/ / 10 cách tốt nhất để quản trị viên Office tận dụng tối đa không gian làm việc của Google

10 cách tốt nhất để quản trị viên Office tận dụng tối đa không gian làm việc của Google

Một chuyên gia hành chính phải đối phó với khối lượng công việc khổng lồ và lịch trình khắt khe. Tuy nhiên, các ứng dụng phù hợp có thể giúp họ tự động hóa các tác vụ và làm cho các quy trình trở nên liền mạch.

Nếu bạn sử dụng Google Workspace trong tổ chức của mình, bạn có thể sử dụng các công cụ của Google để thực hiện các trách nhiệm chung. Đọc để biết cách quản trị viên có thể sử dụng Google Workspace.

1. Lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện của nhóm


Lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện nhóm
Nguồn: Google

Trước khi tổ chức chuyến du lịch cho đồng nghiệp, bạn có thể muốn biết khách sạn và sở thích chuyến bay của họ. Sử dụng Google Biểu mẫu để thực hiện một cuộc khảo sát về các lựa chọn chuyến bay và khách sạn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Liên quan: Google Biểu mẫu so với Microsoft Biểu mẫu: Bạn nên sử dụng cái nào?

Trong khi quản lý các sự kiện trên các chuyến đi của nhóm, quản trị viên có thể tạo danh sách gửi thư Nhóm trong Gmail bằng cách bao gồm tất cả mọi người tham gia vào sự kiện đó. Nó sẽ ngăn họ gửi các email riêng lẻ cho từng người tham gia. Gửi một email cho nhóm và tất cả các thành viên sẽ nhận được các thông tin cập nhật quan trọng.

Nhiều giám đốc điều hành quản trị cần làm trợ lý cho người quản lý. Cho dù bạn cần phải đội chiếc mũ này trong một khoảng thời gian giới hạn hay vô thời hạn, bạn nên làm điều đó với sự cống hiến hoàn toàn.

Với sự trợ giúp của các công cụ Không gian làm việc của Google như Gmail, Danh bạ và Lịch, bạn có thể liên tục trao đổi thư thay mặt họ. Tất cả những gì bạn cần làm là có quyền truy cập vào tài khoản Google Workspace của họ trên máy tính của bạn. Hoặc, bạn có thể kết nối tài khoản email của họ với Gmail của mình bằng IMAP.

3. Sắp xếp thư từ với Hộp thư đến được lọc

Nhận hàng trăm email trong hộp thư đến của bạn mỗi ngày có thể khiến bạn căng thẳng. Tuy nhiên, bằng cách sắp xếp hộp thư đến, bạn có thể sắp xếp mọi thứ. Khi bạn có Gmail như một phần của Google Workspace, bạn không cần sử dụng bất kỳ ứng dụng email nào khác.

Gmail cho phép bạn tạo nhãn cho những người gửi khác nhau, do đó, các email đến sẽ được chuyển đến các thư mục riêng biệt. Bạn cũng có thể đặt Gmail tự động gắn dấu sao, chuyển tiếp hoặc xóa bất kỳ email cụ thể nào để giữ cho hộp thư đến của bạn không có các email không cần thiết.

4. Dễ dàng quản lý email với mẫu và chữ ký

Việc gõ lặp đi lặp lại cùng một email có thể gây nhàm chán và khó chịu. Bạn có thể tạo mẫu cho các thư được sử dụng thường xuyên nhất trong Gmail. Nó cho phép bạn tạo tối đa 50 mẫu cho mỗi tài khoản, vì vậy bạn có thể tiết kiệm thời gian quý báu.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng mẫu này để lưu nhiều chữ ký. Khi bạn soạn email, hãy chọn mẫu thích hợp với chữ ký phù hợp tùy theo người bạn đại diện.

5. Giao tiếp tức thì với Google Trò chuyện


Giao tiếp tức thì bằng trò chuyện
Nguồn: Google

Cho dù bạn cần liên lạc với sếp mà không làm phiền họ bằng các cuộc điện thoại hay muốn trò chuyện nhanh với nhân viên, trò chuyện tức thì là lựa chọn tốt nhất. Với Google Trò chuyện, bạn có thể hỏi họ bất cứ điều gì và họ có thể trả lời bạn ngay lập tức.

Mặc dù không phải lúc nào mọi người cũng có thể nhận một cuộc điện thoại, nhưng họ có thể xem các câu hỏi bạn đã hỏi trên cuộc trò chuyện. Nếu họ bận, họ có thể liên hệ lại với bạn vào thời gian thuận tiện.

6. Tạo danh sách việc cần làm và nhận thông báo

Tạo danh sách việc cần làm cho những nhiệm vụ quan trọng của bạn là điều bắt buộc nếu bạn không muốn quên chúng. Với Google Workspace, không cần phải sử dụng một ứng dụng danh sách việc cần làm riêng. Sử dụng Google Keep, bạn có thể tạo danh sách các công việc họ muốn làm. Họ có thể sử dụng công cụ trực tuyến này trong các cuộc họp để ghi chép.

Liên quan: Cách sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn bằng các mục hành động

Sau đó, quản trị viên cũng có thể chia sẻ tài liệu Keep với các bên liên quan khác. Họ có thể sử dụng Lịch Google và thêm công việc dưới dạng sự kiện để nhận lời nhắc công việc. Hơn nữa, ứng dụng này cho phép bạn tùy chỉnh thời gian cho lời nhắc cho từng nhiệm vụ hoặc sự kiện.

7. Yêu cầu về cơ sở điều phối


Phối hợp các yêu cầu cơ sở với Trang tính và Biểu mẫu
Nguồn: Google

Là một quản trị viên văn phòng, thường rất khó để theo dõi tất cả các yêu cầu về cơ sở vật chất mà nhân viên đưa ra. Sử dụng Google Biểu mẫu, bạn có thể thu thập tất cả các yêu cầu ở một nơi. Tạo biểu mẫu cho các yêu cầu dịch vụ như bảo trì và phục vụ ăn uống.

Chia sẻ nó với tất cả nhân viên và khi ai đó điền vào nó, bạn sẽ nhanh chóng nhận được thông báo qua email và địa chỉ. Bạn có thể cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu Biểu mẫu cho các nhân viên quản trị khác để nhiều người có thể xem xét các yêu cầu một cách thuận tiện.

Quản trị viên có thể quản lý các yêu cầu và theo dõi các yêu cầu đã hoàn thành và đang chờ xử lý bằng Google Trang tính.

8. Quyền truy cập 24/7 vào tệp từ mọi nơi

Là một quản trị viên văn phòng, nhiệm vụ của bạn có thể không bị giới hạn trong một giờ làm việc cố định. Tổ chức của bạn có thể muốn bạn truy cập hoặc chia sẻ một tệp nhất định ngay lập tức, ngay cả ngoài thời gian làm việc. Do đó, bạn không thể dựa vào máy tính cá nhân để lưu trữ các tài liệu văn phòng quan trọng.

Sử dụng Google Drive để lưu trữ các tệp và tài liệu, vì vậy bạn có thể truy cập chúng mọi lúc, mọi nơi. Nó cũng cho phép bạn chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp của mình.

Cho dù bạn đến văn phòng muộn hay cần phối hợp với quản trị viên làm việc trong ca khác, việc sử dụng Bộ nhớ dùng chung cho đồng đội sẽ đảm bảo quyền truy cập an toàn và dễ dàng.

9. Chia sẻ và cộng tác tệp tức thì

Bạn có muốn chia sẻ tài liệu ngay lập tức? Tạo tài liệu và bảng tính trên Google Workspace và chia sẻ chúng ngay lập tức với bao nhiêu người tùy thích. Bạn có thể chỉ định vai trò trong khi chia sẻ để đảm bảo tính bảo mật và tính toàn vẹn của tệp.

Các ứng dụng như Google Tài liệu và Google Trang tính cũng cho phép bạn giao tiếp trực tiếp từ tài liệu. Nếu bạn muốn nhiều quản trị viên làm việc trên một tệp trong thời gian thực, không gì có thể tốt hơn các ứng dụng Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của Google Workspace.

Các ứng dụng này hỗ trợ công việc cộng tác và hiển thị thành viên nào trong nhóm đã thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.

10. Phối hợp sẵn sàng cho các cuộc họp và đào tạo

Điều phối sự sẵn sàng của nhân viên cho các buổi đào tạo và cuộc họp sẽ không còn là vấn đề khó khăn nữa. Lịch công cụ Workspace của Google cho phép bạn tìm hiểu khi nào mọi người đều có mặt và lên lịch các cuộc họp.

Quản trị viên thậm chí có thể tạo lịch riêng cho các sự kiện, cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ cho các nhóm. Do đó, nhân viên cũng có thể điều chỉnh lịch trình cá nhân của mình theo các sự kiện được liệt kê trong lịch.

Không gian làm việc của Google dành cho quản trị viên Office

Trách nhiệm của quản trị viên văn phòng là điều phối và giám sát mọi thứ đang diễn ra trong tổ chức. Mặc dù khối lượng công việc thường gây tốn kém, nhưng việc sử dụng các ứng dụng phù hợp có thể giúp quản trị viên thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn.

Các công ty đã sử dụng Google Workspace không cần các công cụ bổ sung để thực hiện hầu hết các tác vụ quản trị. Giờ bạn đã biết cách sử dụng các công cụ của Google Workspace, bạn có thể quản lý các nhóm, ngay cả khi họ làm việc từ xa.


Hình minh họa về nhóm, người lãnh đạo và các công cụ
10 mẹo hay nhất để quản lý hiệu quả nhóm từ xa

Bạn có thấy khó quản lý một nhóm làm việc từ xa không? Hãy thử các mẹo hay nhất này để quản lý nhóm từ xa có tổ chức.

Đọc tiếp


Giới thiệu về tác giả

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *