Hàm HLOOKUP của Excel là gì và bạn sử dụng nó như thế nào?

Hàm HLOOKUP của Excel là một công cụ có giá trị để trích xuất dữ liệu. Tuy nhiên, nó thường bị bỏ qua do so sánh không thuận lợi với VLOOKUP và XLOOKUP. Mặc dù nó tương tự về cấu trúc và cách sử dụng với VLOOKUP và XLOOKUP, nhưng nó có một vị trí khi bạn cần phân tích dữ liệu được sắp xếp theo một cách cụ thể.

Với HLOOKUP, bạn có thể phân tích dữ liệu theo chiều ngang mà không cần hoán vị dữ liệu. Tính năng này làm cho nó trở thành một công cụ hữu ích và bạn nên đưa nó vào kho chức năng LOOKUP của mình.

Đối số HLOOKUP của Excel

Hàm HLOOKUP của Excel bao gồm bốn đối số. Tuy nhiên, đối số thứ tư là tùy chọn. Đây là những đối số và những gì họ làm:

• lookup_value: Đây là giá trị bạn muốn hàm tìm trong hàng đầu tiên của mảng dữ liệu của bạn. Nó có thể là một giá trị số, một tham chiếu đến một ô khác hoặc một giá trị chuỗi.
• table_array: Điều này đề cập đến tập hợp các ô bạn muốn tìm kiếm. Hàng đầu tiên của mảng này là nơi HLOOKUP sẽ tìm kiếm kết quả khớp cho đối số đầu tiên. Phần còn lại đại diện cho dữ liệu bạn muốn đưa vào kết quả của mình.
• row_index_num: Hàng này chứa giá trị mà bạn muốn trả về.
• range_lookup (tùy chọn): Đối số này có thể là TRUE hoặc FALSE. Nếu TRUE (hoặc bị loại trừ), HLOOKUP sẽ trả về cột có kết quả khớp gần nhất. Nhưng nếu là FALSE, nó sẽ chỉ trả về kết quả khớp chính xác.

Hàm có thể trả về kết quả không mong muốn nếu đối số range_lookup là TRUE hoặc không được bao gồm. Rất có thể bạn sẽ muốn đặt đối số này thành FALSE để tránh đối sánh sai. Lỗi tương tự cũng là một vấn đề phổ biến với hàm VLOOKUP.

Hơn nữa, nếu bạn đặt range_lookup thành TRUE hoặc loại trừ nó, bạn phải sắp xếp hàng đầu tiên của dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo thứ tự tăng dần.

HLOOKUP, VLOOKUP và XLOOKUP của Excel khác nhau như thế nào?

Hàm HLOOKUP của Excel có cấu trúc rất giống nhau và được sử dụng với hai hàm tra cứu khác của Excel là VLOOKUP và XLOOKUP.

Sự khác biệt chính giữa HLOOKUP và VLOOKUP là hướng của dữ liệu được tìm kiếm. VLOOKUP giả định rằng dữ liệu bạn đã kiểm tra được sắp xếp theo chiều ngang, trong đó mỗi hàng trong bảng đại diện cho một bản ghi.

Mặt khác, HLOOKUP giả định rằng dữ liệu của bạn được sắp xếp theo chiều dọc. Mỗi cột đại diện cho một bản ghi riêng biệt và các trường trên bản ghi được sắp xếp theo hàng.

XLOOKUP là chức năng LOOKUP mới nhất của Excel. Mặc dù tương tự như VLOOKUP, nhưng nó có thể phân tích cả dữ liệu dọc và ngang. Nó cũng có thể trả về một mảng ô dựa trên vị trí của kết quả khớp thay vì giới hạn tham chiếu một ô của HLOOKUP và VLOOKUP.

Nhìn chung, những khác biệt này hạn chế phần nào các trường hợp sử dụng cho HLOOKUP. Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu sẽ được sắp xếp theo chiều ngang, điều này làm cho VLOOKUP và XLOOKUP có nhiều chức năng hơn.

Ví dụ về HLOOKUP của Excel

Để cho bạn biết cách hoạt động của HLOOKUP, hãy xem một ví dụ:

Ở đây chúng ta có một sổ cái bán hàng cơ bản được sắp xếp theo chiều ngang. Trang tính hiển thị ID giao dịch, ngày giao dịch, số tiền giao dịch và ID khách hàng duy nhất.

Bên dưới các bản ghi, chúng tôi có một mục cho ID giao dịch. Khi bạn nhập ID giao dịch hợp lệ, số tiền giao dịch và ID khách hàng sẽ được lấy từ bảng ở trên.

Trong ô B7, bạn có thể sử dụng hàm sau để lấy số tiền của giao dịch:

 =HLOOKUP(B6, B1:H4, 3, FALSE) 

Tại ô B8, bạn có thể sử dụng hàm sau để lấy ID khách hàng:

 =HLOOKUP(B6, B1:H4, 4, FALSE) 

Trong chức năng đầu tiên, chúng tôi đặt row_index_num thành 3. Điều này có nghĩa là nó sẽ kéo hàng thứ ba trong cột khớp với giá trị đã nhập làm đối số đầu tiên, trỏ đến B6. Trong hàm thứ hai, thay vào đó, đối số thứ ba được đổi chỗ cho 4, điều này cho phép nó kéo hàng thứ tư thay thế.

Trong cả hai trường hợp, đối số cuối cùng, FALSE, được bao gồm. Điều này có nghĩa là hàm HLOOKUP sẽ chỉ chấp nhận kết quả khớp chính xác. Nếu số giao dịch đã nhập không có trong bảng, cả hai chức năng sẽ dẫn đến lỗi.

Cách đơn giản nhất để tránh sự cố này là bọc cả hai hàm trong một hàm IF và sử dụng hàm ISERROR để xác định xem hàm đó có hợp lệ hay không. Gói chức năng cho phép bạn nhập một giá trị mặc định sẽ được hiển thị nếu ID giao dịch không có trong bảng.

Bây giờ hai chức năng trong B7 và B8 như sau:

 =IF(ISERROR(HLOOKUP(B6, B1:H4, 3, FALSE)), "Transaction Not Found", HLOOKUP(B6, B1:H4, 3, FALSE)
=IF(ISERROR(HLOOKUP(B6, B1:H4, 4, FALSE)), "Transaction Not Found", HLOOKUP(B6, B1:H4, 4, FALSE)) 

Việc sử dụng IF và ISERROR cho phép bảng tính đưa ra thông báo hữu ích nếu không tìm thấy ID giao dịch đã chỉ định. Hai hàm này là một trong những cách khắc phục đơn giản nhất mà bạn có thể sử dụng trong Excel khi công thức của bạn có thể dẫn đến lỗi.

Nếu bạn loại bỏ đối số cuối cùng khỏi cả hai câu lệnh trong trường hợp này, thì bạn có thể thấy điều gì sẽ xảy ra khi bạn không giới hạn tìm kiếm đối với các kết quả khớp chính xác:

Trong ví dụ trên, mặc dù ID giao dịch 445880 không tồn tại, một số tiền và ID khách hàng vẫn được trả lại. Nếu không có đối số cuối cùng được đặt thành false, thay vào đó, tìm kiếm được sử dụng sẽ trả về kết quả khớp gần nhất tiếp theo không vượt quá giá trị đã nhập.

Trong trường hợp này, các chức năng đã lấy số tiền và ID cho giao dịch 445879 vì đây là lần khớp gần nhất.

Khi tìm kiếm không chính xác được sử dụng, kết quả khớp gần nhất không thể vượt quá giá trị được tìm kiếm. Điều này có nghĩa là nếu ID giao dịch đã nhập thấp hơn bất kỳ giao dịch nào trong bảng thì sẽ không tìm thấy giao dịch nào.

Vì nó là tùy chọn nên để trống đối số cuối cùng là một lỗi mà nhiều người dùng mắc phải. Như vậy, đối số cuối cùng phải luôn được liệt kê là sai trừ khi bạn chắc chắn rằng tình huống của mình yêu cầu đối sánh không chính xác.

Tại sao bạn nên biết và sử dụng HLOOKUP

HLOOKUP là một trong những hàm ít được sử dụng nhất trong họ hàm LOOKUP của Excel. So với XLOOKUP và VLOOKUP, hàm HLOOKUP yêu cầu dữ liệu phải được sắp xếp theo một cách cụ thể và không điển hình.

Các yêu cầu dữ liệu cụ thể, kết hợp với sự nhầm lẫn của đối số thứ tư, thường có nghĩa là HLOOKUP bị đánh giá thấp. Tuy nhiên, đây là công cụ lý tưởng trong một số trường hợp nhất định—nó có thể giúp bạn lấy dữ liệu rất cần thiết từ các tập dữ liệu được sắp xếp không phù hợp mà cả hai tập dữ liệu anh chị em của nó sẽ không hoạt động.

Khi biết HLOOKUP, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức, biến nó thành một phần bổ sung có giá trị cho bộ công cụ chức năng Excel của bạn—ngay cả khi nó không được sử dụng phổ biến.