết đề xuất dự án có vẻ như là một nhiệm vụ đáng sợ, nhưng nếu bạn có thông tin phù hợp, bạn sẽ dễ dàng bắt đầu hơn.

Và bây giờ bạn đã biết cách viết một đề xuất với định dạng, bao gồm và chất lượng phù hợp để được chấp thuận, bạn đã sẵn sàng! Hãy tiếp tục và viết đề xuất dự án đầu tiên của bạn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả