Cách tạo, chỉnh sửa và xóa danh sách thả xuống trong Google Trang tính

Google Trang tính là một ứng dụng bảng tính phổ biến với một số tính năng hữu ích. Một trong số đó là khả năng tạo danh sách thả xuống bên trong bất kỳ ô hoặc phạm vi ô nào. Khi bạn đã thêm danh sách thả xuống, việc chia sẻ tài liệu Google Trang tính đó trở nên dễ dàng trong Google Drive.

Một lý do để thêm danh sách có thể là đặt câu hỏi trắc nghiệm cho người dùng, cho phép họ chọn câu trả lời dựa trên sở thích của họ. Ví dụ, điều này cũng có thể được sử dụng để thu thập phản hồi. Cho dù trường hợp sử dụng của bạn là gì, việc tạo danh sách thả xuống và chỉnh sửa sau này thật dễ dàng trong cả trình duyệt web và phiên bản dành cho thiết bị di động của Google Trang tính.

Hãy bắt đầu nào.

Tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính trong Ứng dụng web

Chúng tôi đã thử trình duyệt Edge trên máy Windows và bạn có thể sử dụng trình duyệt này trên bất kỳ trình duyệt nào trên cả Windows và Mac. Điều đó nói rằng, Google đề xuất trình duyệt Chrome để có kết quả tốt nhất.

Bước 1: Loại sheet.new trong thanh địa chỉ để tạo và mở nhanh tài liệu Google Trang tính mới hoặc mở một tài liệu từ tài khoản Google Drive của bạn.

Bước 2: Chọn Xác thực dữ liệu trong menu Dữ liệu.

Bước 3: Trong cửa sổ bật lên sau đó, hãy chọn tiêu chí có thể là ‘Danh sách các mục’ hoặc ‘Danh sách từ một phạm vi’. Tùy chọn đầu tiên có nghĩa là người dùng có thể chọn một mục từ danh sách các mục được xác định trước. Tùy chọn thứ hai có nghĩa là người dùng có thể chọn danh sách các mục từ các ô khác trong cùng một trang tính hoặc thậm chí các trang tính khác trong cùng một tài liệu. Chúng tôi sẽ đi với Danh sách các mục để giữ cho nó đơn giản.

Bước 4: Tiếp theo, nhập tất cả các mục mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách chỉ được phân tách bằng dấu phẩy vào hộp thứ hai bên cạnh Tiêu chí.

Bước 5: Bật ‘Hiển thị danh sách thả xuống trong một ô’ để hiển thị danh sách thả xuống trong ô đã chọn với mũi tên hướng xuống giúp người dùng dễ dàng nhận thấy rằng có một danh sách thả xuống trong ô được đánh dấu.

Bước 6: Chọn Hiển thị cảnh báo bên cạnh ‘Trên dữ liệu không hợp lệ’ nếu bạn muốn cho phép người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ (thứ gì đó không được xác định trước) nhưng sẽ đánh dấu mục đã nhập để đánh dấu mục đó. Chọn Từ chối đầu vào để không cho phép chọn bất kỳ thứ gì không được xác định trước.

Bước 7: Chọn ‘Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực’ nếu bạn muốn thêm ghi chú tùy chỉnh để giúp người dùng hiểu họ phải làm gì với danh sách thả xuống. Một hộp văn bản sẽ xuất hiện khi bạn chọn tùy chọn để nhập ghi chú.

Bước 8: Nhấp vào nút Lưu để hoàn tất và kiểm tra danh sách thả xuống trực tiếp trong ô đã chọn.

Đây là giao diện của nó khi bạn nhấp vào mũi tên hướng xuống.

Bây giờ bạn có thể chọn một mục được xác định trước từ danh sách thả xuống bằng cách nhấp vào mũi tên và chọn một mục.

Ngoài ra, bạn có thể nhập (gõ nó ra) một cái gì đó không được xác định trước.

Ô sẽ ngay lập tức được gắn cờ bằng biểu tượng màu đỏ và một thông báo sẽ xuất hiện khi bạn di chuyển con trỏ chuột lên trên ô đó.

Tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính trong Ứng dụng dành cho thiết bị di động

Các bước thực hiện cho cả phiên bản Android và iOS đều giống nhau. Chúng tôi sẽ sử dụng Android trong ví dụ bên dưới.

Bước 1: Mở ứng dụng Google Trang tính và mở / tạo tài liệu Trang tính mới. Chọn ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống. Bây giờ, hãy nhấn vào biểu tượng menu ba chấm ở góc trên bên phải và chọn Xác thực dữ liệu.

Bước 2: Chọn một Tiêu chí cho danh sách thả xuống. Nó có thể là ‘Danh sách các mục’ hoặc ‘Danh sách từ một phạm vi’. Sau đó nhấn vào nút Thêm để nhập các mục được phân tách bằng dấu phẩy mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống.

Bước 3: Bật ‘Hiển thị menu thả xuống trong ô’ để hiển thị mũi tên cho người dùng biết rằng ô có chứa menu thả xuống. Bật ‘Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực’ để hiển thị thông báo tùy chỉnh nhằm giúp người dùng hiểu họ cần làm gì. Khi bạn bật điều đó, nút Chỉnh sửa sẽ xuất hiện. Nhấn vào đó để thêm tin nhắn.

Bước 4: Trong tiêu đề ‘Trên dữ liệu không hợp lệ’, hãy chọn Hiển thị cảnh báo nếu bạn muốn người khác nhập nội dung nào đó không được xác định trước. Chọn Từ chối đầu vào nếu bạn muốn buộc người dùng chọn một trong các mục từ danh sách. Nhấn vào nút Lưu khi bạn hoàn tất.

Bạn sẽ nhận thấy một mũi tên ở góc dưới cùng của màn hình khi chọn ô chứa menu thả xuống. Nhấn vào nó để chọn một mục từ danh sách sẽ trượt từ dưới lên.

Nếu bạn muốn nhập một giá trị khác thay vì giá trị được xác định trước, hãy nhấn vào biểu tượng bàn phím và nhập câu trả lời của bạn.

Cũng giống như ứng dụng web, nhập một câu trả lời khác với câu trả lời được xác định trước sẽ gắn cờ cho ô để đánh dấu.

Chỉnh sửa hoặc xóa danh sách thả xuống trong Google Trang tính trên ứng dụng web

Một số bước đầu tiên sẽ vẫn như cũ. Chọn ô mà bạn đã thêm danh sách thả xuống trong Trang tính và đi tới Dữ liệu> Trình đơn xác thực dữ liệu. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tiêu chí, ô đã chọn và tất cả các tùy chọn khác hoặc chỉ cần nhấp vào nút Xóa xác thực để xóa danh sách. Bấm vào nút Lưu để lưu các thay đổi.

Lưu ý rằng việc xóa danh sách thả xuống sẽ xóa xác thực nhưng không xóa thông tin nhập của người dùng theo cách thủ công.

Chỉnh sửa hoặc xóa danh sách thả xuống trong Google Trang tính trên Ứng dụng dành cho thiết bị di động

Các bước chỉnh sửa hoặc xóa danh sách thả xuống trong ứng dụng di động của Google Trang tính cũng được giữ nguyên. Chọn ô chứa danh sách thả xuống và từ menu ba chấm, hãy chọn Xác thực dữ liệu. Nhấn vào Xóa quy tắc để xóa danh sách hoặc chỉnh sửa danh sách khi bạn thấy phù hợp.

Danh sách thả xuống rất thú vị

Tạo và quản lý danh sách thả xuống trong Google Trang tính khá dễ dàng. Chỉ mất chưa đến vài phút để tạo một danh sách, nhưng rất nhiều cũng sẽ phụ thuộc vào số lượng mục. Và nếu bạn đã đặt tiêu chí thành ‘Danh sách từ một phạm vi’, điều đó có thể cần thêm một thời gian.

Bạn cũng có thể cộng tác với những người dùng khác trên cùng một tài liệu Google Trang tính bằng cách cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tài liệu. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một chút thời gian quý báu, đặc biệt nếu một số danh sách thả xuống có liên quan hoặc quá nhiều dữ liệu để phân tích cú pháp.