Làm thế nào để tạo điều kiện cho một cuộc họp nhóm từ xa một cách hiệu quả

Cho dù bạn là người quản lý, có vai trò lãnh đạo trong công ty hay bạn đang làm việc trong một dự án, rất có thể bạn sẽ cần tạo điều kiện cho các cuộc họp nhóm. Một điểm cộng tuyệt vời ở đây là bạn có thể tổ chức cuộc họp của riêng mình theo cách bạn thấy phù hợp.

Tuy nhiên, có một số khác biệt lớn giữa các cuộc họp trực tiếp và từ xa, điều này có thể ảnh hưởng hoặc phá vỡ hiệu quả của chúng. Sau đây, chúng tôi xem xét một số khó khăn khi tạo điều kiện cho các cuộc họp nhóm từ xa và cách bạn có thể vượt qua chúng để tổ chức một cuộc họp hiệu quả.

Ưu và nhược điểm của việc tạo điều kiện cho các cuộc họp từ xa

Các ứng dụng hội nghị truyền hình như Google Meet, Zoom và Microsoft Teams, đã làm cho các cuộc họp trực tuyến đang chạy rất phổ biến. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn đã sẵn sàng sử dụng. Có rất nhiều lợi ích khi thực hiện các cuộc họp nhóm hầu như, bao gồm:

• Dễ dàng truy cập các tài liệu kỹ thuật số bạn cần chia sẻ.
• Khả năng ghi lại các phiên.
• Không cần cân nhắc về thời gian cho việc đi lại.
• Không có khó khăn với việc đặt phòng cho các cuộc họp.
• Bạn có thể gặp gỡ các đồng nghiệp và các bên liên quan bên ngoài từ khắp nơi trên thế giới.

Và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, cũng có một số rào cản với phương pháp này, có thể cản trở năng suất. Một số ví dụ có thể là:

• Các vấn đề kỹ thuật với âm thanh và video.
• Hội nghị truyền hình mệt mỏi.
• Giao tiếp gặp khó khăn khi có rất nhiều người tham dự.
• Đội ngũ bị trì hoãn hoặc thiếu phản hồi do độ trễ về thị giác và thính giác bình thường.
• Sự gián đoạn của tín hiệu hình ảnh và ngôn ngữ cơ thể.

Có một số khía cạnh của cuộc trò chuyện mặt đối mặt mà hầu như không thể được tái tạo. Tin tốt là bạn có thể tối ưu hóa trải nghiệm này bằng một số mẹo và thủ thuật hiệu quả.

1. Tạo các cuộc thảo luận không phải trả tiền với một chương trình làm việc

Cần phải có một kế hoạch cho bất kỳ cuộc họp nhóm nào, bất kể nó được thực hiện như thế nào. Một chương trình nghị sự chỉ đơn giản là một bản tóm tắt có cấu trúc về những gì cần được thảo luận. Nói chung, những điều này được chia sẻ với những người tham dự của bạn trước phiên. Điều này có thể qua email hoặc với các ứng dụng như Google Workspace, bạn có thể bao gồm chương trình làm việc trong lời mời trên lịch của mình.

Tuy nhiên, để điều hành một cuộc họp từ xa hiệu quả, bạn nên tránh liệt kê các cập nhật và lời nhắc cho mọi người. Thay vào đó, chương trình làm việc của bạn cần phải thu hút và khơi gợi cuộc thảo luận. Đây là một số ý tưởng:

• Dành thời gian cho việc kiểm tra nhóm không liên quan đến công việc.
• Bắt đầu với một chủ đề thảo luận mở mà bạn biết nhóm của mình sẽ có ý kiến.
• Chỉ bao gồm những điểm mà bạn muốn mọi người nhận xét.
• Giữ chương trình làm việc ngắn gọn (mọi người chỉ có thể tập trung trong một khoảng thời gian nhất định).

Bạn không cần phải làm tất cả những điều này mọi lúc, nhưng chúng chắc chắn sẽ khuyến khích cuộc trò chuyện không phải trả tiền khi bạn thực hiện chúng nhiều hơn.

2. Sử dụng Phòng Break Out

Thông thường, các cuộc họp nhóm thường xoay quanh một chương trình cụ thể và tập trung vào việc đưa cả nhóm lại với nhau. Tuy nhiên, đôi khi phá bỏ những truyền thống này và thử một cái gì đó mới sẽ là điều mới mẻ.

Zoom, Microsoft Teams và Google Meet đều có khả năng tạo phòng đột phá. Đây là những phòng họp nhỏ trong cuộc họp để nhóm của bạn có thể thảo luận mọi thứ trong các nhóm nhỏ hơn.

Điều này rất hữu ích nếu bạn có một nhóm lớn hơn hoặc gặp gỡ với nhiều nhóm cùng một lúc. Nó cũng giải quyết vấn đề đã đề cập trước đây về việc đồng nghiệp gặp khó khăn trong giao tiếp khi có nhiều người tham dự.

Các phòng đột phá không phải lúc nào cũng phù hợp, chẳng hạn như nếu bạn có ít thành viên trong nhóm hơn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng bất kỳ cuộc thảo luận nào diễn ra là cần thiết, thay vì chỉ để lấp đầy thời gian. Khi mọi người đã trở lại phòng họp chính, bạn có thể tự do yêu cầu phản hồi về các cuộc thảo luận của đồng nghiệp. Điều này là để bạn có thể thu thập các điểm chính và đưa chúng về phía trước.

3. Trình bày thông tin bằng màn hình chia sẻ

Một khó khăn khi chia sẻ thông tin từ xa là đôi khi mọi người không hiểu bạn đang nói gì. Do đó, thay vì chỉ cho nhóm của bạn biết phải làm gì, tại sao không chỉ cho họ? Có rất nhiều lợi ích khi chia sẻ màn hình của bạn trong các ứng dụng hội nghị truyền hình, bao gồm:

• Cung cấp hình ảnh trực quan cho nhóm của bạn.
• Tài khoản cho các phong cách học tập khác nhau.
• Cho nhóm của bạn cơ hội quan sát các quy trình.
• Thêm một lớp thông tin bổ sung, ngoài lời giải thích bằng thính giác.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn chỉ nên chia sẻ chương trình làm việc của mình trên màn hình, vì điều này không có khả năng thu hút sự chú ý của nhóm của bạn. Thay vào đó, hãy xem xét những mục nào trong chương trình nghị sự cần giải thích thêm, hoặc cần bằng chứng kèm theo. Một số ví dụ có thể là:

• Nếu bạn nhận thấy rằng nhân viên của mình không thực hiện đúng nhiệm vụ, hãy hướng dẫn họ cách làm theo một quy trình cụ thể.
• Trình bày dữ liệu và nghiên cứu.
• Cơ hội đào tạo.

4. Khi nào thì tổ chức cuộc họp so với khi gửi email

Đã có rất nhiều nghiên cứu được thực hiện, kết luận rằng các cuộc họp quá nhiều gây hại cho năng suất, sức khỏe và động lực của nhân viên. Đã bao nhiêu lần bạn tham gia một cuộc gọi điện video mà có thể chỉ là một email?

Khi bạn tổ chức một cuộc họp, về cơ bản bạn đang làm gián đoạn quy trình làm việc và sự tập trung của nhóm. Vì lý do này, bạn cần đảm bảo nội dung cần thiết. Cuộc gọi điện video nên được dành cho thảo luận chuyên sâu, cộng tác và khuyến khích sự tham gia của nhóm. Chỉ vì các cuộc họp ảo dễ dàng đăng ký và tham dự, không có nghĩa là bạn nên dựa vào chúng.

Dưới đây là một số trường hợp mà bạn có thể chọn các giải pháp thay thế cho hội nghị truyền hình:

Đôi khi đồng nghiệp của bạn chỉ muốn nghỉ ngơi khi đánh máy và nói chuyện với mọi người. Đây chắc chắn là điều cần xem xét, nhưng đừng lãng phí nó vào các cuộc họp mà mọi người đều im lặng lắng nghe bạn nói.

Các cuộc họp Từ xa Hiệu quả Yêu cầu Lập kế hoạch

Việc tổ chức các cuộc họp qua các ứng dụng hội nghị truyền hình yêu cầu lập kế hoạch hơi khác so với các cuộc họp trực tiếp. Khó khăn chủ yếu nảy sinh khi thiếu sự cân nhắc đối với những người tham dự.

Tuy nhiên, bất kỳ cuộc họp từ xa nào cũng có thể hiệu quả với một chương trình làm việc đầy đủ và tận dụng thời gian một cách hiệu quả. Điều này có nghĩa là khám phá các chủ đề thảo luận mà mọi người tham gia thực sự quan tâm và chỉ cần bám sát những gì được yêu cầu. Với các mẹo được khám phá ở đây, bạn sẽ có nhiều cách thiết thực để tổ chức các cuộc họp từ xa của mình, giữ cho chúng hiệu quả và phù hợp với tất cả những người tham gia.

Đọc tiếp