Hướng dẫn sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính

Định dạng có điều kiện của Google Trang tính xuất hiện trong hình ảnh khi bạn muốn đánh dấu dữ liệu của ô hoặc hàng. Nó mang lại cơ hội để bạn dễ dàng hơn trong công việc, đặc biệt là khi xử lý một lượng lớn dữ liệu. Vì vậy, cho dù bạn muốn đánh dấu một bộ số cụ thể hoặc một loại tên nhất định, nó có thể được thực hiện trong nháy mắt. Thêm vào đó, nó loại bỏ sự phức tạp của việc sàng lọc thủ công và giúp bạn hiểu dữ liệu trước mặt mình theo cách tốt hơn.

Trong ngôn ngữ của giáo dân, định dạng có điều kiện giống như một câu lệnh If-Else đơn giản. Một ô sẽ được đánh dấu theo một kiểu cụ thể nếu một tiêu chí được thỏa mãn và sẽ bỏ qua nếu không.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính để dễ dàng thực hiện công việc của bạn. Bắt đầu nào.

1. Cách sử dụng định dạng có điều kiện cho văn bản

Bước 1: Chọn một cột cụ thể và nhấp vào Định dạng> Định dạng có điều kiện. Tại đây, phạm vi đã chọn sẽ được đánh dấu trong Áp dụng cho phạm vi.

Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống cho Quy tắc định dạng và chọn một tùy chọn văn bản. Đối với dữ liệu mẫu của chúng tôi, chúng tôi muốn đánh dấu tất cả các ô có các mục dưới dạng Bút chì.

Bước 3: Chọn các tùy chọn định dạng từ menu trong Quy tắc định dạng. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Xong. Các ô đáp ứng các tiêu chí đã chọn sẽ được đánh dấu bằng màu đã chọn.

2. Cách sử dụng định dạng có điều kiện cho số

Bước 1: Chọn một dải dữ liệu và điều hướng đến Định dạng> Định dạng có điều kiện. Bạn cũng có thể điều chỉnh phạm vi dữ liệu bằng cách nhấp vào biểu tượng bảng.

Bước 2: Tiếp theo, chọn Quy tắc định dạng và cuộn xuống cho đến khi bạn thấy các tùy chọn cho số. Chọn một trong số chúng và nhập giá trị.

Tiếp theo, chọn một kiểu định dạng và nhấn nút Xong.

Đối với trang tính mẫu của chúng tôi, chúng tôi muốn đánh dấu các ô có giá trị lớn hơn 50. Chúng tôi đã chọn điều kiện ‘Lớn hơn’ và thêm 50 vào hộp văn bản. Và đó là nó. Tất cả các ô có giá trị lớn hơn 50 sẽ được đánh dấu rõ ràng.

Ghi chú: Khi nói đến chữ số và chữ số, việc xác định phạm vi là rất quan trọng để có được kết quả chính xác. Ví dụ: nếu bạn chọn toàn bộ bảng và sau đó chọn một quy tắc định dạng mơ hồ, nó sẽ gây nhầm lẫn cho kết quả.

Do đó, bạn nên chọn cột (hoặc hàng) một cách khôn ngoan trước khi tiếp tục.

3. Cách sử dụng định dạng có điều kiện trên nhiều cột

Google Trang tính cũng cho phép bạn áp dụng cùng một định dạng có điều kiện trên nhiều cột.

Bước 1: Điều hướng đến các quy tắc Định dạng và nhấp vào biểu tượng bảng nhỏ như được hiển thị bên dưới.

Thêm phạm vi đầu tiên và sau đó nhấp vào Thêm phạm vi khác, tốt hơn, hãy thêm phạm vi thứ hai.

Đối với dữ liệu mẫu của chúng tôi, chúng tôi muốn làm nổi bật nội dung của cả cột E và F. Do đó, chúng tôi đã chọn phạm vi E2 đến E7 và F2 đến F7.

Bước 2: Sau khi hoàn tất, hãy chọn quy tắc định dạng từ danh sách thả xuống cùng với kiểu. Bạn sẽ thấy dữ liệu được đánh dấu nhanh chóng.

Không cần phải nói rằng quy tắc định dạng nên áp dụng cho cả hai tập dữ liệu.

4. Tìm tất cả các mục trùng lặp

Rất tiếc, không thể xử lý các bản sao trong một cột bằng các quy tắc gốc. Tại đây, bạn sẽ phải chèn một quy tắc tùy chỉnh. Rất may, nó không phải là khoa học tên lửa.

Bước 1: Khi bạn đã chọn cột, hãy cuộn xuống Quy tắc định dạng và chọn ‘Công thức tùy chỉnh là’.

Bước 2: Thêm công thức sau vào hộp văn bản.

=COUNTIF($E$2:$E$7,E2)>1

Ở đây, chúng tôi muốn đánh dấu các bản sao trong cột E. Về cơ bản, chúng tôi muốn trang tính kiểm tra dữ liệu bắt đầu từ E2 đến E7 và trả về kết quả nếu số lượng lớn hơn 1. Đương nhiên, bạn sẽ phải thay thế các số ô như theo dữ liệu của bạn.

Bước 3: Thêm kiểu định dạng cần thiết và bạn sẽ có các ô được đánh dấu ngay lập tức.

Chỉnh sửa công thức thành như sau nếu bạn muốn đánh dấu toàn bộ hàng. Hãy nhớ thay đổi phạm vi thành toàn bộ bảng (ngoại trừ hàng tiêu đề).

=COUNTIF($E$2:$E$7,$E1)>1

Mẹo hay: Để đánh dấu các ô duy nhất, chỉ cần thay thế ‘>’ bằng ‘=’.

5. Cách Đánh dấu Toàn bộ Hàng

Cho đến nay, tất cả các bước trên đều làm nổi bật các ô cụ thể. Nhưng đối với một tập dữ liệu thực sự lớn, nó có thể hơi quá tải. Giống như ở trên, ở đây, bạn sẽ phải sử dụng một công thức tùy chỉnh.

Bước 1: Chọn phạm vi bảng (ngoại trừ tiêu đề bảng) và chuyển đến bảng Định dạng có điều kiện. Bây giờ, hãy thêm công thức sau vào ‘Công thức tùy chỉnh là’,

=$E2< 30

Ở đây, chúng tôi muốn các trang tính chỉ kiểm tra cột E cho biểu thức. Đối với các ô dựa trên văn bản, mặc dù cùng một công thức hoạt động, nó chỉ trả về các kết quả phù hợp chính xác.

=$B2 = "[text]"

Tương tự, nếu bạn muốn đánh dấu hàng không có từ đã nói, hãy thay thế ‘=’ bằng ‘<>‘.

 =$B2 <> "[text]"

6. Cách làm nổi bật một hàng cho nhiều điều kiện

Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu. Một lần nữa, hãy đảm bảo rằng bạn không bao gồm tiêu đề.

Bước 2: Thêm các công thức sau trong Tùy chỉnh,

=or($B2="east", $B2="west")

Với công thức này, sẽ tìm kiếm cả Đông và Tây trong cột B. Biểu thức $ đánh dấu toàn bộ hàng khi biểu thức trả về giá trị đúng.

Định dạng theo cách của bạn

Hiểu định dạng có điều kiện trong Google Trang tính không quá khó. Tin tốt là một số định dạng có thể được xử lý bởi các quy tắc gốc. Mặc dù ban đầu các quy tắc tùy chỉnh có vẻ hơi áp đảo, nhưng không cần phải nói rằng việc điều chỉnh các biểu thức giúp chúng dễ hiểu.