/ / Cách tạo nhóm email trong Outlook

Cách tạo nhóm email trong Outlook

Email vẫn là nguồn thông tin liên lạc chính giữa các doanh nghiệp, doanh nghiệp nhỏ, người tiêu dùng và nhà tiếp thị. Đôi khi, bạn cần thường xuyên gửi cùng một email cho một nhóm người. Thay vì thêm địa chỉ liên hệ mọi lúc trong menu soạn thư, bạn có thể tạo một nhóm email trong Outlook và đỡ rắc rối cho mình.



Tạo nhóm email trong triển vọng

Sau khi thiết lập một nhóm, bạn có thể đưa nó vào email và gửi một tin nhắn cho nhiều người một lúc. Để rõ ràng, tất cả các thuật ngữ như Nhóm liên hệ, Danh sách liên hệ, Nhóm email hoặc Danh sách phân phối đều giống nhau. Vì vậy, đừng nhầm lẫn giữa chúng.

Điều quan trọng đối với mọi người dùng Outlook khi họ dự định gửi email hàng loạt cho một nhóm người nhận, bao gồm nhân viên, đồng nghiệp hoặc bạn bè. Email nhóm giúp mọi người dùng gửi một email đến nhiều người nhận trong một lần chứ không phải là một hoạt động sao chép-dán tẻ nhạt.

Rốt cuộc, gần 400 triệu người dùng email tích cực dựa vào Outlook làm phương tiện email chính của họ và đối mặt với vấn đề này rất thường xuyên. Bài đăng này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo email nhóm trong Outlook bằng phương pháp mặc định. Bắt đầu nào.

Nhóm email là gì

Nhóm email (nhóm liên hệ) là một tập hợp các ID email để gửi email thường xuyên. Khi quản trị viên gửi email đến một nhóm email, tất cả các địa chỉ liên hệ trong nhãn nhóm đó sẽ nhận được cùng một email.

Nó tương tự như WhatsApp Broadcast, trong đó quản trị viên gửi tin nhắn đến danh sách phát sóng và mọi người trong nhóm đều nhận được tin nhắn.

Sử dụng Danh bạ Outlook để Tạo Nhóm Email

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng web Outlook để tạo một nhóm liên hệ. Thủ thuật này sẽ hoạt động trên tất cả các nền tảng như Chrome OS, Windows, Mac và thậm chí cả Linux.

Đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo một nhóm Outlook để gửi hàng loạt email.

Bước 1: Mở Outlook trên web và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft.

Bước 2: Outlook web đang thu thập các ứng dụng nhỏ như Lịch Outlook, Danh bạ Outlook, Việc cần làm của Microsoft và Ghi chú cố định. Nhấn vào biểu tượng Danh bạ Outlook.



Đi tới danh bạ

Bước 3: Màn hình sau sẽ hiển thị tất cả Liên hệ Outlook mà bạn đã lưu trữ trên Outlook.

Bước 4: Di chuột qua liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách gửi thư, sau đó nhấp vào hộp kiểm để chọn liên hệ đó. Lặp lại cho mọi liên hệ bạn muốn đưa vào danh sách.



Chọn địa chỉ liên hệ

Bước 5: Đảm bảo rằng mỗi liên hệ bạn thêm có một email được liên kết với nó. Nếu không, chúng sẽ không xuất hiện trong nhãn khi bạn gửi email cho chúng sau này.

Bước 6: Sau khi chọn mọi liên hệ, hãy nhấp vào danh sách Thêm vào và sau đó chọn Danh sách liên hệ mới.



Thêm danh sách liên hệ mới

Bước 7: Đặt tên phù hợp cho danh sách và nhấn Enter.

Bạn có thể tạo bao nhiêu nhãn tùy thích trong Outlook. Đừng quên đặt cho họ một cái tên phù hợp như Gia đình, Văn phòng, Doanh nghiệp, Khách hàng, v.v.

Gửi Email bằng Nhóm Email trong Outlook

Bây giờ bạn đã tạo danh sách với Outlook, đã đến lúc gửi email bằng Outlook. Làm theo các bước cùng với danh sách Liên hệ trong Outlook.

Bước 1: Mở Outlook trên web.

Bước 2: Nhấn vào nút Soạn ở góc trên bên trái.



Soạn tin nhăn mơi

Bước 3: Từ cửa sổ Thư mới, bắt đầu nhập tên bạn đã đặt cho danh sách liên hệ, sau đó nhấp vào gợi ý khi nó xuất hiện bên dưới trường văn bản.

Bước 4: Sau khi chọn danh sách liên hệ, hãy điền vào email, sau đó nhấp vào nút Gửi để gửi cho mọi người trong danh sách nhóm.



Gửi email triển vọng cho nhóm

Không giống như Gmail, Outlook web không hiển thị các địa chỉ email đã thêm trong menu soạn thư. Nó chỉ hiển thị tên nhóm liên hệ. Điều đó thật khó hiểu vì bạn có thể cần phải kiểm tra kỹ tên liên hệ và ID email trước khi nhấn nút Gửi.

Chỉnh sửa Nhóm Email trong Outlook

Nếu gần đây bạn đã mở rộng nhóm gia đình hoặc nhóm văn phòng của mình với các thành viên mới, bạn sẽ muốn thêm họ vào nhóm Liên hệ Outlook. Thực hiện các bước bên dưới nhóm chỉnh sửa email.

Bước 1: Mở Liên hệ Outlook trên web.

Bước 2: Chọn Tất cả Danh sách Liên hệ từ menu hamburger.



Chỉnh sửa danh sách liên hệ

Bước 3: Chọn danh sách Liên hệ mà bạn muốn chỉnh sửa.

Bước 4: Nhấn vào nút Chỉnh sửa trong Danh sách Liên hệ.

Bước 5: Tại đây, bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của người liên hệ để thêm người đó vào nhóm liên hệ email.



Chỉnh sửa nhóm email

Bước 6: Nếu bạn muốn xóa bất kỳ liên hệ hiện có nào, hãy nhấn vào dấu x bên cạnh liên hệ đó.

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn bớt nhầm lẫn giữa các nhóm đã tạo thì hãy thêm mô tả cho nhóm email.

Hạn chế của nhóm Outlook

Trước khi tiếp tục và bắt đầu tạo nhóm email Outlook, bạn cần hiểu một số hạn chế của phương pháp này.

  • Mặc dù bạn có thể dễ dàng gửi email nhóm trong Outlook, nhưng việc tạo nhóm email là một quá trình thủ công và tốn thời gian. Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã thêm ID email của mọi liên hệ mà bạn định thêm vào nhóm đó.
  • Theo dõi qua email rất khó. Giả sử bạn đã gửi email cho một nhóm người. Một số người trong số họ đã trả lời trong khi một số thì không. Bạn sẽ phải soạn thảo một email theo dõi riêng lẻ cho từng địa chỉ email và gửi nhiều email theo cách thủ công.
  • Một nhóm Outlook thiếu cá nhân hóa. Bạn không thể tùy chỉnh email nhóm của mình cho từng người nhận. Hãy nhớ rằng bạn đang soạn email cho một nhóm chứ không phải cho một người. Một email chung chung sẽ không tạo ấn tượng tốt so với một email chi tiết và được thiết kế riêng.

Cũng trên smartreviewaz

Gửi email hàng loạt khi đang di chuyển

Nhóm email có thể là một may mắn cho ai đó xử lý cùng một email cho một nhóm người. Nó cũng là một bổ sung cần có cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ở cấp độ cá nhân, nó khai báo quy trình email và tiết kiệm tài nguyên và thời gian cho bạn.

Tiếp theo:

Bạn có biết người dùng có thể tự động xóa các email không liên quan trong Outlook không? Đọc bài đăng dưới đây để tìm hiểu cách thiết lập quy tắc tự động xóa trong Microsoft Outlook.

Cập nhật lần cuối vào ngày 23 tháng 9 năm 2020


Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *