5 mẹo để quản lý kênh Slack của nhóm của bạn

Khi hầu hết các giao tiếp tại nơi làm việc của bạn được thực hiện thông qua Slack, bạn cần đảm bảo rằng nó là tối ưu trong quá trình thiết lập. Một trong những cách làm như vậy là tạo kênh Slack để trò chuyện nhóm riêng.

Nếu bạn đã có kênh nhóm, bạn đã đi đúng hướng, nhưng bạn có thể làm thêm nhiều điều để nâng cao trải nghiệm của đồng nghiệp. Theo một cách nào đó, bạn cần hình dung cách bạn mô phỏng môi trường làm việc trực tiếp và phản chiếu điều đó trực tuyến.

Hãy cùng xem một số mẹo và thủ thuật để làm cho kênh Slack của bạn trở nên hiệu quả và hấp dẫn.

1. Ghim tệp và tệp vào kênh Slack của bạn

Bạn có thể đã có một hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số mà mọi người đều có quyền truy cập, cho dù đó là trên Google Drive, One Drive hay thứ gì khác. Tuy nhiên, những thứ này có thể trở nên lộn xộn rất dễ dàng và đôi khi rất khó để tìm thấy các tệp, ngay cả khi tìm kiếm chúng.

Sẽ có lợi cho mọi người nếu các tệp có liên quan nhất đến nhóm của bạn, có thể được ghim vào đầu kênh Slack của bạn. Có một số cách để làm điều này.

Đầu tiên, bạn có thể ghim các tệp mà bạn đã tải lên thông qua thư bằng cách di chuột qua thư và nhấp vào Ba chấm dọcvà chọn Ghim vào kênh.

Liên quan: Cách đặt lời nhắc trong Slack

Ngoài ra, bên dưới tên kênh Slack của bạn, hãy nhấp vào Thêm biểu tượng và chọn Thêm dấu trang vào kênh này. Ở đây bạn có thể Dán liên kết từ tệp (như Google Documents), trang web hoặc bất kỳ thứ gì tạo liên kết. Sau đó, đơn giản Tên đánh dấu và nhấp vào Cộng. Điều này bây giờ sẽ được ghim vào đầu kênh của bạn.

Để sắp xếp thanh được ghim của bạn, chỉ cần làm theo các hướng dẫn tương tự và chọn Tạo một thư mục thay vào đó, và Tên nó. Sau đó, chỉ cần kéo các tệp bạn muốn vào đó hoặc nhấp vào thư mục và chọn Thêm dấu trang để đăng nó trực tiếp.

2. Thiết lập một email Slack

Hãy tưởng tượng nếu bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp các email quan trọng đến kênh Slack của mình mà không cần phải sao chép và dán nội dung vào thư? Bạn có thể!

Cho dù đó là thông báo của công ty hay lời nhắc được gửi qua email, bạn có thể gửi trực tiếp thông báo này tới kênh của mình bằng cách thiết lập email Slack:

1. Trên kênh bạn chọn, hãy nhấp vào Tên kênh.

2. Đi đến Tích hợp chuyển hướng.

3. Lựa chọn Gửi email đến kênh này.

4. Cho nó một Nhãn mác, Tênvà Biểu tượng, và sau đó đánh Lưu tích hợp.

Thao tác này sẽ tạo ra một địa chỉ email Slack, bây giờ bạn có thể gửi và chuyển tiếp email tới. Email sẽ chuyển thẳng đến kênh của bạn dưới dạng thông báo để mọi người có thể xem. Bạn cũng có thể chia sẻ địa chỉ email Slack với đồng nghiệp của mình để họ cũng có thể làm như vậy.

Liên quan: Cách thay đổi trạng thái Slack của bạn

3. Tạo quy trình làm việc tự động cho các thành viên mới

Một tính năng tuyệt vời của Slack là Trình tạo quy trình làm việc tự động, cho phép bạn biến các công việc hàng ngày thành các quy trình tự động. Bạn có thể sử dụng quyền này để đăng thông báo chào mừng khi người dùng mới được thêm vào kênh.

Để bắt đầu, chỉ cần làm theo các bước sau:

1. Trên kênh nhóm của bạn, hãy nhấp vào Tên kênh ở đầu màn hình.

2. Hướng đến Tích hợp và bấm vào Thêm quy trình làm việc, sẽ mở ra một cửa sổ mới.

3. Nhấn vào Mẫu và chọn Một sự chào đón nồng nhiệt cho những người đồng đội mới.

4. Chọn Kênh bạn muốn sử dụng quy trình làm việc này trong.

5. Nhấp chuột Biên tập ở cạnh Gửi tin nhắn cho người đã tham gia kênhvà viết thông báo chào mừng bạn muốn xuất hiện.

6. Nhấp chuột Cứu, và một khi hài lòng với quy trình làm việc của bạn, hãy nhấp vào Công bố ở đầu cửa sổ.

Liên quan: Cách đặt cảnh báo từ khóa trong Slack

Khi một đồng nghiệp mới tham gia kênh của bạn, thông báo này sẽ tự động đăng, vì vậy họ sẽ không phải đợi cho đến khi bạn có mặt để xác nhận họ. Điều này cũng có thể khiến các thành viên còn lại trong nhóm của bạn chào đón họ.

4. Sử dụng Tích hợp Polly cho các cuộc thăm dò ý kiến

Cho dù đó là liên quan đến công việc hay bạn chỉ muốn giải trí và chơi trò chơi với đồng nghiệp của mình, thiết lập các cuộc thăm dò trong kênh Slack trong nhóm của bạn là một cách tuyệt vời để thu hút lượt xem của mọi người một cách nhanh chóng. Polly là một tích hợp cho phép bạn thực hiện chính xác điều này.

Nếu bạn chưa thiết lập Polly, bạn có thể thêm nó bằng cách nhấp vào Thêm ký bên cạnh Ứng dụng trong thanh bên Slack của bạn. Tìm kiếm vì Polly và làm theo hướng dẫn trên màn hình để Thêm vào Slack.

Sau đó, để tạo một cuộc thăm dò mới:

1. Trong hộp văn bản tin nhắn của bạn, hãy nhập / pollyvà từ danh sách đề xuất, hãy chọn Tạo polly với Polly.

2. Nhấp chuột Tạo mớinếu bạn muốn bắt đầu lại từ đầu, hoặc chọn từ các lời nhắc ở trên để Mẫu.

3. Cung cấp cho cuộc thăm dò ý kiến ​​của bạn Tên, và chọn Loại Câu Hỏi.

4. Trong hộp văn bản, hãy viết Lựa chọn trả lời (đặt mỗi cái trên một dòng riêng).

5. Đánh dấu xem bạn có muốn không Cho phép nhận xét, Cho phép nhiều phiếu bầu, và liệu Khán giả có thể thêm lựa chọn.

6. Làm điều này cho bao nhiêu câu hỏi bạn thích (nhấp vào + Thêm câu hỏi ở cuối cửa sổ để thêm các câu hỏi bổ sung).

7. Nhấp chuột Gửi.

Cuộc thăm dò ý kiến ​​của bạn sau đó sẽ được đăng trên kênh để đồng nghiệp của bạn có thể trả lời.

5. Lên lịch cho tin nhắn Slack cho lời nhắc nhóm

Giả sử bạn cần nhắc nhóm của mình cạnh tranh một nhiệm vụ vào thứ Tư, nhưng bạn biết rằng bạn đang tham gia các cuộc họp liên tục cả ngày và sẽ không có thời gian để gửi một thông điệp được soạn thảo kỹ lưỡng. Bạn có thể sử dụng thời gian hiện tại để viết lời nhắc và lên lịch gửi lời nhắc vào thứ Tư.

Liên quan: Slack Free so với Premium: Có đáng để nâng cấp không?

Tất cả những gì bạn phải làm là nhập thông điệp bạn định gửi đến kênh của mình, sau đó nhấp vào Xuống mũi tên bên cạnh Gửi cái nút. Lựa chọn Thời gian tùy chỉnhvà sau đó chọn Ngày và Thời gian bạn muốn nó được đăng. Một khi bạn hài lòng, hãy nhấn vào Lên lịch tin nhắn.

Sử dụng kênh Slack của bạn để phát huy tiềm năng của nó

Các mẹo nêu trong bài viết này chỉ là một số điều bạn triển khai để làm cho kênh Slack của nhóm của bạn hoạt động trơn tru. Khi bạn sử dụng các tính năng của Slack một cách sáng tạo, bạn giúp cho nhóm của mình giao tiếp và quản lý tác vụ dễ dàng hơn.

Các tính năng này ở đó, chỉ chờ được sử dụng hết tiềm năng của chúng. Cơ hội là đồng nghiệp của bạn sẽ cảm ơn bạn vì nỗ lực đó và nó sẽ tự trả giá bằng thời gian tiết kiệm được.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả