3 cách hàng đầu để tách văn bản hoặc dữ liệu trong Microsoft Excel

Khi bạn nhập dữ liệu hoặc văn bản vào Microsoft Excel, nó sẽ xuất hiện ở một định dạng khác. Định dạng mà văn bản hoặc dữ liệu xuất hiện phụ thuộc vào nguồn của dữ liệu hoặc văn bản đó. Ví dụ, tên của khách hàng hoặc địa chỉ của nhân viên. Theo mặc định, dữ liệu đó xuất hiện dưới dạng một chuỗi liên tục trong một ô.

Nếu đối mặt với tình huống như vậy, Microsoft Excel cung cấp các tính năng khác nhau mà bạn có thể sử dụng để chia nhỏ dữ liệu đó. Trong bài đăng này, chúng tôi đề cập đến một số bản sửa lỗi mà bạn có thể thử.

Sử dụng Flash Fill

Chức năng Flash Fill trên Excel giúp bạn có thể thêm một ví dụ về cách bạn muốn phân chia dữ liệu. Đây là cách làm như vậy:

Bước 1: Khởi chạy tệp Excel với dữ liệu liên quan.

Bước 2: Trên trang tính Excel, cung cấp một ví dụ về cách bạn muốn phân chia dữ liệu hoặc văn bản trong ô đầu tiên.

Bước 3: Bấm vào ô tiếp theo bạn muốn điền và trên Ruy-băng, bấm vào Dữ liệu.

Bước 4: Trong nhóm Công cụ Dữ liệu, hãy nhấp vào Điền vào Flash và thao tác này sẽ chia dữ liệu thành các ô còn lại trên hàng đã chọn.

Flash Fill có một số hạn chế. Ví dụ, nó không trích xuất các số với số thập phân một cách chính xác. Nó chỉ nhập các chữ số sau dấu thập phân. Do đó, bạn vẫn có thể cần kiểm tra xem việc phân chia dữ liệu của mình đã được thực hiện chính xác theo cách thủ công chưa.

Sử dụng chức năng dấu phân cách

Hàm phân tách là một dãy ký tự để xác định ranh giới giữa các vùng độc lập và riêng biệt trong các luồng dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nó để tách các biểu thức toán học hoặc văn bản thuần túy trong Excel. Một số ví dụ về hàm phân tách trong Excel bao gồm dấu phẩy, dấu gạch chéo, dấu cách, dấu gạch ngang và dấu hai chấm.

Đây là cách sử dụng hàm Dấu tách:

Bước 1: Khởi chạy tệp Excel với dữ liệu liên quan.

Bước 2: Chọn danh sách cột bạn cần tách và nhấp vào Dữ liệu trong Ruy-băng Excel.

Bước 3: Nhấp vào Văn bản thành Cột, và thao tác này sẽ khởi chạy hộp thoại có nhãn Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột.

Bước 4: Đánh dấu vào chức năng Delimited từ hai tùy chọn có sẵn và nhấp vào Tiếp theo.

Bước 5: Trên trang tiếp theo của Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột, hãy chọn dấu phân cách bạn cần để tách dữ liệu của mình (ví dụ: Tab, Dấu cách, v.v.) và nhấp vào Tiếp theo. Nếu bạn muốn sử dụng dấu phân cách đặc biệt, hãy nhấp vào Khác và cung cấp dấu phân cách trong hộp sau.

Bước 6: Trên trang cuối cùng, hãy chọn định dạng của dữ liệu tách và Đích ưa thích.

Bước 7: Nhấp vào Kết thúc và dữ liệu sẽ được chia thành nhiều ô bằng cách sử dụng dấu phân cách được chỉ định.

Sử dụng Power Query

Power Query giúp người dùng Excel có thể thao tác các cột thành các phần với sự trợ giúp của dấu phân cách. Các bước dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng phương pháp này để tách văn bản hoặc dữ liệu:

Bước 1: Khởi chạy Excel.

Bước 2: Đi tới Ruy-băng Excel và nhấp vào Dữ liệu.

Bước 3: Nhấp vào Nhận dữ liệu.

Bước 4: Chọn Từ Tệp từ menu thả xuống đầu tiên và Từ Sổ làm việc từ menu thả xuống thứ hai và thao tác này sẽ khởi chạy File Explorer.

Bước 5: Bấm vào sổ làm việc Excel với dữ liệu có liên quan và bấm Nhập.

Bước 6: Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên điều hướng hiển thị các trang tính trong sổ làm việc của mình. Chọn trang tính có dữ liệu liên quan để xem bản xem trước.

Bước 7: Chọn Transform để hiển thị Power Query Editor.

Bước 8: Trong Nhóm Văn bản, hãy chọn Phân tách Cột và từ menu thả xuống, hãy chọn Theo Dấu phân cách.

Bước 9: Trên hộp thoại Tách Cột theo Dấu tách, chọn loại Dấu tách và điểm tách, sau đó chọn OK.

Bước 10: Trên tab Trang đầu, bấm Đóng và bạn sẽ thấy một trang tính mới hiển thị dữ liệu được tách.

Nhập dữ liệu vào Excel

Tách văn bản hoặc dữ liệu trong Microsoft Excel là rất quan trọng nếu bạn thấy mình phải làm sạch dữ liệu của mình để phù hợp với định dạng phân tích ưa thích của mình theo cách thủ công. Ngoài việc trình bày tốt hơn, bạn cũng muốn dữ liệu của mình có ý nghĩa và dễ dàng sử dụng ở nơi khác.

Sử dụng bất kỳ phương pháp nào ở trên sẽ giúp giảm thiểu thời gian dành cho việc dọn dẹp dữ liệu. Một cách khác để bạn tiết kiệm thời gian và công sức làm sạch dữ liệu là nhập chính xác dữ liệu vào Excel.