Hướng dẫn sử dụng quyền chia sẻ Dropbox một cách tối ưu

Một trong những điểm hay của việc sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp như Dropbox là nó cho phép bạn chia sẻ các tệp và thư mục cụ thể với những người khác một cách an toàn và riêng tư. Điều này có thể thực hiện được bằng cách chia sẻ quyền cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn mọi bước trên đường đi. Nhưng quyền chia sẻ Dropbox hoạt động chính xác như thế nào? Đó là những gì chúng tôi sẽ đề cập trong hướng dẫn này.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách chia sẻ tệp và thư mục cũng như cách hạn chế người khác thực hiện các thay đổi không mong muốn hoặc chia sẻ với người dùng trái phép. Vì vậy, hãy lấy một ly cà phê và thư giãn.

Hãy bắt đầu nào.

Cách chia sẻ tệp trong Dropbox

Trước tiên hãy để chúng tôi hiểu quá trình chia sẻ. Cách xác định vị trí các tệp bạn muốn chia sẻ và sau đó chia sẻ chúng.

Bước 1: Có một thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải mà bạn có thể sử dụng để định vị tệp bạn muốn chia sẻ với ai đó một cách nhanh chóng. Nếu bạn biết thư mục nào cần xem, hãy nhấp đúp để vào thư mục.

Bước 2: Di chuột qua tệp bạn muốn chia sẻ và bạn sẽ thấy một số nút ở bên phải. Bấm vào nút Chia sẻ.

Bước 3: Điều đó sẽ hiển thị một menu bật lên với một số cài đặt và tùy chọn. Nhập ID email của những người bạn muốn chia sẻ tệp và nhấp vào nút Chia sẻ tệp.

Bước 4: Theo mặc định, người mà bạn đang chia sẻ tệp sẽ có thể chỉnh sửa nó. Nhưng bạn có thể nhanh chóng thay đổi điều đó bằng cách chọn ‘có thể xem’ từ trình đơn thả xuống bên cạnh ‘Bất kỳ ai có liên kết này’.

Bước 5: Cuối cùng, thay vì nhập ID email để gửi lời mời, bạn cũng có tùy chọn chia sẻ liên kết đến tệp thông qua các ứng dụng nhắn tin xã hội. Nhấp vào tùy chọn ‘Tạo sau đó sao chép liên kết’ để làm điều đó.

Bước 6: Bây giờ, hãy nhấp vào nút Setting.

Bước 7: Nếu bạn đã tạo liên kết để chia sẻ chỉ với quyền xem, hãy chọn tab Liên kết để xem. Tại đây, bạn có thể chọn xem bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp hoặc chỉ những người mà bạn đã gửi lời mời, đặt ngày hết hạn cho bài đăng mà liên kết sẽ không còn hoạt động và tắt tải xuống.

Bước 8: Nếu bạn đã tạo liên kết để chia sẻ với quyền chỉnh sửa, hãy nhấp vào tab Liên kết để chỉnh sửa, nơi bạn sẽ tìm thấy quyền bổ sung. Bạn có thể đặt mật khẩu để bảo vệ tệp khỏi bị truy cập và chỉnh sửa trái phép.

Cách xóa liên kết chia sẻ hoặc hủy chia sẻ tệp trong Dropbox

Nếu bạn không còn muốn chia sẻ tệp với người khác hoặc xóa liên kết, điều đó rất dễ thực hiện. Quay lại menu tương tự như ở điểm trên (menu chia sẻ tệp) và nhấp vào Hủy chia sẻ tệp hoặc Xóa liên kết trong Liên kết để chỉnh sửa.

Xác nhận quyết định khi được hỏi.

Cách quản lý quyền sau khi chia sẻ tệp trong Dropbox

Bạn có toàn quyền kiểm soát ngay cả sau khi tệp đã được chia sẻ bằng lời mời hoặc thông qua liên kết. Quyền có thể được cập nhật hoặc thu hồi bất kỳ lúc nào bạn chọn.

Bước 1: Nhấp vào nút Chia sẻ bên cạnh tệp bạn muốn quản lý quyền.

Bước 2: Ngay bên dưới tên của tài liệu trong menu bật lên, bạn sẽ thấy số người có quyền truy cập vào tệp. Nhấp vào đó.

Bước 3: Tất cả những người có quyền truy cập vào tệp sẽ được liệt kê ở đây. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh tên để thay đổi chế độ xem hoặc chỉnh sửa quyền hoặc ‘Xóa’ chúng hoặc thu hồi quyền truy cập.

Bước 4: Tương tự, bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt khác như mật khẩu, khả năng tải xuống và đặt ngày hết hạn cho các liên kết.

Cách tạo và chia sẻ thư mục trong Dropbox

Cũng giống như các tệp, bạn cũng có thể chia sẻ các thư mục trong Dropbox. Một lần nữa, bạn nhận được một vài tùy chọn khác nhau để quản lý các thư mục mà chúng ta sẽ thảo luận bên dưới, ngoài những gì chúng ta đã thấy trong quyền chia sẻ tệp ở trên.

Bước 1: Bạn có thể tạo một thư mục ngoại tuyến trên máy tính của mình và thêm nó vào Dropbox hoặc tạo một thư mục trực tiếp bên trong. Dropbox cũng cho phép bạn tạo thư mục Chia sẻ trực tiếp. Nhấp vào nút Tạo để tìm tùy chọn đó.

Bước 2: Một cửa sổ bật lên sẽ hiển thị để hỏi bạn muốn tạo và chia sẻ một thư mục mới hay chia sẻ một thư mục hiện có. Hãy tạo và chia sẻ một cái mới. Nhấp vào Tiếp theo.

Bước 3: Đặt tên cho thư mục, thêm ID email của những người bạn muốn thêm vào thư mục, thêm ghi chú nếu có và đặt quyền đối với thư mục như ‘có thể xem’ hoặc ‘có thể chỉnh sửa’.

Bước 4: Bây giờ, khi bạn quay lại menu Chia sẻ của thư mục, bạn có thể chọn người có thể thêm thành viên mới vào thư mục chia sẻ trong Cài đặt> Cài đặt thư mục. Chỉ chủ sở hữu hoặc ai đó đã được thêm vào thư mục.

Quyền truy cập được phép

Nếu bạn muốn cấp quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục cho ai đó nhưng không muốn họ thay đổi hoặc chỉnh sửa tệp, hãy chia sẻ liên kết đến tệp hoặc mời qua email với tùy chọn ‘có thể xem’ được chọn. Đặt mật khẩu để chỉ những người có mật khẩu mới có thể truy cập tệp. Và cuối cùng, hãy đặt một ngày mà sau đó liên kết sẽ hết hạn nếu bạn muốn một liên kết có thể chia sẻ được.

Dropbox cung cấp nhiều cách để chia sẻ tệp và thư mục với người khác, cung cấp cho bạn, chủ sở hữu, toàn quyền kiểm soát các quyền. Vì vậy, bạn có toàn quyền kiểm soát. Nhưng Dropbox không phải là nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây duy nhất. Google Drive cung cấp trải nghiệm tốt như nhau nếu bạn quan tâm.