Tự động hóa cái nào tốt hơn

Tôi chắc chắn rằng đối với hầu hết chúng ta, có một số phần mềm / ứng dụng / dịch vụ rất cần thiết hoặc ít nhất là giúp ích rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Quản lý chúng có thể tốn nhiều thời gian. Ngay cả với những thứ quen thuộc với mọi người chẳng hạn như email, các ứng dụng của chúng tôi có xu hướng chiếm quá nhiều thời gian của chúng tôi. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể tự động hóa các tác vụ nhất định dựa trên các trình kích hoạt? Ví dụ, hãy xem xét kịch bản này. “Nếu sếp của tôi gửi cho tôi một email, hãy gửi cho tôi một tin nhắn văn bản”.

Quy trình của Microsoft và IFTTT cho phép chúng tôi thiết lập các hành động được thực hiện với các ứng dụng tương thích dựa trên các điều kiện nhất định. Từ việc nhận tin nhắn văn bản khi ai đó quan trọng gửi email cho bạn hoặc bật hệ thống chiếu sáng thông minh của bạn vào một thời điểm nhất định, hai ứng dụng này nhằm mục đích cho phép chúng tôi làm việc thông minh hơn bằng cách tự động hóa các tác vụ đơn điệu với mục đích cho phép chúng tôi cuối cùng đạt được nhiều hơn.

lưu lượng

Vì Flow là người mới tham gia vào lĩnh vực tự động hóa, chúng tôi sẽ bắt đầu với nó trước. Mục đích của Flow là tạo ra quy trình làm việc tự động giữa các ứng dụng và dịch vụ mà chúng tôi đánh giá cao để cắt giảm lượng thời gian làm việc.

Ghi chú: Flow hiện có sẵn như những gì Microsoft mô tả một bản xem trước cho thấy rằng có thể vẫn còn một số khó khăn cần giải quyết.

Mặc dù đây là một dịch vụ tương đối mới đang được cung cấp, Flow cho phép tạo quy trình công việc với một số ứng dụng và dịch vụ nổi tiếng đã được nhiều người sử dụng để tăng năng suất của họ. Danh sách đầy đủ các ứng dụng / dịch vụ tương thích có thể được xem tại đây.

Làm thế nào để xây dựng một lưu lượng

MỘT lưu lượng là thuật ngữ chỉ quy trình tự động được tạo bằng Quy trình của Microsoft. Để tạo ra một lưu lượng, trước tiên bạn sẽ cần trỏ trình duyệt của mình đến Dòng chảy của tôi phần của trang web.

Sau đó, bạn sẽ có thể xây dựng một lưu lượng hoàn toàn từ đầu hoặc bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một từ một mẫu.

Một số luồng có sẵn như sau:

• Dịch các email không phải tiếng Anh
• Gửi email cho chính bạn Tweet mới về một từ khóa nhất định
• Gửi email cho tôi khi một mục mới được thêm vào danh sách SharePoint Online
• Đăng lên Yammer nếu các tweet mới khớp với thẻ bắt đầu bằng #

Chỉ riêng 4 ví dụ đó đã cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về mức độ mạnh mẽ của Flow. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo lưu lượng từ đầu để làm nổi bật tất cả các loại hoạt động khác nhau có thể thực hiện được.

Trên Dòng chảy của tôi trang, bạn sẽ cần phải chọn Tạo từ trống thay vì Duyệt qua các mẫu. Từ đó bạn sẽ được hỏi loại lưu lượng bạn muốn tạo.

Kiểm tra các tùy chọn hiện có sẵn và chọn tùy chọn bạn muốn sử dụng. Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ khám phá một lưu lượng điều đó tạo ra một nhiệm vụ mới trong ứng dụng danh sách việc cần làm Wunderlist bất cứ khi nào một email quan trọng được gửi đến hộp thư đến của bạn.

Nếu bạn đã chọn sử dụng một dịch vụ yêu cầu bạn phải đăng nhập để sử dụng nó, trước tiên bạn sẽ phải trải qua một số loại quy trình xác thực.

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ có thể tiếp tục tạo tác vụ của mình. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi được yêu cầu chọn danh sách Wunderlist nào để theo dõi cho các nhiệm vụ mới. Trong nhiệm vụ của mình, chúng tôi cần điền vào đường dẫn thư mục tương ứng trong hộp thư đến email của chúng tôi và bất kỳ điều kiện liên quan nào khác. Trong trường hợp này, các email có ‘Quan trọng’ trong Chủ thể trường sẽ được gắn cờ.

Sau khi thiết lập các thông số email, bây giờ chúng ta cần thiết lập các thông số cho Wunderlist. Một nhiệm vụ sẽ được thêm vào danh sách được gọi là Công nghệ hướng dẫn trong Wunderlist bất cứ khi nào một email mới được gửi đi. Nhiệm vụ này sẽ có tiêu đề là chủ đề của email.

Sau khi bước này hoàn thành, hãy chọn Tạo luồng và sau đó bạn sẽ có thể kiểm tra nó để xem nó có hoạt động hay không.

Một email thử nghiệm được gửi và chúng tôi có thể xem liệu từng bước trong lưu lượng quy trình đã thành công và lượng thời gian cần thực hiện.

Đây là nhiệm vụ đã tạo.

Đây chỉ là một loại hoạt động có thể được thực hiện và chúng ta đã có thể thấy nó mạnh mẽ như thế nào. Thay vì nhớ trả lời các email quan trọng để ngẫu nhiên, bạn có thể có một ghi chú tự động Wunderlist.

Có một số loại hành động khác nhau có thể được thực hiện và nhiều điều kiện có thể được chỉ định trước khi thực hiện một hành động. Nhiều hành động cũng có thể được thực hiện. Bạn cũng có thể lên lịch chảy.

Flow có nhiều tùy chọn khác nhau cho phép người dùng tự động hóa một cách sáng tạo các công việc đơn điệu, tốn thời gian.

IFTTT

IFTTT kết hợp các chức năng từ nhiều ứng dụng / dịch vụ khác nhau để tự động hóa các tác vụ.

Các dịch vụ trực tuyến khác nhau có sẵn thông qua IFTTT được gọi là các kênh trên trang web. Hiện tại, có hơn 300 kênh khác nhau có sẵn mà từ đó bạn có thể tạo các hành động để tự động hóa mọi thứ.

Các tác vụ tự động trên IFTTT được gọi là công thức nấu ăn. Âm thanh này như thế nào so với chảy?

Cách tạo công thức

Để tạo ra một công thức nấu ăn, trước tiên bạn cần đăng ký một tài khoản. Sau khi bạn hoàn thành bước này, hãy chọn Công thức nấu ăn của tôi và sau đó đánh Tạo một công thức nấu ăn.

Bây giờ bạn sẽ có thể nhìn thấy nội dung văn bản nói rằng nếu điều này thì đó in đậm nét mặt. Bấm vào điều đó để bắt đầu tạo công thức nấu ăn.

Bây giờ, bạn sẽ cần phải chọn kênh mà bạn muốn làm việc.

Chúng tôi sẽ đi qua một ví dụ với những điều biết rõ Túi ứng dụng được sử dụng để lưu các liên kết mà bạn muốn xem lại sau này.

Sau khi kết nối với ứng dụng bằng cách nhấp vào Liên kết, tùy thuộc vào kênh bạn chọn, bạn có thể phải đăng nhập vào ứng dụng và thiết lập ủy quyền sử dụng ứng dụng với IFTTT.

Chúng tôi sẽ thiết lập một công thức có thể kích hoạt một hành động sau khi một mục mới được thêm vào Túi.

Bây giờ bạn sẽ có thể chọn điều đó một phần của công thức của bạn.

Trong ví dụ này, chúng tôi chọn gửi một email qua Gmail khi một liên kết được thêm vào Túi.

Công thức này sẽ gửi một email với tiêu đề của liên kết đã lưu làm chủ đề của email và liên kết sẽ được bao gồm trong email.

Đây là email đã nhận được ngay sau khi lưu một liên kết.

IFTTT làm cho việc tự động hóa các tác vụ trở nên khá dễ dàng. Có hơn 300 kênh mà bạn có thể lựa chọn. Bạn chỉ cần chọn hai cái mà bạn muốn kết hợp và sử dụng chức năng có sẵn để cải thiện năng suất của mình.

Sự kết luận

Với Flow, bạn có thể tạo các quy trình rất chi tiết và thực sự bắt kịp những gì bạn muốn tự động hóa. Tuy nhiên, là một nền tảng tương đối mới, bạn sẽ bị hạn chế về các ứng dụng / dịch vụ mà bạn có thể sử dụng với nó. Điều đó đang được nói, nó dường như hướng đến các doanh nghiệp vì nó yêu cầu bạn đăng ký bằng email công việc. Ngoài ra còn có rất nhiều ứng dụng có sẵn để sử dụng chảy chẳng hạn như Slack và Trello thường được sử dụng bởi các nhóm và doanh nghiệp.

Mặt khác, IFTTT bao gồm nhiều loại ứng dụng hơn, thậm chí cho phép bạn thực hiện những việc như điều khiển hệ thống chiếu sáng thông minh hoặc thậm chí thay đổi nền của thiết bị Android của bạn dựa trên các điều kiện cụ thể. Tuy nhiên, bạn bị giới hạn trong một công thức duy nhất ‘nếu cái này thì cái kia’ không giống như với Flow nơi một số hành động và điều kiện có thể được kết hợp.

Nếu bạn đang tìm kiếm tự động hóa nhằm mục đích cụ thể là hợp lý hóa doanh nghiệp, tôi phải nói rằng Flow sẽ là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Nếu bạn đang muốn tự động hóa một số công việc hàng ngày của mình thì hãy sử dụng IFTTT. Một dịch vụ không nhất thiết phải tốt hơn dịch vụ kia. Chúng chỉ phù hợp hơn với những thứ khác nhau do cách chúng được thiết kế.

CŨNG ĐỌC: Cách tự động hóa công việc trên Windows bằng Actions

Cập nhật lần cuối vào ngày 8 tháng 2 năm 2018


Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.