/ / Chuyển từ Evernote sang Google Keep Notes and Docs: My Experience

Chuyển từ Evernote sang Google Keep Notes and Docs: My Experience

Tháng trước, tôi đã viết một bài đăng chi tiết giải thích lý do tại sao tôi chuyển tất cả dữ liệu và tệp của mình từ Dropbox sang Google Drive. Đây là một phần trong nỗ lực không ngừng của tôi để chuyển mọi thứ sang một nền tảng duy nhất. Ý tưởng của tôi là sử dụng ít ứng dụng và tiện ích mở rộng / tiện ích bổ sung hơn để có được sự nhất quán, đồng nhất và tích hợp tốt hơn trên các nền tảng và giao diện người dùng.


One Note And Evernote To Google Keep And Docs

Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm chuyển từ Evernote sang Google Keep (bây giờ gọi là Keep Notes) và Docs. Tại sao tôi chọn Google? Hầu hết các sản phẩm của Google đều miễn phí hoặc rẻ hơn so với đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, Google hỗ trợ hầu hết các nền tảng chính.

Tôi là một fan hâm mộ lớn của ứng dụng lịch Sunrise trước khi Microsoft mua nó và đóng cửa nó. Tôi đã sử dụng ứng dụng Newton cho email và bây giờ nó cũng đang ngừng hoạt động. Số phận của Evernote cũng nằm trong sự cân bằng vì công ty đã mất CTO và CFO và được đồn đại là sẽ đi vào vòng xoáy đi xuống và không tăng trưởng trong những tháng gần đây.

Trong một tình huống như vậy, việc hành động nhanh chóng và chuyển sang một tập hợp các lựa chọn thay thế đáng tin cậy là rất hợp lý. Đó là cách tôi bắt đầu.

1. Evernote đối với Google Keep

Mặc dù Evernote cung cấp khả năng xem tất cả sổ ghi chép và ghi chú của bạn một cách rõ ràng trong thanh bên, Google Keep có một cách tiếp cận khác.


Evernote Để giữ Ghi chú và Tài liệu 1

Keep cung cấp một giao diện đơn giản. Tuy nhiên, không có sổ ghi chép hoặc hệ thống phân cấp tệp trong đó. Thay vào đó, bạn có thể tạo ghi chú có thể được mã hóa màu để trình bày và tổ chức tốt hơn.

Tôi luôn thích những ứng dụng hấp dẫn về mặt hình ảnh và rất vui khi biết rằng giờ đây tôi có thể gán cho mỗi nốt nhạc một màu sắc. Nó giúp tìm kiếm thông tin về một dự án hoặc chủ đề cụ thể nhanh hơn nhiều.

Tôi cũng thích ý tưởng rằng tôi có thể chuyển đổi Keep thành Google Documents từ bên trong giao diện.


Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 7

Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 8

Google Keep dựa vào các thẻ và tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google để giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong ghi chú của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một cấu trúc thư mục để phù hợp với các ghi chú và ý tưởng của mình, bạn sẽ phải xem Google Docs, nhưng nhiều hơn về điều đó sau.


Evernote Để giữ Ghi chú và Tài liệu 4

Keep cho phép nhiều người dùng cộng tác trên một ghi chú miễn phí, không giống như Evernote. Bạn cần gói Evernote’s Plus cho điều đó. Giờ đây, tôi có thể mời bạn bè đóng góp vào danh sách việc cần làm của tất cả các hoạt động mà chúng tôi có thể tham gia trong các chuyến đi của mình.

Evernote cho phép tôi chú thích hình ảnh một cách nhanh chóng. Trong Google Keep, tôi có thể vẽ. Cho dù đó là một ghi chú trống mới hay một ghi chú hiện có có ảnh, tôi có thể thỏa sức sáng tạo tại đây.


Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 12

Đối với người dùng doanh nghiệp đang sử dụng trò chuyện và trình bày công việc của Evernote thì sao? Tôi tin rằng Hangouts sẽ hoạt động hoàn toàn tốt trong những trường hợp này. Bạn có thể sử dụng nó để trò chuyện hoặc gọi điện video qua các cuộc họp. Thay vì sử dụng sổ ghi chép và ghi chú, giờ đây bạn sẽ sử dụng các thư mục và tệp trong Drive và ghi chú trong Keep.

Trên màn hình Windows của mình, tôi đang sử dụng các ghi chú dính để tạo các ghi chú ngắn mà tôi có thể xóa sau đó trong vài ngày. Không có sẵn tính năng đồng bộ hóa. Google Keep cũng thay thế nó.

Tôi có xu hướng quên những việc mà tôi phải làm khi ra ngoài. Keep giúp tôi ghi nhanh chúng một cách nhanh chóng. Tôi đã tạo ghi chú để in thẻ thăm quan tại một cửa hàng in ấn địa phương và thêm lời nhắc vị trí. Khi tôi ở gần đó, Keep sẽ nhắc tôi về điều đó. Với Evernote, tôi chỉ có thể tạo lời nhắc dựa trên thời gian.


Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 13

Một lĩnh vực mà Keep tỏa sáng trên Evernote là danh sách. Trong Keep, khi tôi tạo một danh sách với nhiều mục và đánh dấu chúng là xong, mỗi mục nhập sẽ chuyển xuống cuối danh sách. Khi tôi bắt đầu nhập một mục, Keep nhắc tôi rằng mục đó đã có trong danh sách và giúp tôi tránh bị trùng lặp. Tính năng này có sẵn trong nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm như Todoist.


Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 14

Một ví dụ tuyệt vời để sử dụng danh sách là tạo ghi chú danh sách mua sắm cho ngôi nhà của bạn và chia sẻ nó với vợ / chồng của bạn. Giúp bạn dễ dàng mua hàng tạp hóa và kiểm tra các mặt hàng. Mối quan tâm duy nhất của tôi là tôi không nhận được thông báo khi nội dung nào đó bị đánh dấu khỏi danh sách.

Cả Evernote và Keep đều cho phép tôi ghi lại các ý tưởng khi đang di chuyển bằng cách sử dụng văn bản, hình ảnh và giọng nói. Nói về giọng nói, Keep làm tốt hơn Evernote ở đây. Tất cả ghi nhớ thoại sẽ được chuyển thành văn bản và được lưu trong cùng một ghi chú để xem xét sau này.

Những thiếu sót của Keep

Tuy nhiên, đó không phải là tất cả ánh nắng. Điều tôi không thích về Keep là cách nó xử lý các ghi chú và danh sách riêng biệt. Ghi chú có thể là danh sách có các hộp kiểm hoặc ghi chú có văn bản, hình ảnh và giọng nói. Nó không thể là sự kết hợp của cả hai. Thật là bực bội.

Mặc dù Notes rất mạnh mẽ và đáng kinh ngạc, nó không tích hợp với Lịch Google. Google Docs làm được vậy tại sao Google Keep không làm được? Tôi đã gửi một tweet cho nhóm và họ yêu cầu tôi gửi một yêu cầu tính năng. Google cũng có ứng dụng Task không tích hợp Keep.

Mặt tích cực, tôi có thể cài đặt nó trên mọi thiết bị mà tôi sở hữu, không giống như Evernote, trong tài khoản miễn phí của tôi, tôi bị giới hạn ở 2 thiết bị.

Cũng trên smartreviewaz

Là một sản phẩm của Google, Keep sẽ tự động đề xuất các cụm từ khi bạn bắt đầu nhập và nếu mục nhập đã có trong danh sách của bạn, nó sẽ nhắc bạn về điều tương tự. Sau đó, bạn có thể bỏ chọn nó.

Keep không hỗ trợ văn bản đa dạng thức, có nghĩa là tôi không thể sử dụng chữ in đậm, in nghiêng hoặc bất kỳ dấu hiệu hình ảnh nào khác để giúp tôi sắp xếp suy nghĩ của mình trong một ghi chú như tôi đã làm trong Evernote.


Evernote Để giữ Ghi chú và Tài liệu 6

Tôi đã từng tạo một ghi chú thực sự dài với suy nghĩ rằng sẽ dễ dàng tìm kiếm văn bản bên trong, nhưng tôi đã nhầm. Mặc dù có tính năng tìm kiếm để tìm kiếm văn bản bên trong ghi chú, nhưng không có cách nào để tìm kiếm trong ghi chú.

Trong quá trình nghiên cứu của mình, tôi nhận thấy rằng giới hạn nhãn là 99 trong Keep. Điều này có thể rất hạn chế nếu bạn đã sử dụng Keep trong một thời gian dài. Tin tốt là giới hạn nhãn trước đó là 50 và gần đây dường như đã được tăng lên. Khi mức độ phổ biến của công cụ này tăng lên, có thể Google sẽ xem xét lại quyết định của mình. Mặt khác, Evernote cho phép lên đến 100.000 thẻ!

Evernote cũng có một vài thiếu sót. Là một người dùng miễn phí, tôi phát hiện ra rằng tôi không thể thêm nhiều hình ảnh trong một ghi chú vì giới hạn 25MB / ghi chú.

Dưới đây là danh sách đầy đủ tất cả các giới hạn, tính theo tài khoản, dành cho Evernote. Google cần lập một danh sách tương tự.

2. Evernote đối với Google Tài liệu

Thành thật mà nói, tôi sẽ bỏ lỡ tính năng sổ ghi chép của Evernote, nhưng tôi đã tìm ra giải pháp – Google Tài liệu. Bên trong Google Drive, tôi có thể tạo các thư mục con bên trong các thư mục để lưu trữ tài liệu và tệp của mình. Giờ đây, tôi có thể sử dụng Drive và Documents để bắt chước chức năng lưu trữ của Evernote.

Mặc dù Evernote chỉ cho phép tôi đi sâu hai cấp với cấu trúc thư mục của chúng, nhưng không có giới hạn nào về mức độ sâu mà tôi có thể đi với các thư mục Google Drive.

Tôi vẫn đang trong quá trình chuyển ghi chú, nhưng đây là giao diện của nó vào lúc này. Nó sẽ có hình dạng tốt hơn theo thời gian. Tôi đang làm từng việc một nhưng có nhiều cách để tự động hóa quy trình. Thêm về điều đó sau.


Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 9

Google Drive cũng cho phép tôi tìm kiếm bên trong các tài liệu và tệp PDF miễn phí. Cả Drive và Evernote đều hỗ trợ OCR và bạn không cần phải trả phí trước đây như cách bạn làm cho Evernote.

Tôi đang sử dụng Tài liệu làm tủ tài liệu để lưu trữ các ghi chú và tệp đính kèm lâu dài hơn. Trong khi đó, tôi sử dụng Google Keep cho các ghi chú ngắn hạn mà tôi thường xóa. Keep tốt hơn cho các ghi chú văn bản, hình ảnh và âm thanh.


Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 10

Dễ dàng chuyển đổi Google Tài liệu thành Keep và ngược lại. Hữu ích cho những lúc tôi muốn lưu trữ ghi chú Keep vĩnh viễn. Tính năng này bị thiếu đối với các phiên bản iOS của các ứng dụng này. Tôi không chắc tại sao iOS bị loại trừ khi thấy rất nhiều ứng dụng của Google có sẵn trên nền tảng đó.

Evernote hoạt động giống như một tủ đựng hồ sơ. Bạn có thể đạt được kết quả tương tự với Keep và Docs với sự trợ giúp của tiện ích Lưu vào Google Drive. Bằng cách sử dụng đó, bạn có thể cắt các trang web ở định dạng HTML hoặc PDF. Giống như Evernote, Google hỗ trợ OCR và cũng có thể tìm kiếm văn bản trong hình ảnh.


Onenote và Evernote để giữ ghi chú và tài liệu 11

Những trang web mà tôi chỉ cần tham khảo nhanh, tôi lưu nó vào Tiếp tục sử dụng tiện ích mở rộng Chrome này.

Google Tài liệu cũng hỗ trợ văn bản đa dạng thức bị thiếu trong Keep. Bạn có thể tạo liên kết đến các Tài liệu và tệp khác bên trong Drive, tương tự như cách bạn liên kết các ghi chú / sổ ghi chép khác trong Evernote, nhưng điều tương tự không thể thực hiện được trên Keep. Điều đó làm cho Docs càng trở nên không thể thiếu.

Tôi phải đồng ý rằng việc sử dụng kết hợp Google Tài liệu và Keep có thể giúp tôi sửa lỗi đôi khi. Tìm kiếm của Google hoạt động riêng biệt trong Drive và Keep. Đó là vì Keep không phải là một phần của Google Drive. Tuy nhiên, các ứng dụng như Trang trình bày và Trang tính là một phần của Drive và liên kết với Keep cũng có thể hữu ích cho các bảng và bản trình bày.

Mặc dù tôi không hài lòng với sự sắp xếp này, nhưng Keep miễn phí và đi kèm với bộ nhớ không giới hạn không được tính vào bộ nhớ Google 15GB miễn phí của bạn. Kiểm tra hướng dẫn bộ nhớ Google Drive của chúng tôi để biết những gì được tính và những gì không.

3. Làm thế nào để chuyển

Đây là vấn đề lớn nhất mà tôi phải đối mặt cho đến nay. Không có cách nào để nhập trực tiếp ghi chú và tệp đính kèm từ Evernote sang Keep. Tôi yêu cầu tất cả các bạn mở Keep và sử dụng tùy chọn phản hồi để gửi yêu cầu tính năng Evernote to Keep. Bạn chỉ có thể làm như vậy trên phiên bản web, không phải trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.


Evernote Để giữ Ghi chú và Tài liệu 5

Có một số cách giải quyết mà tôi sẽ thảo luận bên dưới. Xem cái nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

Cloud HQ cung cấp một dịch vụ miễn phí sẽ sao lưu tất cả các ghi chú Evernote của bạn vào Google Drive miễn phí. Họ sẽ tạo một tệp HTML cho mọi ghi chú. Chúng tôi đã biết rằng Drive tích hợp Keep.

Giờ đây, bạn có thể tạo ghi chú trong Keep từ Tài liệu. Phần sau có thể là một quá trình tẻ nhạt, nhưng đó là giải pháp thay thế duy nhất hiện có.

Tùy chọn thứ hai là sao chép mọi thứ theo cách thủ công, mỗi lần một ghi chú. Đó là những gì tôi đang làm vì nó cho phép tôi kiểm soát nhiều hơn mọi khía cạnh của quy trình và cho phép tôi làm một số công việc dọn dẹp nhà cửa.

Tôi đã xóa các ghi chú cũ, thậm chí toàn bộ sổ ghi chép mà tôi không cần nữa. Trong quá trình chuyển đổi thủ công và tốn nhiều thời gian, tôi tình cờ bắt gặp những ghi chú đã quên từ lâu nhưng rất cần thiết với những mẩu thông tin mà tôi thậm chí không nhớ.

Evernote cho Google Keep & Docs

Tôi có hơn 1000 ghi chú trong Evernote, nhưng tôi không còn cần nhiều hơn một nửa trong số đó. Quá trình chuyển ghi chú từ Evernote sang Docs và Keep sẽ mất thời gian, nhưng nó sẽ củng cố thêm dữ liệu của tôi và tôi sẽ có ít nơi hơn để tìm kiếm ý tưởng, ghi chú và tệp.

Sự kết hợp của Google Docs và Keep có thể thay thế Evernote và thậm chí là một ứng dụng danh sách việc cần làm nhưng với cái giá là ít tính năng hơn. Vậy câu hỏi đặt ra là bạn cần gì? Nhiều tính năng hơn và nhiều ứng dụng hơn với các tệp và dữ liệu nằm rải rác trên web?

Hoặc, bạn có thể làm với ít tính năng cung cấp ứng dụng hơn nhưng ổn định hơn, nhất quán trên các nền tảng và tích hợp tốt hơn? Chắc chắn, bạn có thể phải cắt góc ở đâu đó, và bạn sẽ cắt góc nào hoàn toàn phụ thuộc vào bạn.

Tiếp theo: Bạn muốn sử dụng Google Drive như một người chuyên nghiệp? Dưới đây là 5 ứng dụng Chrome sẽ giúp bạn khai thác tối đa Google Drive.

Cập nhật lần cuối vào ngày 22 tháng 11 năm 2018


Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *