Hướng dẫn nhanh để nhập và xuất danh bạ email
Chúng tôi sao lưu máy của mình thường xuyên, có thể là PC, Mac, iPhone hoặc Android, nhưng chúng tôi hiếm khi quan tâm đến các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu theo ngữ cảnh của chúng. Danh bạ email là một trong những tài sản có giá trị như vậy. Chúng đại diện cho mạng lưới liên hệ của bạn, nhưng vì email đã có sẵn trên web nên bạn hiếm khi xem xét việc sao lưu chúng.
Mặc dù mất quyền truy cập vào email của bạn không phải là chuyện xảy ra hàng ngày, nhưng bạn vẫn nên thực hiện các biện pháp để ngăn chặn sự bất tiện nếu điều đó xảy ra. Việc xuất danh bạ và sao lưu email của bạn luôn có giá trị. Đó là một công việc nhanh chóng, nhưng nó có thể giúp bạn tránh được những rắc rối đáng kể sau này.
Bạn chỉ có thể xuất danh bạ Outlook của mình thông qua ứng dụng Office Outlook. Lưu ý rằng ứng dụng này không giống với ứng dụng thư tích hợp trong thiết bị Windows.
- Trong Outlook, hãy chuyển đến Tài liệu thực đơn.
- Ở bên tay trái, chọn Mở & Xuất và sau đó bấm vào Nhập khẩu xuất khẩu.
- Trong hộp thoại, chọn Xuất sang một tệp.
- Lựa chọn Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) làm định dạng tệp.
- Bây giờ hãy cuộn qua nội dung email của bạn và xác định vị trí của bạn Liên lạc thư mục. Chọn nó.
- Nhập tên dễ nhớ cho tệp CSV của bạn và chọn đích cho tệp.
- Bấm vào Hoàn thành.
Trước khi nhấp vào Kết thúc, bạn có thể nhấp vào Ánh xạ các trường tùy chỉnh để tùy chỉnh tệp CSV. Các trường là tên được đặt cho các biến trong danh sách liên hệ của bạn. Nếu bạn chỉ muốn xuất một bộ tham số trường giới hạn, hãy bấm vào Bản đồ rõ ràng. Sau đó, bạn có thể thêm một nhóm trường khác phù hợp với nhu cầu của mình.
Outlook cũng có một định dạng tệp xuất khác được gọi là Tệp Dữ liệu Outlook (.PST). Đây là một tệp dữ liệu chứa tin nhắn và dữ liệu khác có thể được lưu trữ trên máy tính của bạn. Định dạng này được sử dụng phổ biến nhất bởi các tài khoản POP3.
Mục Lục
Nhập danh bạ Outlook trên Windows
Nhập danh bạ vào Outlook cũng liền mạch. trong cùng một Mở & Xuất tab, bạn có tùy chọn để mở lịch và tệp dữ liệu Outlook.
Để mở các định dạng khác nhau, hãy chuyển đến hộp thoại giống như trước bằng cách nhấp vào Nhập khẩu xuất khẩu. Tại đây, bạn có thể nhập từ vCard, .CSV, .TXT hoặc .PST, v.v.
Lựa chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác, theo sau là loại tệp bạn chọn. Sau đó, trình hướng dẫn nhập có thể thay thế các mục trùng lặp, cho phép chúng được thay thế bằng các liên hệ đến hoặc đơn giản là bỏ qua các mục trùng lặp. Chọn tùy chọn phù hợp với bạn nhất.
Định vị tệp bạn sẽ nhập và sau đó nhập thư mục đích, trong trường hợp này là Liên lạc. Chọn nó và nhấp vào Kế tiếp.
Bạn sẽ lưu ý các tùy chọn để thay đổi trường nhập, giống như bạn có thể chỉnh sửa chúng khi xuất danh bạ của mình. Lần này, chúng tôi sẽ gắn bó với mặc định.
Nhập danh bạ Outlook trên Android
Không có tính năng nhập hoặc xuất cụ thể trên phiên bản Android của Outlook. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể nhập danh bạ của mình bằng cách mở tệp liên hệ đã xuất trong trình quản lý tệp của mình.
Khi bạn thực hiện việc này, một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn nhập danh bạ vào tài khoản nào. Nhấn vào tài khoản mục tiêu và điện thoại của bạn sẽ bắt đầu nhập danh bạ của bạn.
Danh bạ Gmail ít gặp sự cố hơn vì chúng được duy trì trực tuyến. Tuy nhiên, việc thống nhất danh sách liên hệ của bạn giữa các cuộc hội thoại nửa chừng bị phân mảnh trên nhiều khách hàng luôn là điều hữu ích. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn muốn xuất.
- Trên thanh bên phải, chọn Liên lạc. Điều này được tượng trưng như một bức chân dung màu xanh. Điều này sẽ đưa bạn đến Danh bạ Google của bạn.
- Ở góc trên cùng bên phải, bên dưới biểu tượng dấu chấm hỏi, hãy nhấp vào biểu tượng xuất nhỏ.
- Trong hộp thoại Xuất danh bạ, hãy chọn danh bạ mà bạn muốn xuất.
- Chọn định dạng tệp bạn muốn xuất. Đây có thể là Google CSV, Outlook CSV hoặc vCard cho các sản phẩm của Apple.
- Bấm vào Xuất khẩu.
Trừ khi các liên hệ của bạn đang chuyển từ tài khoản Google này sang tài khoản Google khác hoặc đích đến của bạn là một sản phẩm của Apple, hãy chọn Outlook CSV tùy chọn định dạng. Điều này sử dụng một định dạng được tiêu chuẩn hóa mà bạn sẽ có thể sử dụng với phần lớn các ứng dụng email.
Bạn không thể chọn các liên hệ bạn muốn xuất riêng lẻ, nhưng bạn có thể chọn các danh mục liên hệ. Bạn có thể xuất toàn bộ danh sách địa chỉ liên hệ, địa chỉ liên hệ được gắn dấu sao, địa chỉ liên hệ Google Circles hoặc danh sách những địa chỉ liên hệ thường xuyên nhất của bạn.
Bạn cũng có thể tạo danh sách liên hệ tùy chỉnh để xuất trong Gmail bằng cách tạo nhãn mới và thêm các liên hệ đã chọn vào nhãn đó.
Nhập Danh bạ Gmail trên Web
Quá trình này rất giống với quá trình xuất, ngoại trừ việc bạn hiển thị cho Google tệp bạn muốn nhập. Khi đã ở trong trang Danh sách liên hệ của Google, hãy đến cùng một góc, nhưng lần này hãy nhấp vào biểu tượng Nhập khẩu biểu tượng.
Bạn sẽ gặp một hộp thoại trong đó bạn sẽ phải chọn tệp bạn muốn nhập. Khi bạn đã chọn tệp của mình, hãy nhấp vào Nhập khẩu.
Thì đấy! Sổ địa chỉ của bạn bây giờ sẽ tràn ngập những người thân yêu và đối tác kinh doanh của bạn.
Nhập và xuất danh bạ Gmail trên Android
Giống như phiên bản web của Gmail, bạn có thể quản lý danh bạ Gmail của mình trên Android thông qua ứng dụng Danh bạ Google. Bạn có thể khởi chạy ứng dụng thông qua Gmail hoặc bỏ qua bước bổ sung và khởi chạy ứng dụng trực tiếp.
- Mở Gmail trên điện thoại của bạn.
- Mở thanh bên bên trái và cuộn xuống dưới cùng.
- Lựa chọn Liên lạc dưới ứng dụng Google.
- Trong ứng dụng Danh bạ, hãy chuyển đến Sửa chữa & quản lý.
- Lựa chọn Xuất ra tệp.
- Chọn tên và đích cho tệp của bạn.
- Vỗ nhẹ Cứu.
Giờ đây, bạn có thể truy cập tệp đã xuất ở đích bạn đã đặt. Bạn có thể nhập danh bạ theo cách tương tự. Chỉ cần nhấn Nhập từ tệp trong Khắc phục & quản lý và chọn tệp của bạn. Ứng dụng Gmail chỉ xuất trong .VCF định dạng.
Rất có thể, bạn chưa bao giờ nghĩ đến việc sao lưu kho lưu trữ email của mình bởi vì bạn chưa bao giờ phải làm vậy. Tuy nhiên, tất cả chỉ là một điều không may và bạn sẽ bắt đầu sao lưu thư của mình hàng tháng.
Giờ đây, bạn đã biết cách quản lý danh bạ của mình trên các nền tảng và thiết bị khác nhau một cách dễ dàng. Cho dù bạn muốn chuyển đổi nhà cung cấp email, sao lưu danh bạ của mình hay chia sẻ chúng với người khác, giờ đây bạn đã có các kỹ năng và công cụ.
Nếu bạn đang lưu trữ máy chủ thư của riêng mình và có dung lượng máy chủ thư hạn chế, việc lưu và xóa email cũng có thể giải phóng một số dung lượng lưu trữ có giá trị.