5 công cụ để vượt qua thách thức giao tiếp nhóm từ xa

Giao tiếp tại nơi làm việc đang phát triển nhanh chóng, đặc biệt là với sự gia tăng của công việc từ xa và kết hợp. Mặc dù có rất nhiều thứ để đạt được từ những cách làm việc mới này, chẳng hạn như khai thác một đội ngũ nhân tài không bị giới hạn bởi vị trí, chúng cũng mang lại những thách thức giao tiếp mới.

Bạn sẽ không thể tận dụng tối đa đội từ xa của mình nếu không vượt qua những trở ngại này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số công cụ có thể giúp bạn bôi trơn bánh xe giao tiếp ở nơi làm việc xa của bạn.

1. Google Meet để khắc phục thông tin sai trái

Khi các thành viên trong nhóm tại nơi làm việc không thể hiểu nhau do thông tin sai lệch, sự hợp tác và năng suất của họ sẽ bị ảnh hưởng, vì nó trở nên không thể di chuyển theo cùng một hướng. Thông tin sai lệch đặc biệt rõ rệt ở những nơi làm việc từ xa vì sự tương tác chủ yếu dựa trên các tin nhắn bằng văn bản, không có các tín hiệu giao tiếp thiết yếu như giọng nói, âm lượng, nét mặt, cử chỉ, v.v.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể vượt qua thử thách này?

Vì những lý do rõ ràng, việc tương tác trực tiếp có thể không phải là một lựa chọn. Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng các công cụ hội nghị truyền hình như Google Meet để cải thiện chất lượng giao tiếp hoặc bất cứ khi nào có cơ hội xảy ra hiểu lầm, chẳng hạn như giải quyết các vấn đề nhạy cảm.

Các cuộc họp ảo là một giải pháp tuyệt vời để vượt qua những thách thức mà các đội ở xa phải đối mặt với những hạn chế về thể chất. Google Meet là một công cụ hội nghị truyền hình miễn phí, thân thiện với người dùng, cho phép bạn tập hợp những người tham gia lại với nhau từ khắp nơi trên thế giới. Chỉ cần truy cập trang web Google Meet, đăng nhập vào tài khoản Google của bạn, nhấp vào Cuộc họp mới để bắt đầu và nó sẽ tạo ra một liên kết cuộc họp mà bạn có thể chia sẻ với những người khác để tham gia thảo luận.

Bạn có thể nâng cao nó bằng cách thanh toán cho gói kinh doanh Google Workspace bao gồm các ứng dụng khác như Gmail, Google Documents, Google Drive, Lịch Google, v.v.

2. Xoay để tránh bị gián đoạn do giao tiếp theo thời gian thực

Trong thời đại làm việc từ xa, việc trực tuyến không nhất thiết có nghĩa là bạn luôn sẵn sàng. Đó là bởi vì sự gia tăng của các thông báo từ các công cụ giao tiếp và kỳ vọng về phản hồi ngay lập tức có thể phá vỡ quy trình làm việc.

Những người làm việc từ xa ngày càng khó tập trung vào công việc của họ vì họ liên tục bị gián đoạn bởi email hoặc tin nhắn trong suốt cả ngày, dẫn đến việc chuyển đổi ngữ cảnh và năng suất thấp hơn. Nhưng, nó không chỉ là về hiệu suất công việc trượt; giao tiếp thời gian thực cũng có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức khi làm việc tại nhà.

Để tìm ra giải pháp, bạn có thể thử áp dụng triết lý “không phá vỡ dòng chảy” của Twist, một nền tảng giao tiếp không đồng bộ, để giúp nhóm từ xa của bạn cộng tác mà không bị áp lực cùng một lúc.

Twist cho phép bạn sắp xếp hộp thư đến của mình thành các chuỗi có thể tìm kiếm, tùy chỉnh đầy đủ các thông báo của bạn, tạo kênh (nhóm) dựa trên các chủ đề, phòng ban, dự án cụ thể và hơn thế nữa. Twist cũng cho phép bạn tích hợp các giải pháp kỹ thuật số của bên thứ ba khác mà bạn có thể đang sử dụng, bao gồm Asana, Calendly, Zapier, v.v., để đưa tất cả quy trình công việc của bạn vào một nơi.

Nhìn chung, Twist nhằm mục đích loại bỏ giao tiếp mọi lúc, vì vậy bạn có thể tận dụng thời gian hiệu quả của mình để làm việc chuyên sâu.

3. Officevibe đối phó với việc thiếu phản hồi

Làm cho nhân viên cảm thấy có giá trị là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của tổ chức bạn. Những nhân viên gắn bó sẽ làm việc hiệu quả hơn và sự hài lòng chung của họ góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực.

Tuy nhiên, văn hóa làm việc lành mạnh khuyến khích phản hồi và tạo ra một môi trường mà mọi người cảm thấy an toàn để nói lên những lo ngại hoặc thách thức có thể khó được trau dồi ở những nơi làm việc xa. Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách sử dụng Officevibe.

Officevibe là một giải pháp phần mềm tương tác dễ sử dụng cho phép bạn thực hiện các cuộc khảo sát kiểm tra xung nhịp để có phản hồi trong thời gian thực. Công cụ này thực hiện công việc nặng nhọc cho bạn bằng cách tự động hóa quy trình gửi khảo sát hàng tuần và cho phép nhân viên trả lời ẩn danh. Sau đó, nó cung cấp các báo cáo chi tiết cung cấp cho bạn những hiểu biết có giá trị về tình trạng của nhóm của bạn, cho phép bạn hành động nhanh chóng đối với các vấn đề cần chú ý.

Officevibe trao quyền cho bạn để tạo ra một văn hóa làm việc từ xa tích cực, nơi nhân viên cảm thấy gắn bó hơn và được trao quyền để chia sẻ các vấn đề của họ, giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn.

4. Donut để khắc phục tình trạng thiếu cuộc trò chuyện có ý nghĩa

Nhân viên làm việc trong văn phòng có rất nhiều cơ hội để có những tương tác có ý nghĩa với đồng nghiệp của họ, nhưng những người làm việc từ xa không có những tương tác và thảo luận bình thường này, điều này có thể khiến họ cảm thấy bị loại trừ và bị cô lập.

Việc thiếu những cuộc trò chuyện tưởng như không quan trọng về máy làm mát nước có thể làm ảnh hưởng đến văn hóa và năng suất công ty ở xa của bạn. Để giảm thiểu vấn đề này và cải thiện môi trường làm việc từ xa của bạn, bạn có thể thử sử dụng Donut.

Donut là một công cụ cho phép nơi làm việc từ xa của bạn tạo ra các kết nối có ý nghĩa từ không gian làm việc Slack của bạn. Thêm Donut vào kênh (nhóm) Slack để tự động ghép nối đồng nghiệp cho cà phê ảo, đăng câu hỏi về người phá băng và giới thiệu tuyển dụng mới cho những người bạn đang tham gia để thúc đẩy tình bạn thân thiết và cộng tác.

Donut cải thiện giao tiếp nhóm từ xa bằng cách khuyến khích các tương tác thông thường nhằm xây dựng lòng tin, để bạn có thể có một không gian làm việc toàn diện hơn.

5. Tettra to Curtail Over-Communication

Một tác dụng phụ khác của làm việc từ xa là giao tiếp quá mức. Có nhiều lý do cho việc này. Một trong số đó là việc sử dụng đồng thời quá nhiều công cụ giao tiếp và cộng tác có thể khiến việc theo dõi mọi thứ trở nên khó khăn hơn. Khi điều này xảy ra, mọi người của bạn có thể dùng đến việc gửi nhiều tin nhắn hơn để tìm kiếm câu trả lời.

Vòng xoáy giao tiếp này có thể tạo ra sự hỗn loạn trong tổ chức khi không được giải quyết một cách hiệu quả. Bạn có thể tránh điều này bằng cách sử dụng Tettra để xây dựng wiki nội bộ của công ty bạn.

Tettra cho phép bạn tạo cơ sở kiến ​​thức mà nhóm của bạn có thể tham khảo khi họ cần câu trả lời. Nó bao gồm các công cụ chỉnh sửa dễ sử dụng để ngay cả những nhân viên không chuyên về kỹ thuật cũng có thể tạo, chỉnh sửa và theo dõi tài liệu của công ty. Tettra cũng có các chức năng tìm kiếm mạnh mẽ cho phép bạn tìm thấy thông tin bạn cần khi bạn cần.

Bằng cách giúp nhân viên của bạn tìm thấy câu trả lời một cách nhanh chóng mà không cần gửi thêm tin nhắn, Tettra loại bỏ sự phiền phức liên tục khi tìm kiếm email hoặc tin nhắn Slack có thể làm giảm năng suất của bạn.

Xây dựng lực lượng lao động từ xa năng suất hơn bằng cách vượt qua những thách thức này

Giao tiếp hiệu quả ở những nơi làm việc từ xa là điều quá quan trọng mà bạn không thể bỏ qua. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện văn hóa công ty từ xa của mình, hãy tận dụng các công cụ nêu trên để vượt qua những trở ngại trong giao tiếp thông thường.

Bắt đầu sử dụng các giải pháp này để xây dựng một nơi làm việc từ xa, nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và có giá trị. Với giao tiếp tốt hơn, bạn có thể xây dựng các nhóm mạnh hơn và hiệu quả hơn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả