6 chiến lược sử dụng với phương pháp Ivy Lee để tăng năng suất

Phương pháp Ivy Lee đã tồn tại hơn một thế kỷ và vẫn là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất. Phương pháp bao gồm ưu tiên và tập trung vào một nhóm nhiệm vụ nhỏ hàng ngày, có thể được tối ưu hóa hơn nữa bằng các chiến lược bổ sung.

Bằng cách kết hợp các chiến lược này vào thói quen của mình, bạn có thể nâng cao năng suất của mình và đạt được nhiều thành tích hơn với phương pháp Ivy Lee.

1. Làm chủ thói quen buổi sáng

Bắt đầu ngày mới của bạn với một thói quen buổi sáng được thiết kế tốt để thiết lập giai điệu cho năng suất. Điều này có thể bao gồm tập thể dục, thiền và lập kế hoạch cho ngày sắp tới.

Bằng cách tạo ra một khởi đầu có cấu trúc và chánh niệm cho buổi sáng của mình, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn để giải quyết sáu nhiệm vụ mà bạn chọn tập trung vào bằng phương pháp Ivy Lee.

Mẹo nhanh để tận dụng tối đa buổi sáng của bạn:

• Dậy sớm: Những người dậy sớm được hưởng lợi từ khoảng thời gian dồi dào mà họ có được để bắt đầu một ngày dễ dàng và tránh cảm giác vội vã. Điều này cũng mang lại cho bạn nhiều “thời gian riêng tư” hơn trước khi bắt tay vào thực hiện các nhiệm vụ của mình.
• Tập thể dục và thiền: Cân nhắc sử dụng các ứng dụng như Headspace để thiền hoặc xem YouTube để biết các bài tập có hướng dẫn.
• Lên kế hoạch cho ngày của bạn: Dành vài phút để phác thảo các ưu tiên chính của bạn trong ngày, đảm bảo rằng bạn phù hợp với phương pháp của Ivy Lee. Các công cụ như Todoist hoặc Notion có thể giúp bạn tổ chức và lên kế hoạch cho các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.

2. Làm chủ Giờ quyền lực

Chỉ định một giờ cụ thể trong ngày của bạn, thường được gọi là “giờ năng lượng” của bạn. Trong thời gian này, hãy tập trung vào việc loại bỏ tất cả những thứ khiến bạn mất tập trung và hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ bạn có trong tay. Bằng cách cam kết thực hiện một giờ làm việc tập trung không bị gián đoạn, bạn sẽ đạt được tiến bộ đáng kể trong các ưu tiên chính của mình.

Mẹo nhanh cho Giờ năng lượng:

• Loại bỏ phiền nhiễu: Tắt thông báo, giữ điện thoại ở chế độ im lặng và đóng các tab không cần thiết trên máy tính để giảm thiểu gián đoạn. Sử dụng các công cụ như Focus@Will hoặc tiện ích mở rộng trình duyệt như StayFocusd để chặn các trang web gây mất tập trung.
• Đặt mục tiêu cụ thể: Xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được trong giờ làm việc hiệu quả, chia nhỏ nhiệm vụ của bạn thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được. Các công cụ quản lý dự án như ClickUp hoặc Trello có thể giúp bạn chia nhỏ và sắp xếp các mục tiêu của mình.
• Theo dõi tiến trình của bạn: Theo dõi thành tích của bạn trong mỗi giờ làm việc để duy trì động lực và đánh giá mức năng suất của bạn. Sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian như Toggl hoặc RescueTime để theo dõi năng suất của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

3. Ôm chặt thời gian

Dành những khoảng thời gian dành riêng cho công việc tập trung, các cuộc họp, email và giờ giải lao. Bằng cách sắp xếp ngày của bạn với các khối thời gian được tích hợp sẵn, bạn sẽ đảm bảo rằng bạn đang dành cho các nhiệm vụ của mình sự chú ý xứng đáng mà chúng xứng đáng đồng thời tránh được cái bẫy của việc đa nhiệm quá mức.

Mẹo nhanh để chặn thời gian hiệu quả:

• Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn: Xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn và phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho chúng, phù hợp với nguyên tắc tập trung vào một nhóm nhiệm vụ nhỏ của phương pháp Ivy Lee.
• Hãy thực tế: Để lại thời gian đệm giữa các tác vụ để giải quyết bất kỳ sự gián đoạn hoặc chậm trễ không mong muốn nào. Hãy nhớ tính đến thời gian nghỉ giải lao và thời gian chuyển tiếp giữa các hoạt động.
• Bảo vệ khối thời gian của bạn: Hãy coi các khoảng thời gian đã lên lịch của bạn là các cuộc hẹn không thể thương lượng và tránh lập lịch cho các hoạt động xung đột trong những khoảng thời gian này. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Calendly để thông báo tình trạng sẵn sàng của mình cho đồng nghiệp một cách phù hợp.

4. Tận dụng kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro bao gồm làm việc sâu trong khoảng thời gian 25 phút cho một nhiệm vụ duy nhất với sự tập trung cao độ cho đến khi hết giờ. Sau đó, bạn nghỉ ngơi một chút rồi lặp lại quy trình. Bằng cách chia nhỏ công việc thành nhiều phần có thể quản lý được, bạn sẽ duy trì được mức độ tập trung cao và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.

Mẹo nhanh để Pomodoro hiệu quả:

• Sử dụng một ứng dụng: Sử dụng ứng dụng hẹn giờ Pomodoro để làm việc trong một khoảng thời gian cố định đồng thời duy trì cảm giác cấp bách và khuyến khích làm việc tập trung.
• Đừng đánh giá thấp thời gian nghỉ giải lao: Sau mỗi Pomodoro, hãy tận dụng thời gian nghỉ ngơi tốt nhất để nạp lại năng lượng và thư giãn đầu óc. Sử dụng thời gian này để kéo dài, đi bộ ngắn hoặc thực hiện một bài tập thư giãn nhanh chóng.
• Xem xét và điều chỉnh: Sau khi hoàn thành một vài Pomodoro, hãy đánh giá tiến độ của bạn và điều chỉnh thời lượng làm việc cũng như thời gian nghỉ giải lao dựa trên năng suất và mức năng lượng của bạn. Thử nghiệm với các khoảng thời gian khác nhau để tìm ra khoảng thời gian phù hợp nhất với bạn.

5. Làm một việc và tập trung sâu

Thay vì phân chia sự chú ý của bạn cho nhiều nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng nhiệm vụ đơn lẻ để cam kết hoàn thành từng nhiệm vụ một. Điều này giúp nói lời tạm biệt với những phiền nhiễu và tạo ra một môi trường thuận lợi để tập trung sâu.

Mẹo nhanh để thực hiện một nhiệm vụ hiệu quả:

• Xóa không gian làm việc của bạn: Dọn dẹp và tạo ra một môi trường hỗ trợ sự tập trung và chú ý. Chỉ giữ các công cụ và vật liệu thiết yếu trong tầm với.
• Sử dụng “quy tắc hai phút”: Nếu một nhiệm vụ mất chưa đầy hai phút để hoàn thành, hãy thực hiện nó ngay lập tức thay vì thêm nó vào danh sách việc cần làm của bạn. Điều này giúp ngăn chặn các nhiệm vụ nhỏ chồng chất và trở thành phiền nhiễu.
• Thực hành chánh niệm: Rèn luyện tâm trí của bạn để đưa sự chú ý của bạn trở lại nhiệm vụ đang làm bất cứ khi nào nó đi lang thang. Các ứng dụng như Calm, Headspace hoặc thậm chí YouTube cung cấp các bài tập chánh niệm có hướng dẫn để tăng cường sự tập trung và chú ý.

6. Tích hợp công nghệ để tăng năng suất

Sử dụng các công cụ năng suất và công nghệ phù hợp nhất với bạn để nâng cao hiệu quả của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý tác vụ để nắm bắt và sắp xếp danh sách việc cần làm của mình, các công cụ quản lý dự án để cộng tác với các nhóm từ xa và các công cụ tự động hóa để hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

Tuy nhiên, hãy lưu ý để không bị choáng ngợp bởi công nghệ mà bạn dựa vào và chỉ sử dụng nó như một hệ thống hỗ trợ chứ không phải để làm bạn phân tâm. Phụ thuộc quá nhiều vào các công cụ như vậy cũng có thể có tác động ngược lại đến năng suất của bạn.

Con trỏ để làm việc với các công cụ năng suất:

• Khám phá các ứng dụng năng suất: Các ứng dụng quản lý tác vụ như Todoist, Notion hoặc Evernote rất hữu ích trong việc nắm bắt cả tác vụ hàng ngày và tác vụ lớn hơn của bạn. Ngoài ra còn có các ứng dụng năng suất được trò chơi hóa nếu đó là phong cách của bạn.
• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại: Xác định các tác vụ lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa bằng các công cụ như Zapier hoặc IFTTT để tiết kiệm thời gian và giảm công sức thủ công. Ví dụ: nếu bạn có nhiều công việc quản trị, việc tự động trả lời email, nhập dữ liệu hoặc đăng lên mạng xã hội có thể giải phóng thời gian quý báu cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Hạn chế phiền nhiễu: Thiết lập ranh giới cho việc sử dụng công nghệ có thể là một chặng đường dài. Kiểm tra các trình chặn trang web như Freedom trong các phiên làm việc tập trung. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng sử dụng trang web để hiểu rõ hơn về thói quen trực tuyến của mình và thực hiện các điều chỉnh có ý thức.

Hoàn thành nhiều việc hơn với phương pháp Ivy Lee

Vào cuối ngày, điều quan trọng cần nhớ là năng suất không chỉ là hoàn thành các nhiệm vụ—mà còn là tạo ra một cuộc sống viên mãn và có mục đích. Nắm bắt các chiến lược này, thử nghiệm chúng và khám phá sự pha trộn độc đáo phù hợp nhất với bạn.