Cách sao lưu và đồng bộ hóa tài liệu Zoho

Khi nói đến việc lựa chọn giữa Google Documents, Zoho Docs (Writer) hoặc MS Word Online, và mối quan tâm chính nhất xuất hiện trong tâm trí là tính khả dụng trên nhiều nền tảng. Tất cả những gì bạn cần là một kết nối internet tốt và bạn có thể tiếp tục công việc của mình từ bất cứ đâu. Và tính năng cộng tác là quả anh đào ở trên cùng.

Bạn sẽ cảm thấy an toàn hơn nếu biết rằng mình có một bản sao lưu để sử dụng lại nếu trong một số trường hợp bất khả kháng, bạn không thể truy cập (các) tệp chính. Một tình huống đáng buồn, nhưng như chúng ta đều biết, nó xảy ra với những người tốt nhất trong chúng ta.

Ngày nay, việc sao lưu các tệp ngoại tuyến của bạn trên đám mây gần như được coi là một tiêu chuẩn. Và không cần phải nói, cách khác cũng đúng. Rốt cuộc, bạn sẽ không muốn mất dữ liệu quý giá của mình.

Rất may, Zoho Docs cho phép bạn đồng bộ hóa các tệp của mình với các dịch vụ như Dropbox hoặc cho phép bạn lưu tệp Writer của mình vào tài khoản Google Drive.

Hãy xem làm thế nào để làm cho nó đi.

Đồng bộ hóa với Dropbox

Zoho Docs cũng cho phép bạn định cấu hình tài khoản Dropbox của mình. Điểm thu hút duy nhất đó là đồng bộ hóa hai chiều, nghĩa là tất cả các tệp trên tài khoản Dropbox của bạn sẽ được đồng bộ hóa với Zoho và ngược lại.

Để định cấu hình tài khoản Dropbox của bạn, hãy làm theo các bước bên dưới.

Bước 1: Mở Zoho Docs và nhấp vào biểu tượng Dropbox ở góc trên bên phải. Nhấp vào Định cấu hình tài khoản Dropbox của bạn.

Bây giờ, bạn sẽ được chuyển hướng đến một trang đăng nhập mới. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập chi tiết tài khoản Dropbox của mình và đăng nhập.

Bước 2: Sau khi tài khoản được xác minh, bạn sẽ thấy tên người dùng Dropbox của mình. Nhấp vào nó và bạn sẽ được chuyển hướng đến trang cấu hình đồng bộ hóa.

Cấu trúc thư mục của cả Dropbox và Zoho Docs sẽ được hiển thị và tất cả những gì bạn cần làm là chọn đúng thư mục cho tác vụ của mình. Sau khi hoàn tất, hãy nhấn vào nút Sync Folders và thế là xong. Quá trình đồng bộ hóa sẽ bắt đầu ngay lập tức.

Bạn thậm chí có thể chọn thời gian đồng bộ hóa. Tùy thuộc vào mức độ ưu tiên của bạn, bạn có thể chọn Đồng bộ hóa liên tục. Nhưng, tôi muốn nói, hãy sử dụng tùy chọn Đồng bộ hóa một lần vì nó xử lý hầu hết mọi thứ.

Bạn có biết không: Dropbox Paper có rất nhiều phím tắt để định dạng văn bản.

Những điều cần lưu ý

Zoho Docs chỉ cho phép đồng bộ một thư mục Dropbox. Hiện tại, tôi đã giữ cho thư mục Dropbox của mình trống vì tôi không muốn các tệp này nằm trong Zoho. Ngoài ra, Zoho không cho phép đồng bộ hóa các thư mục con và tệp trong các thư mục đó.

Ngoài ra, nếu bạn xóa tệp trong một trong hai dịch vụ, bạn phải xóa tệp trong dịch vụ kia theo cách thủ công. Đó là vì Zoho Docs không có tính năng đồng bộ hóa xóa tệp tại thời điểm viết bài.

Đồng bộ hóa với Google Drive

Về mặt kỹ thuật, Zoho Docs không cho phép bạn đồng bộ hóa các thư mục hoặc tài liệu với Google Drive. Thay vào đó, bạn có thể lưu tệp trực tiếp vào Google Drive. Bạn cũng có thể sử dụng quy trình này để lưu tệp vào thư mục Dropbox của mình.

Khi bạn đã hoàn thành công việc của mình trên tài liệu (và tất cả các nhận xét đã được giải quyết), hãy nhấp vào Tệp> Lưu vào các Ổ đĩa khác và chọn Google Drive từ danh sách.

Hoàn toàn tự nhiên, bạn cần đăng nhập và cung cấp các quyền liên quan. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có thể thấy tất cả các thư mục Google Drive của mình được hiển thị gọn gàng trong cửa sổ nhỏ.

Bây giờ, bạn có thể chọn hoặc tạo một thư mục mới để lưu tệp của mình. Chỉ cần nhấn vào nút ‘Thêm vào thư mục này’ và tài liệu của bạn sẽ được tải lên ngay lập tức.

Ưu điểm của quá trình này là bạn có thể chọn định dạng tệp của mình. Từ PDF sang DOCX hoặc ODT, bạn có thể thoải mái lựa chọn từ một danh sách các tùy chọn phong phú. Bạn cũng có thể thêm nhiều tài khoản Google Drive. Ngoài ra, nếu bạn là người hơi hoang tưởng về các vấn đề riêng tư và bảo mật, bạn thậm chí có thể xóa tài khoản sau khi hoàn thành công việc của mình.

Đối với cả hai, hãy nhấp vào Tùy chọn> Xóa trong cửa sổ Lưu vào Ổ đĩa khác.

Rất tiếc, tính năng tương tự không được bật cho Bản trình bày Zoho hoặc Bảng tính Zoho.

Còn về Sao lưu ngoại tuyến

Mặc dù Zoho Docs không cung cấp một cách gốc để sao lưu các tệp vào PC của bạn, nhưng vẫn có một giải pháp nhỏ. Sử dụng mà bạn có thể đạt được kết quả gần như tương tự. Tôi nói tương tự và không chính xác.

Nếu bạn là người dùng Zoho Docs thông thường, bạn phải biết rằng nó cho phép bạn tải tệp xuống PC của mình. Điều đáng mừng là Zoho Docs cung cấp nhiều tùy chọn cho bạn lựa chọn. Vì vậy, cho dù bạn muốn lưu tệp dưới dạng PDF hay dưới dạng tệp văn bản thuần túy, sự lựa chọn là của bạn.

Để làm như vậy, hãy mở Tệp, nhấp vào Tải xuống dưới dạng và chọn một trong các tùy chọn. Bạn cũng có thể chọn bảo vệ tệp của mình bằng mật khẩu trong trường hợp bạn sử dụng máy tính dùng chung.

Mẹo chuyên nghiệp: Zoho Writer cung cấp một chế độ viết không bị phân tâm được gọi là Focus Typing. Để truy cập nó, hãy nhấp vào Công cụ> Tùy chọn bố cục và chuyển đổi công tắc cho Nhập tiêu điểm.

Chào mừng Hòa bình!

Với cảm ứng hiện đại và các công cụ chỉnh sửa thú vị, Zoho Docs là một công cụ phù hợp cho mọi nhu cầu xử lý văn bản hoặc bảng tính của bạn. Thêm vào đó, các tính năng cộng tác gọn gàng là đóng băng ở trên cùng. Và một khi bạn đã tìm ra cách thích hợp để sao lưu tất cả các tài liệu quan trọng của mình, tôi muốn nói rằng bạn sẽ được sắp xếp.

Tiếp theo: Nói về cộng tác, bạn có biết rằng Zoho Writer cho phép bạn khóa tài liệu của mình trong quá trình cộng tác không? Đọc bài viết sau để biết tất cả các mẹo và thủ thuật ẩn.