Cách sử dụng Tài liệu ClickUp: Hướng dẫn cơ bản
ClickUp đã giành được danh hiệu là một cường quốc quản lý dự án, với hàng loạt tính năng ấn tượng và các tùy chọn có thể tùy chỉnh. Nhưng với rất nhiều thứ để cung cấp, thật dễ dàng bỏ qua một trong những công cụ có giá trị nhất của nó—ClickUp Docs.
Bài viết này sẽ đề cập đến mọi thứ bạn cần biết về ClickUp Docs để bạn có thể tận dụng tối đa. Đăng nhập vào tài khoản ClickUp của bạn trong một tab khác và làm theo.
Mục Lục
Tài liệu ClickUp là gì?
ClickUp Docs (hay còn gọi là Docs 3.0) là công cụ xử lý văn bản dựa trên đám mây của ClickUp cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác trên bất kỳ loại tài liệu nào. Giống như hầu hết các trình xử lý văn bản, bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh, biểu tượng cảm xúc, video và bảng vào tài liệu của mình, đồng thời tạo kiểu cho chúng bằng các tùy chọn định dạng như tiêu đề, danh sách có dấu đầu dòng, dấu ngoặc kép và khối mã.
Cho dù bạn muốn ghi lại các ghi chú cuộc họp, viết báo cáo, soạn thảo đề xuất hay tạo danh sách việc cần làm đơn giản, ClickUp Docs sẽ giúp bạn. Phần tốt nhất? Nó được tích hợp đầy đủ với phần còn lại của không gian làm việc của bạn, giúp bạn dễ dàng cộng tác và luôn ngăn nắp ở một nơi.
Bắt đầu với ClickUp Docs
Bây giờ bạn đã có ý tưởng về ClickUp Docs là gì, hãy bắt tay thực hành với các tính năng của nó và cách sử dụng chúng. Đến cuối bài viết này, bạn sẽ rất quen thuộc với môi trường Tài liệu và tự tin tạo tài liệu đầu tiên của mình. Bắt đầu nào!
1. Tạo một tài liệu mới
Có hai cách để tạo tài liệu mới trong ClickUp. Một cách là thêm nó dưới dạng Dạng xem bằng cách trước tiên điều hướng đến một không gian, thư mục hoặc danh sách cụ thể và nhấp vào Xem trên điều hướng hàng đầu.
Nếu bạn còn khá mới đối với ClickUp và đang cố gắng tìm hiểu các thuật ngữ như danh sách, thư mục và khoảng trắng, bạn có thể xem hướng dẫn này về các thuật ngữ ClickUp dành cho người mới bắt đầu.
Từ danh sách thả xuống, chọn bác sĩvà bấm vào Thêm vào cái nút.
Mặc dù phương pháp này thuận tiện cho việc truy cập dễ dàng trong một không gian, thư mục hoặc danh sách cụ thể, nhưng có một nhược điểm cần xem xét. Khi bạn xóa dạng xem, tài liệu của bạn sẽ chuyển vào thùng rác cùng với dạng xem đó. Hãy ghi nhớ điều này nếu bạn chọn thực hiện phương pháp này.
Phương pháp thứ hai loại bỏ vấn đề này bằng cách tự động lưu tài liệu của bạn trong không gian “Mọi thứ” mặc định (không thể xóa được). Vì vậy, trước tiên, hãy mở rộng TÀI LIỆU trong thanh bên và nhấp vào THÊM MỚI cái nút.
2. Tùy chỉnh tài liệu của bạn
Để bắt đầu, hãy đặt tiêu đề cho tài liệu mới của bạn.
Giờ đây, bạn có thể bắt đầu tùy chỉnh giao diện tài liệu của mình bằng ảnh bìa và biểu tượng. Di chuột qua khu vực tiêu đề và nhấp vào Thêm biểu tượng để thêm một biểu tượng và thêm bìa để chọn ảnh bìa.
Tài liệu của bạn sẽ trông giống như hình bên dưới. bấm vào Mở rộng biểu tượng để xem tài liệu ở chế độ xem toàn màn hình.
3. Thêm Trang và Trang Phụ vào Tài liệu của Bạn
Một trong những điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy là không gian canvas hầu như không giới hạn mà tài liệu ClickUp cung cấp, có nghĩa là bạn có nhiều không gian để thêm và sắp xếp nội dung của mình. Bạn cũng có thể chọn chia nhỏ nội dung của mình thành nhiều trang bằng cách nhấp vào Thêm trang cái nút.
Bạn có thể chia nhỏ nội dung dưới mỗi trang thành các trang phụ. Tất cả những gì bạn cần làm là di chuột đến trang mà bạn muốn thêm trang con và nhấp vào nút màu xanh + biểu tượng.
Khi bạn bấm vào dấu chấm lửng bên cạnh biểu tượng dấu cộng, bạn có một menu tùy chọn cho phép bạn thực hiện các thay đổi đối với trang bao gồm đổi tên, sao chép hoặc xóa trang.
Không có giới hạn về số lượng trang và trang phụ mà bạn có thể thêm vào tài liệu. Và đối với mỗi trang bạn thêm vào, bạn có thể chọn tùy chỉnh nó bằng một biểu tượng và ảnh bìa độc đáo.
4. Thêm Mẫu vào Trang trống
Các mẫu tạo sẵn của ClickUp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối khi thêm và định dạng nội dung. Bạn có thể truy cập thư viện mẫu thông qua lệnh gạch chéo bằng cách gõ /bản mẫu (được đánh dấu là “1” trong hình bên dưới) và nhấn Đi vào trên bàn phím của bạn hoặc bằng cách nhấp vào nút cây đũa phép (được đánh dấu là “2”) ở bên phải.
Các mẫu Tài liệu của ClickUp bao gồm nhiều danh mục khác nhau, từ Nhân sự & Tuyển dụng đến Kỹ thuật & Sản phẩm. Mỗi mẫu đều có khả năng tùy chỉnh cao, cho phép bạn điều chỉnh mẫu theo nhu cầu và sở thích cụ thể của mình.
5. Thêm nội dung vào trang trống
Thay vì sử dụng mẫu, bạn có thể chọn thêm nội dung từ đầu bằng cách nhập trực tiếp vào tài liệu. Khi tô sáng một văn bản, bạn sẽ nhận được một loạt các tùy chọn định dạng cho phép bạn tùy chỉnh hình thức của văn bản, để lại nhận xét về văn bản hoặc chuyển đổi văn bản đó thành một tác vụ.
Bạn cũng có thể mở menu lệnh gạch chéo để chèn các loại nội dung khác nhau vào trang—chỉ cần nhấp vào biểu tượng nhỏ + biểu tượng hoặc nhấn vào dấu gạch chéo về phía trước (/) trên bàn phím của bạn.
Từ menu lệnh gạch chéo, bạn có thể thêm Danh sách bạn đã tạo trong không gian làm việc của mình hoặc bất kỳ nội dung bên ngoài nào như trang web, Google Tài liệu hoặc video YouTube.
Menu này cũng cho phép bạn cải thiện việc tổ chức trang của mình bằng cách thêm các khối nâng cao như cột, bảng, ngăn, nút và mục lục.
6. Tùy chỉnh giao diện của trang
Để tùy chỉnh giao diện của trang bạn đang làm việc, trước tiên bạn cần nhấp vào biểu tượng mũi tên trái để mở thanh bên.
Phần trên cùng của tab Chi tiết trang được chia thành Cơ bản và Nâng cao. Cả hai phần này đều cho phép bạn chọn loại phông chữ, đồng thời điều chỉnh kích thước phông chữ, chiều cao dòng, khoảng cách giữa các đoạn và chiều rộng trang cho trang của bạn.
Khi bạn cuộn xuống sâu hơn, phần tiếp theo cho phép bạn tùy chỉnh giao diện của khu vực tiêu đề trên trang của mình. Bạn có thể bật hoặc tắt các tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố bạn muốn hiển thị trong tiêu đề trang của mình.
Trong hình ảnh bên dưới, có bốn thành phần tiêu đề được bật: ảnh bìa, tiêu đề & biểu tượng trang, chủ sở hữu và ngày cập nhật.
Tab Chi tiết trang cũng có phần Thống kê nơi bạn có thể xem số lượng từ và ký tự trong nội dung của mình cũng như thời gian đọc ước tính.
Bạn có thể xem các số liệu thống kê này cho toàn bộ tài liệu của mình bằng cách chọn bác sĩ tùy chọn từ mũi tên thả xuống bên cạnh Trang cái nút.
7. Liên kết giữa các tác vụ và tài liệu khác
Tab Mối quan hệ & Tham chiếu cho phép bạn liên kết trang hiện tại của mình với các tác vụ và tài liệu khác bên trong ClickUp. Tab này có ba phần chính:
- Liên kết trang: Các + trong phần này cho phép bạn liên kết tới bất kỳ tác vụ hoặc tài liệu nào trong không gian làm việc ClickUp của mình. Liên kết đến các khu vực khác không chỉ cấp cho bạn quyền truy cập vào chúng từ trang hiện tại mà còn tạo ra một liên kết ngược cho phép bạn truy cập trang hiện tại của mình từ các khu vực được liên kết.
- Người giới thiệu: Tập hợp tất cả các khu vực trong không gian làm việc của bạn nơi tài liệu bạn đang làm việc đã được đề cập.
- Liện kết ngoại: Tập hợp các liên kết bên ngoài được sử dụng trong tài liệu của bạn.
Bạn có thể tăng cường tổ chức và kết nối công việc của mình bằng tính năng này, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan và mang lại trải nghiệm điều hướng liền mạch.
8. Nhập và xuất trong ClickUp Docs
Trong tab Nhập & Xuất, bạn có thể nhập các tệp HTML vào tài liệu ClickUp của mình, cũng như xuất một trang (hoặc tất cả các trang bên trong tài liệu của bạn) dưới dạng tệp PDF hoặc HTML.
9. Cộng tác trên một tài liệu với các thành viên trong nhóm
với Chia sẻ nút, bạn có thể chọn các thành viên không gian làm việc cụ thể để cộng tác hoặc chia sẻ liên kết tới tài liệu với những người không thuộc không gian làm việc của bạn.
Ngoài ra còn có một tính năng nhận xét cho phép bạn tương tác với những người có quyền truy cập vào tài liệu. Bạn có thể chia sẻ tệp, ghi chú thoại và bản ghi màn hình để cộng tác mang tính tương tác và hiệu quả hơn.
Tạo tài liệu đầu tiên của bạn với ClickUp Docs
ClickUp Docs là một tính năng mạnh mẽ và linh hoạt giúp việc tạo, quản lý và cộng tác tài liệu trở nên dễ dàng. Với nhiều tùy chọn định dạng và tích hợp liền mạch với phần còn lại của không gian làm việc của bạn, ClickUp Docs là công cụ hoàn hảo để hợp lý hóa quy trình công việc và nâng cao năng suất của bạn. Bên cạnh đó, còn có nhiều tính năng ClickUp khác đáng để khám phá.