Cách tối ưu hóa năng suất bằng sơ đồ quy trình làm việc

Bằng cách sử dụng sơ đồ quy trình làm việc, bạn có thể tăng năng suất và đơn giản hóa quy trình làm việc của mình. Đây là cách tạo một cái cho chính bạn.

Tạo một sơ đồ dòng chảy về ngày làm việc của bạn có thể tăng hiệu quả của bạn. Điều này đúng cho dù bạn làm việc với tư cách cá nhân hay bạn quản lý một nhóm. Sơ đồ cung cấp sự rõ ràng, tổ chức và định hướng cho quy trình làm việc.

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về lợi ích của sơ đồ quy trình làm việc và cách lập sơ đồ quy trình làm việc cho chính bạn.

Tại sao phải tạo Sơ đồ quy trình làm việc?

Nếu bạn sử dụng các ứng dụng năng suất do AI hỗ trợ, bạn có thể có quy trình làm việc tự động. Trong các ứng dụng như thế này, quy trình làm việc là một tập hợp các quy trình tự động di chuyển và thay đổi các tác vụ. Tuy nhiên, các quá trình này là vô hình.

Ngược lại, sơ đồ quy trình làm việc là một công cụ tham chiếu trực quan. Đó là một sơ đồ cho thấy những gì cần làm, ai nên làm và theo thứ tự. Nó tổ chức ngày làm việc và làm rõ nhiệm vụ.

Một sơ đồ cũng có thể giúp làm cho ngày làm việc tự chỉ đạo của bạn hiệu quả hơn. Nó cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu rõ ràng, vì vậy bạn mất ít thời gian hơn khi cố gắng quyết định xem bạn nên làm gì. Hơn hết, bạn chỉ mất vài phút để thực hiện!

Cách lập sơ đồ quy trình làm việc

Có một số ứng dụng và trang web lập sơ đồ mà bạn có thể sử dụng. Các giao diện rất đơn giản. Nhấp và kéo các hình xung quanh, nhấp và kéo giữa các hình để tạo kết nối. Đây là ba trang web tạo sơ đồ bạn có thể sử dụng.

1. SmartDraw

SmartDraw là một trang web tạo biểu đồ miễn phí. Nó có thể tích hợp với rất nhiều ứng dụng năng suất phổ biến. Nó cũng đi kèm với một thư viện mẫu lớn để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.

2. Lucidchart

Các biểu đồ bạn tạo trong Lucidchart hoàn toàn có thể tìm kiếm và chia sẻ được. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí chỉ cho phép bạn chỉnh sửa ba biểu đồ gần đây nhất. Nếu bạn cần tạo nhiều quy trình công việc, bạn nên đầu tư vào phiên bản cao cấp.

3. Drawio

Drawio là một ứng dụng web cao cấp dành cho các nhóm. Biểu đồ có thể tìm kiếm được và nó cho phép chỉnh sửa đồng thời. Nó hoạt động với các ứng dụng Atlassian khác của bạn như Jira, vì vậy bạn có thể nhập các dự án hiện có một cách dễ dàng.

Mẹo để có một sơ đồ quy trình làm việc hiệu quả

Khi tạo sơ đồ cho chính mình, bạn cần hiểu phong cách làm việc của mình. Một chỉ thị mơ hồ như “viết một bản nháp” có truyền cảm hứng cho bạn hay bạn cần các bước nhỏ hơn?

Bạn cũng nên cố gắng nhất quán với định dạng của mình. Điều này giúp bạn hoặc nhóm của bạn đọc nhanh. Chọn các quyết định, quy trình và điểm kết thúc của bạn trông như thế nào. Giữ chúng giống nhau trong toàn bộ biểu đồ.

Cuối cùng, bạn có thể kết nối các quy trình công việc khác nhau với nhau. Chỉ cần nhúng liên kết chia sẻ vào ô của dòng công việc chính. Điều này cho phép bạn và nhóm của bạn di chuyển giữa các luồng.

Tổ chức quy trình làm việc của bạn

Bạn có thể sử dụng sơ đồ quy trình làm việc để tăng năng suất trong ngày làm việc của mình. Nó cũng có thể làm rõ các quy trình nhiệm vụ. Nó cho phép bạn và nhóm của bạn tự tin điều hướng luồng công việc.

Nếu bạn muốn hình ảnh hóa quy trình của mình, bạn thậm chí có thể đầu tư vào một ứng dụng lưu đồ trên máy tính để bàn. Bằng cách đó, bạn cũng có thể lưu trữ biểu đồ của mình ngoại tuyến.

Đọc tiếp