10 mẹo chuyên nghiệp để đặt tên và sắp xếp tệp trong Windows

Bạn có gặp khó khăn khi tìm nhanh một tệp cụ thể trên Windows không? Một trong những lý do có thể là do bạn đặt tên tệp không chính xác.

Điều cần thiết là phải ghi nhớ các quy tắc cụ thể trước khi bạn bắt đầu đặt tên tệp trên Windows. Để giúp bạn luôn ngăn nắp và ngăn bạn khỏi những bất ngờ khó chịu, chúng tôi cung cấp một danh sách các thủ thuật quan trọng mà bạn nên biết để đặt tên tệp trên hệ điều hành.

1. Không sử dụng bất kỳ dấu câu nào ở đầu tên tệp

Bạn có thể sử dụng dấu chấm và các ký tự được hỗ trợ khác như dấu ngoặc đơn, dấu gạch ngang, dấu phẩy và dấu gạch dưới ở đầu tên tệp. Tuy nhiên, chỉ vì chúng được hỗ trợ không có nghĩa là bạn nên sử dụng chúng.

Bạn phải luôn bắt đầu tên tệp của mình bằng các mã định danh quan trọng nhất của tệp, chẳng hạn như ngày tháng. Hãy nhớ rằng, khi bạn sắp xếp các tệp của mình theo tên tệp, Windows sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự chữ cái/số, vì vậy hãy nghĩ về cách bạn có thể tận dụng điều đó khi đặt tên tệp.

2. Không sử dụng dấu chấm câu cụ thể ở bất kỳ đâu trong tên tệp

Mặc dù bạn có thể đặt tên tệp theo cách mình muốn nhưng vẫn có một số hạn chế đối với những ký tự bạn có thể sử dụng. Hệ điều hành Windows không cho phép một số ký tự trong tên tệp, bao gồm:

• < (ít hơn)
• > (lớn hơn)
• : (Đại tràng)
• ” (trích dẫn kép)
• / (dấu gạch chéo)
• (dấu gạch chéo ngược)
• | (thanh dọc hoặc ống)
• ? (dấu chấm hỏi)
• * (dấu hoa thị)

Bạn có thể sử dụng dấu cách ở bất cứ đâu trong tên tệp, nhưng hãy lưu ý rằng một số phần mềm không nhận ra tệp có dấu cách. Thay vì khoảng trắng, bạn có thể sử dụng dấu gạch dưới, dấu gạch ngang và kiểu chữ Camel (ví dụ: Tên tệp thay vì Tên tệp).

3. Giữ cho tên tệp của bạn ngắn gọn và linh hoạt

Windows 10 và 11 hỗ trợ tối đa 260 ký tự trong tên tệp, nghĩa là bạn có thể thêm nhiều chi tiết vào tên tệp. Tuy nhiên, bạn không nên đặt mục tiêu đạt đến giới hạn 260 ký tự đó. Lý tưởng nhất là tên tệp không được dài hơn 35 ký tự.

Với tất cả những gì đã nói, đôi khi có thể đáng để giữ tên tệp dài. Và nếu bạn nghĩ rằng bạn được lợi hơn từ một tên tệp dài hơn một tên tệp ngắn hơn, thì bạn không nên ngần ngại mà hãy đảm bảo rằng tên đó là duy nhất và có cấu trúc nhất quán.

4. Không sử dụng các từ cụ thể, dành riêng trong tên tệp

Khi đặt tên tệp trong Windows 11 và 10, bạn nên nhớ rằng bạn không thể sử dụng một số từ dành riêng trong tên tệp:

• TRÊN
• PRN
• phụ trợ
• NUL
• COM0 đến COM9
• LPT0 đến LPT9

Cũng cần lưu ý rằng các tên dành riêng ở trên theo sau bởi các phần mở rộng cũng không được phép sử dụng làm tên tệp. Chẳng hạn, bạn không thể sử dụng NUL.txt làm tên tệp của mình.

5. Tên tệp trên Windows không phân biệt chữ hoa chữ thường

Windows 11 và 10 không yêu cầu nhập chính xác chữ hoa và chữ thường trong tên tệp, điều đó có nghĩa là “Kiểm tra” và “kiểm tra” giống nhau. Khi bạn sử dụng cùng một tên cho một tệp ở vị trí chính xác, PC của bạn sẽ thông báo cho bạn rằng đã có một tệp có cùng tên. PC của bạn cũng sẽ hỏi bạn có muốn đổi tên tệp thành “Kiểm tra” không, theo sau là một số trong ngoặc đơn.

Điều quan trọng cần lưu ý là bạn có thể sử dụng cùng tên trong các tệp không có số trong ngoặc đơn miễn là chúng không ở vị trí chính xác. Vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng cùng một tên trong các tệp, bạn phải giữ chúng ở các vị trí riêng biệt.

6. Tìm hiểu cách đổi tên nhiều tệp cùng một lúc

Nếu bạn cho rằng mình đã phạm đủ loại lỗi khi đặt tên tệp trên Windows và bây giờ muốn sửa lỗi của mình, bạn có thể dễ dàng đổi tên hàng loạt tệp trong Windows bằng File Explorer, Command Prompt hoặc PowerShell. Bạn cũng có thể đổi tên hàng loạt phần mở rộng tệp nếu bạn cho rằng mình đã mắc lỗi ở đó.

7. Bạn có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc trong tên tệp để thêm gia vị

Một trong những cách thú vị nhất mà bạn có thể đặt tên tệp trên Windows là chọn biểu tượng cảm xúc thay vì từ ngữ. Bạn có thể sử dụng bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào bạn muốn trong tên tệp Windows của mình. Bạn cũng có thể kết hợp các từ và biểu tượng cảm xúc nếu điều đó phù hợp nhất với bạn; không có giới hạn trong việc sử dụng biểu tượng cảm xúc ở bất kỳ đâu trong tên tệp.

Mặc dù biểu tượng cảm xúc có thể không mang lại nhiều lợi ích nhưng chúng có thể làm cho tên tệp trở nên biểu cảm hơn nếu được sử dụng đúng cách.

8. Bao gồm ngày tháng trong tên tệp để mô tả chúng

Bạn có thể sử dụng ngày trong tên tệp trên Windows. Một số cách phổ biến nhất để ghi ngày tháng là ở định dạng YYYY-MM-DD, YYYYMMDD, YYMMDD và YYMM. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng YYYY/MM/DD vì ký tự gạch chéo lên không được hỗ trợ trong tên tệp.

Bạn có thể chọn bất kỳ định dạng nào phù hợp nhất với mình từ những định dạng được hỗ trợ. Nhưng để đảm bảo rằng bạn không gặp khó khăn trong việc tìm tên tệp chính xác, trước tiên bạn nên sử dụng thành phần ngày và giờ quan trọng nhất. Nếu năm là thành phần quan trọng nhất của bạn, bạn nên sử dụng năm đầu tiên.

9. Đảm bảo tên tệp của bạn có đủ ngữ cảnh

Những người khác nhau có thể sẽ có ý kiến ​​khác nhau về những gì tạo nên một tên tệp phù hợp. Nhưng nói chung, một tên tệp tốt phải ngắn gọn nhưng đủ mô tả để giúp bạn nhanh chóng hiểu nội dung trong đó. Nếu bạn có PC cho mọi người trong gia đình sử dụng, Bạn cũng cần đặt tên cho chúng theo cách mà bất kỳ ai khác trong gia đình bạn cũng có thể hiểu nội dung và ngữ cảnh của PC.

Nói cách khác, nếu bạn đang giữ các tệp cho mọi người xem, bạn nên chọn thứ gì đó nói về nội dung mà nó có.

10. Tìm kiếm tệp chính xác bằng các lệnh cú pháp tìm kiếm

Để có thể tìm chính xác file trên Windows một cách nhanh chóng không hề đơn giản như bạn nghĩ. Nếu bạn nhập nội dung nào đó vào hộp tìm kiếm của File Explorer, nó sẽ hiển thị danh sách các tệp chứa nội dung bạn vừa nhập. Do đó, bạn sẽ gặp khó khăn khi tìm tệp chính xác trong File Explorer.

Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm một tệp có tên Windows.11 và muốn PC hiển thị cho bạn tệp chính xác thay vì danh sách các tệp có “windows” và “11” trong đó, bạn có thể nhập “tên: Windows.11” vào hộp tìm kiếm của File Explorer. Điều này sẽ chỉ hiển thị cho bạn tệp chính xác mà bạn đang tìm kiếm.

Ngoài cú pháp tìm kiếm “tên”, một số cú pháp phổ biến bao gồm “loại”, “kích thước” và “ngày”. Nếu bạn nhập “size: 54 KB” vào thanh tìm kiếm File Explorer, nó sẽ hiển thị cho bạn danh sách các tệp có kích thước chính xác là 54 KB. Chúng tôi đã chỉ ra cách khắc phục tìm kiếm File Explorer khi nó không hoạt động nếu bạn gặp phải bất kỳ sự cố nào.

Nhận tên tệp tốt hơn trên Windows với các mẹo này

Mọi người thường bỏ qua tầm quan trọng của việc lấy tên tệp ngay trên PC của họ. Nhưng với các mẹo ở trên, bạn có thể trở thành một chuyên gia trong việc đặt tên tệp. Sẽ mất một thời gian để làm quen với mọi thứ chúng tôi vừa chia sẻ. Và chắc chắn bạn nên ghi nhớ chúng vì chúng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và chắc chắn giúp bạn tạo một môi trường có tổ chức hơn trong File Explorer hoặc bất kỳ công cụ quản lý tệp của bên thứ ba nào khác mà bạn có thể đang sử dụng.