8 cách tốt nhất để sử dụng Google Trang tính như một chuyên gia

Google Trang tính là một chương trình bảng tính lý tưởng nếu bạn muốn sự đơn giản và kết quả nhanh chóng. Việc tạo các biểu đồ, đồ thị hoặc bảng chất lượng cao và chính xác khá dễ dàng trong ứng dụng năng suất này của Google.

Bạn có thể nâng cấp người dùng Google Trang tính của mình lên chuyên nghiệp bằng cách học một vài bước đơn giản. Những điều này cũng sẽ thúc đẩy việc phân phối nhiệm vụ với tốc độ nhanh chóng và nhất quán. Bài viết này mang đến cho bạn công thức bí mật mà những người dùng thành thạo Google Trang tính thực hiện để hoàn thành công việc!

1. Thu thập dữ liệu tự động bằng Google Biểu mẫu

Google Biểu mẫu là một công cụ thu thập dữ liệu mạnh mẽ của Google Trang tính. Bạn có thể tạo bảng câu hỏi hoặc khảo sát thị trường bằng các hành động trực quan. Bạn luôn có thể sửa đổi số lượng câu hỏi, định dạng câu trả lời và thậm chí cả những người có thể tương tác với biểu mẫu.

Bạn có thể thêm biểu mẫu vào trang tính của mình bằng cách làm theo các bước sau:

1. Trên thanh công cụ, nhấp vào Công cụ và sau đó chọn Tạo một biểu mẫu mới.

   
   

2. Bấm vào Thêm câu hỏi ở đây biểu ngữ để xây dựng biểu mẫu.

   
   

3. Dữ liệu biểu mẫu sẽ xuất hiện trên Câu trả lời của biểu mẫu 1 tờ giấy. Bạn có thể tùy chỉnh tên này.

   
   

4. Từ Công cụ trình đơn, nhấp vào Quản lý biểu mẫu để truy cập các hành động quan trọng của Google Biểu mẫu trên Google Trang tính như Gửi biểu mẫu, Hủy liên kết biểu mẫu, và như thế.

Giờ đây, bạn có thể tạo Google Biểu mẫu tuyệt vời một cách nhanh chóng trên Google Trang tính và thu thập dữ liệu quan trọng cho công việc của mình mà không cần phụ thuộc vào người khác.

Liên quan: Các cách hack nhanh nhất trên Google Sheets mà bạn có thể chưa biết

2. Giảm thiểu tương tác với giao diện người dùng bằng phím tắt

Bạn có thể điều hướng nhanh hơn trên Google Trang tính bằng các phím tắt. Người dùng Google chuyên nghiệp ghi nhớ nhiều phím tắt để tránh chuột. nhấn Điều khiển + / để xem danh sách các phím tắt Google Trang tính tiện dụng trên màn hình của bạn.

Bạn có thể tạo bảng nội dung thủ công, liên kết nội dung, liên kết trang web và chuyển hướng đến một trang tính khác bằng cách sử dụng siêu liên kết trên Google Trang tính. Hãy thử các bước sau để tạo siêu liên kết:

1. Bấm chuột phải vào một ô rồi chọn Chèn đường dẫn.

2. Bạn có thể dán URL từ một trang web vào hộp tìm kiếm.

3. Bạn có thể chọn các đề xuất tự động bên dưới hộp tìm kiếm.

4. Bạn cũng có thể nhấp vào Trang tính và phạm vi được đặt tên để liên kết đến bất kỳ phần tử nào của trang tính hiện có.

   
   

3. Nhúng dữ liệu trang tính vào tài liệu hoặc trang trình bày

Nhập dữ liệu vào Tài liệu hoặc Trang trình bày nhanh chóng từ Trang tính. Bản hack tiết kiệm thời gian và giới thiệu bạn như một người chuyên nghiệp với khán giả. Hãy thử các bước sau để nhập / xuất dữ liệu sang Tài liệu hoặc Trang trình bày từ Trang tính:

1. Trong tệp Tài liệu đích, nhấp vào Chèn và sau đó chọn Đồ thị.

2. Bạn sẽ thấy một tùy chọn Từ Trang tính. Nhấp vào đó.

3. Chọn bất kỳ trang tính nào có biểu đồ để xem bản xem trước.

4. Chọn một và nhấp vào Nhập khẩu.

   
   

5. Ngoài ra, sao chép biểu đồ từ Trang tính và dán vào tệp Tài liệu. Phương pháp này cũng hoạt động đối với dữ liệu dạng bảng.

6. Lựa chọn Liên kết đến bảng tính cho một biểu đồ trực tiếp, hoặc Dán đã hủy liên kết cho một biểu đồ ngoại tuyến.

Trên Google Trang trình bày, bạn có thể làm theo các bước tương tự được đề cập ở trên để nhập dữ liệu từ Trang tính.

4. Khóa ô cho trang tính cộng tác

Nếu bạn lãng phí thời gian để kiểm tra tính toàn vẹn của các công thức, đã đến lúc bạn sử dụng tính năng khóa ô. Nó rất tiện lợi cho các trang tính cộng tác trong đó các phạm vi ô cụ thể phải không bị thay đổi.

Để khóa một dải ô hoặc các trang tính, hãy làm theo các bước nhanh sau:

1. Đánh dấu một dải ô hoặc một ô.

2. Bấm vào Dữ liệu trong thanh công cụ và sau đó chọn Bảo vệ trang tính và phạm vi.

3. Trên bảng điều khiển bên phải, chuyển đổi giữa Phạm vi hoặc là Tờ giấy.

   
   

4. Thực hiện lựa chọn của bạn, sau đó nhấp vào Đặt quyền.

5. Sửa đổi cài đặt quyền và nhấp vào Làm xong.

   
   

Khóa ô giúp bạn bảo vệ các hướng dẫn kiểu trang tính, công thức và quy tắc nhập dữ liệu.

5. Thêm giá trị cho dữ liệu của bạn thông qua hình ảnh

Hình ảnh là yếu tố tuyệt vời giúp biến đổi dữ liệu dạng bảng nhàm chán thành các báo cáo sống động. Có nhiều cách để chèn hình ảnh vào trang tính của bạn.

Ngoài ra còn có nhiều lý do, chẳng hạn như tạo khoảng không quảng cáo thiết bị CNTT, đề cập đến nội dung trang web hoặc tạo lưu đồ có ý nghĩa. Bạn có thể bắt đầu bằng cách làm theo các hướng dẫn sau:

1. Từ thanh công cụ, nhấp vào Chèn và sau đó chọn Hình ảnh. Bạn có thể chọn giữa Chèn hình ảnh vào ô hoặc là Chèn hình ảnh qua các ô. Từ sáu nguồn mà bạn thấy, hãy chọn bất kỳ nguồn nào như URL, Ảnh, Google Drive, v.v.

2. Sử dụng URL hình ảnh”) công thức vào nhập hình ảnh vào ô trực tiếp từ các trang web.

3. Từ Chèn thanh công cụ, bạn cũng có thể chọn Đang vẽ để tạo sơ đồ và quy trình làm việc thủ công. Bảng vẽ có các yếu tố như đường thẳng, hình dạng, hình ảnh và hộp văn bản.

6. Mẫu cho quản lý dữ liệu

Các mẫu cho phép bạn hoàn thành công việc của mình nhanh hơn. Google Trang tính cung cấp cho bạn các mẫu tiện dụng hoàn toàn phù hợp với nhiều tình huống công việc thực tế khác nhau. Ngoài ra, các mẫu này là miễn phí, không giống như các ứng dụng bảng tính khác tính phí cho các mẫu.

Bạn sẽ tìm thấy các mẫu được tổ chức theo các chức năng của chúng như Cá nhân, Công việc và Quản lý Dự án. Nếu cần trợ giúp xử lý dữ liệu, bạn có thể thử các mẫu như Danh sách việc cần làm, Công cụ theo dõi đầu tư của Google Finance, Bảng phân công nhóm, Bảng thời gian hàng tuần, báo cáo chi phí, v.v.

Bạn có thể dễ dàng truy cập các mẫu trên bằng cách làm theo các bước sau:

1. Từ một trang tính đang mở, hãy nhấp vào Tập tin và di con trỏ qua Mới.

   
   

2. Bạn sẽ thấy Từ thư viện mẫu. Nhấp vào đó để truy cập thư viện mẫu.

7. Xác thực dữ liệu trong trang tính của bạn

Bạn có thường xuyên lấy các định dạng email hoặc URL không chính xác từ cơ sở dữ liệu trang tính của mình về khách hàng, khách hàng hoặc người đăng ký bản tin không? Bạn có thể dừng việc này bằng cách xác thực dữ liệu Trang tính hiện có bằng các công thức khác nhau như ARRAYFORMULA (ISEMAIL (phạm vi ô)).

Ví dụ: công thức trên xác nhận một loạt các địa chỉ email hoặc URL cho đúng định dạng. Công thức không thể cho bạn biết liệu email có đang hoạt động hay không. Tuy nhiên, bạn có thể tránh những sai lầm đơn giản như thiếu ký hiệu @ hoặc tên miền.

8. Tự động hóa Google Trang tính bằng Macro

Bạn có thể sử dụng Macro để tự động hóa các bước lặp lại trên Trang tính. Chúng có thể là tùy chỉnh màu ô, lọc, sắp xếp, tạo công thức, điều chỉnh kích thước phông chữ, v.v. Bạn sẽ hoàn thành tác vụ nhanh hơn chỉ với một vài nút bấm trên bàn phím.

Hãy xem xét rằng bạn cần tìm nguồn thông tin chi tiết về sản phẩm như xếp hạng, lượng đánh giá, giá cả, v.v., từ các trang web mua sắm trực tuyến. Sau đó, bạn lọc chúng theo giá cả hoặc xếp hạng và chuyển tiếp dữ liệu đến một thành viên khác trong nhóm để làm việc tiếp theo.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu sản phẩm của bạn từ các trang web mua sắm. Sau đó, bắt đầu ghi Macro bằng cách chọn Ghi lại macro trong Macro trong Tiện ích mở rộng thanh công cụ. Tiếp tục với Tài liệu tham khảo tương đối và thực hiện các bước bạn thường làm. Bây giờ, hãy lưu Macro và gán một phím tắt cho nó.

Đối với sản phẩm tiếp theo, bạn chỉ cần nhấn phím tắt để Macro này tự động phân tích dữ liệu sau bước nhập dữ liệu.

Trở thành người dùng Google Trang tính chuyên nghiệp một cách dễ dàng

Bạn có thể thử các bước trên vào lần tiếp theo khi bạn cần tạo ngân sách chi phí cá nhân hàng tháng, hóa đơn hoặc một vài biểu đồ cho công việc của mình. Bạn sẽ trải nghiệm công việc ở cấp độ chuyên nghiệp với nỗ lực tối thiểu.

Có nhiều thủ thuật khác mà bạn có thể học và triển khai trong Google Trang tính, chẳng hạn như các công thức và hình ảnh hóa dữ liệu điên rồ.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả