5 Gói Mẫu Email Tốt nhất dành cho Doanh nghiệp và Chuyên gia Văn phòng
Email là một công cụ giao tiếp thiết yếu trong văn phòng hiện đại. Việc sử dụng các mẫu email sẽ đảm bảo bạn tuân theo các quy tắc và định dạng không rõ ràng của email nơi làm việc trong khi truyền tải thông điệp một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
Các nơi làm việc khác nhau có các tiêu chuẩn khác nhau về cách email thường trông như thế nào: một số là trang trọng và một số là bình thường. Nếu bạn thuộc một kiểu văn hóa làm việc và gửi email cho người nhận đã quen với kiểu văn hóa làm việc khác, thì thông điệp của bạn có thể bị hiểu là thô lỗ hoặc thiếu chuyên nghiệp. Qua nhiều năm, một số người đã thu thập các mẹo về nghi thức email tốt nhất và biến chúng thành các mẫu hoặc câu trả lời soạn sẵn. Các trang web và ứng dụng này cho phép bạn sử dụng các mẫu này miễn phí trong Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng email nào khác mà bạn chọn.
Mục Lục
1. Nghệ thuật của Email (Web): Hơn 80 Mẫu Doanh nghiệp Miễn phí cho Các Nhiệm vụ và Nhu cầu Văn phòng khác nhau
Art of Emails là một trang web chỉ dành riêng cho việc thu thập các mẫu email đã được kiểm chứng cho các loại nhiệm vụ và nhu cầu văn phòng khác nhau. Tất cả chúng đều có sẵn miễn phí và được thu thập dựa trên mục đích của bạn. Ví dụ: danh sách hiện tại bao gồm các mẫu email cho các tác vụ như:
- Cách gửi email cho khách hàng và khách hàng tiềm năng
- Làm thế nào để theo dõi và hồi sinh các khách hàng tiềm năng đã biến mất
- Cách xin lỗi vì những trải nghiệm không tốt của khách hàng
- Cách theo dõi để tiếp tục bán hàng
- Cách thuyết phục các nhà đầu tư để nâng cao vòng tiếp theo của bạn
- Cách giới thiệu báo chí và truyền thông trên đất liền
Mỗi mục đích có một số mẫu khác nhau bên trong nó, trong đó đề cập đến các chi tiết cụ thể hơn. Ví dụ: khi xin lỗi vì những trải nghiệm không tốt của khách hàng, bạn sẽ học cách trả lời khéo léo cho một câu nói trực tuyến hoặc phân biệt giữa trải nghiệm tồi tệ hay một vấn đề phổ biến.
Bạn có thể nhanh chóng sao chép bất kỳ mẫu nào, dán vào ứng dụng email của bạn và thay thế các chi tiết có liên quan. Bạn cũng có thể tải xuống tất cả các mẫu dưới dạng một gói tệp PDF.
2. Câu chuyện dành cho người mới bắt đầu (Web): Mẫu email để học cách nói không lịch sự nhưng kiên quyết
Là một người chuyên nghiệp, điều cần thiết là học cách nói lời từ chối một cách lịch sự nhưng chắc chắn. Nếu không, bạn có nguy cơ bị mọi người đi qua bạn và trở thành người thúc đẩy. Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm, đặc biệt nếu bạn là một người hài lòng hoặc thường lo lắng về việc được dễ mến. Vì vậy, lần tới khi bạn đang gặp khó khăn với vấn đề này, hãy sử dụng gói tuyệt vời này được biên soạn bởi Starter Story về các mẫu email để từ chối.
31 mẫu của nó được lấy từ các chuyên gia trong lĩnh vực giao tiếp chuyên nghiệp, chẳng hạn như The Muse, Steve Jobs, Tim Ferris, James Clear, Office Ninjas, v.v. Bạn có thể nhanh chóng lọc email theo những người bạn muốn từ chối: trò chuyện qua điện thoại, người đề cao, nhà đầu tư, sự kiện xã hội, nhà tuyển dụng, công việc, khách hàng, cuộc họp, phỏng vấn, nhân viên bán hàng và thậm chí cả hẹn hò.
Bạn có thể sao chép và dán bất kỳ email nào vào Gmail của mình để bắt đầu sử dụng ngay lập tức. Nếu bạn sử dụng Pigeon cho Gmail, một tiện ích bổ sung hiệu quả cho Gmail, thì bạn cũng có thể nhập tất cả các mẫu vào các phản hồi soạn trước của tiện ích bổ sung.
Resume Worded, một trong những tài nguyên yêu thích của chúng tôi về hồ sơ và tìm việc, đã tập hợp một bộ mẫu email để hỗ trợ bạn tìm được việc làm. Về cơ bản, chúng được chia thành năm danh mục với các danh mục phụ khác:
- Các email tiếp theo: Kết nối lại với một liên hệ cũ, theo dõi sau khi nộp đơn xin việc và thậm chí theo dõi sau khi không nhận được phản hồi
- Các cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin: Làm thế nào để yêu cầu một cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin, nơi bạn có được cái nhìn sâu sắc từ một chuyên gia trong lĩnh vực bạn đang ứng tuyển
- Email cảm ơn của bạn: Gửi lời cảm ơn sau các cuộc phỏng vấn, phỏng vấn thông tin hoặc đến nhà tuyển dụng
- Tin nhắn LinkedIn: Nhận lời giới thiệu trên LinkedIn, tiếp cận công việc hoặc yêu cầu giới thiệu trên LinkedIn
- Khác: Yêu cầu phản hồi, yêu cầu giới thiệu, giới thiệu bản thân, v.v.
Mỗi danh mục phụ có nhiều mẫu để bạn xem qua và bạn có thể chỉ cần sao chép và dán chúng vào email của mình. Mỗi mẫu đều đề cập đến một số mẹo trong thanh bên để giải thích lý do tại sao nó được viết theo cách đó và cách bạn có thể cải thiện hoặc tùy chỉnh nó cho chính mình. Resume Worded cũng thêm thông tin bổ sung như dòng tiêu đề tốt nhất để sử dụng dựa trên tỷ lệ phản hồi.
4. Dover Templates (Web): Email tốt nhất để từ chối hoặc tuyển dụng ứng viên
Dover là một công cụ làm việc cho các công ty để khám phá các ứng viên và tìm ra người mà họ muốn thuê. Đương nhiên, nhóm đã làm việc với một số công ty hàng đầu và giữ bí mật về các email mà các nhà quản lý tuyển dụng ưu tú gửi. Dover đã phân tích những điều này để cung cấp cho bạn một vài mẫu miễn phí.
Hiện tại, bạn có thể lấy ví dụ về các email từ chối tốt nhất (tổng số 36) và các email tuyển dụng tốt nhất (tổng số 20). Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy email từ Google, IKEA, Apple, Facebook, NASA, NPR, Y Combinator, v.v. Chúng có sẵn dưới dạng PDF, sẽ được gửi qua email cho bạn khi bạn cung cấp địa chỉ email của mình cho Dover.
Có một số thông tin chi tiết hấp dẫn trong những email này về cách một người quản lý tuyển dụng giỏi có thể đảm bảo một ứng viên tiềm năng cảm thấy có giá trị hoặc cách giảm nhẹ cú đánh khi từ chối ai đó để họ cảm thấy có thể nộp đơn lại trong tương lai. Đây là một số công cụ tốt nhất để trở thành một nhà quản lý tốt hơn.
5. Mẫu Hunter (Web): Mẫu để gửi các email lạnh nhận được phản hồi
Loại email doanh nghiệp khó soạn nhất là email lạnh. Nếu người nhận không biết bạn, tại sao họ phải cho bạn thời gian trong ngày? Bạn định làm thế nào để khiến họ quan tâm đến sự chú ý hữu hạn mà họ dành cho bạn? Ứng dụng email chuyên nghiệp Hunter cung cấp một số trợ giúp với bộ sưu tập các mẫu email lạnh miễn phí đã được thử nghiệm và thử nghiệm đã nhận được phản hồi.
Hunter cung cấp 266 mẫu email lạnh trên sáu danh mục lớn: bán hàng, theo dõi, SEO, tuyển dụng, mạng và tiếp thị. Bạn có thể sắp xếp các mẫu theo mức độ liên quan hoặc gần đây và đi vào các danh mục phụ khác bằng cách nhấp vào các thẻ dưới mỗi email. Để sử dụng email, chỉ cần sao chép và dán nó vào hộp Soạn thư của bạn.
Trong đó hầu hết các mẫu khác chỉ cung cấp một con trỏ như “[[Introduce yourself]]”Hunter cung cấp cho bạn tùy chọn để xem dữ liệu mẫu. Đây là một tính năng nhỏ nhưng hữu ích để xem email thành công trông như thế nào và sau đó tùy chỉnh nó với dữ liệu của riêng bạn.
AI là tương lai của các mẫu email
Giữa năm trang web này, bạn sẽ có thể tìm thấy các mẫu email cho bất kỳ tình huống nghề nghiệp hoặc nơi làm việc nào. Bạn cũng nên lưu các mẫu này dưới dạng câu trả lời soạn trước trong ứng dụng email của bạn để sử dụng chúng cho tương lai.
Nhưng nói về tương lai, bạn có thể không cần phải dựa vào những mẫu này lâu. Ngày càng có nhiều công cụ AI dành cho email hướng dẫn người dùng cách viết tin nhắn hiệu quả. Mặc dù hiện tại đây đều là những ứng dụng trả phí có ý nghĩa hơn đối với các công ty, nhưng không còn xa nữa trước khi Gmail và Outlook kết hợp các tính năng này.