Cách so sánh các tài liệu trong Google Documents

Google Docs đang nhanh chóng leo lên bậc thang để cạnh tranh gay gắt với Microsoft Word bằng cách liên tục giới thiệu các tính năng mới. Một trong những bổ sung gần đây là khả năng so sánh các tài liệu. Tính năng này rất hữu ích khi bạn đang làm việc cộng tác với những người khác trên một tài liệu.

Tính năng so sánh sẽ đại diện cho những thay đổi được thực hiện dưới dạng đề xuất, giúp tạo tài liệu cuối cùng dễ dàng hơn. Đó là một công cụ hữu ích cho giáo viên và người biên tập để xem những gì đã thay đổi bằng cách so sánh các phiên bản trước và sau.

Vì vậy, chúng ta hãy xem cách so sánh các tài liệu trong Google Docs.

So sánh tài liệu trong Google Documents

Để so sánh, bạn sẽ cần hai tài liệu riêng biệt trong Google Tài liệu. Nếu bạn muốn so sánh nó với tài liệu Word, bạn sẽ cần chuyển đổi tài liệu DOCX sang định dạng GDOC.

Ghi chú: Việc chuyển đổi DOCX sang GDOC có thể dẫn đến các vấn đề về định dạng.

Bước 1: Mở tài liệu bạn muốn so sánh trong Google Documents. Bây giờ, nhấp vào Công cụ từ thanh menu lên trên cùng và chọn ‘So sánh tài liệu’.

Bước 2: Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Ổ của tôi’ để tìm nạp tài liệu so sánh.

Bước 3: Tìm tài liệu so sánh bằng bốn tab (Ổ của tôi, Được chia sẻ với tôi, Được gắn dấu sao hoặc Gần đây) ở trên cùng. Ngoài ra, sử dụng thanh tìm kiếm để định vị tệp một cách nhanh chóng. Khi bạn tìm thấy tài liệu ưa thích, hãy chọn nó và nhấp vào Mở.

Bước 4: Bây giờ, bạn cũng sẽ nhận được một tùy chọn để phân bổ sự khác biệt cho một người dùng cụ thể. Thật thuận tiện khi cộng tác trên một tài liệu hoặc nếu tác giả gốc của tài liệu là một người nào đó không phải là bạn. Để nhập tài liệu có nhận xét, hãy đánh dấu hộp kiểm có nội dung ‘Bao gồm nhận xét từ các tài liệu đã chọn’ và nhấp vào So sánh. Sau đó nhấp vào Mở khi so sánh đã sẵn sàng.

Ghi chú: Thời gian so sánh sẽ khác nhau tùy thuộc vào kích thước của tài liệu. Nếu đó là một tập hợp các hợp đồng hoặc báo cáo chứa hàng trăm trang, thì có thể mất thêm một chút thời gian để so sánh.

Sau đó, một tài liệu mới sẽ mở ra trong một tab riêng biệt cho bạn thấy sự khác biệt giữa hai tài liệu này. Ngoài ra, Google Documents sẽ tự động lưu nó với tên ‘So sánh’, theo sau là tên của hai tài liệu.

Xem so sánh

Trong tài liệu được so sánh, bạn sẽ thấy tất cả sự khác biệt giữa các tài liệu xuất hiện dưới dạng văn bản được đánh dấu. Đối với văn bản đã bị xóa khỏi tài liệu, bạn sẽ thấy các đường gạch ngang màu đỏ tươi trên đó.

Trong ngăn bên phải, bạn sẽ có thể thấy các thay đổi và tên của người đã thực hiện chúng. Mỗi thay đổi sẽ xuất hiện dưới dạng một gợi ý trong tài liệu. Thuận tiện, bạn có thể chọn chấp nhận hoặc từ chối chỉnh sửa đó bằng cách nhấp vào dấu kiểm hoặc dấu ‘X’ trong ngăn bên phải.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem hoặc thêm nhận xét về một đề xuất cụ thể trong ngăn bên phải. Để thêm nhận xét, hãy chọn đề xuất và hộp ‘Trả lời hoặc thêm người khác bằng @’. Điều này rất hữu ích để thêm lý do cho sự thay đổi.

Phần thưởng: Cách Xem Lịch sử Phiên bản Google Tài liệu

Bên cạnh tính năng so sánh, Google Docs còn có tính năng ‘Lịch sử phiên bản’ gọn gàng tương tự như tính năng ‘Lịch sử sửa đổi’ trên Microsoft Word. Nó cho phép bạn tìm các phiên bản cũ hơn của tài liệu trong trường hợp bạn muốn truy cập lại chúng.

Đây là cách hoàn nguyên về phiên bản trước của tài liệu.

Bước 1: Mở tài liệu Google Docs của bạn. Bây giờ hãy nhấp vào tùy chọn Tệp từ thanh menu ở trên cùng. Đi tới ‘Lịch sử phiên bản’ và sau đó nhấp vào ‘Xem lịch sử phiên bản’.

Hoặc nếu không, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H để mở nhanh lịch sử phiên bản.

Bước 2: Trong ngăn bên phải, bạn sẽ thấy danh sách các phiên bản tài liệu có sẵn với ngày, giờ và tên tác giả. Bạn có thể nhấp vào một phiên bản cụ thể để xem nó. Nếu bạn muốn hoàn nguyên về phiên bản bạn chọn, hãy nhấp vào biểu tượng menu ba chấm và chọn ‘Khôi phục phiên bản này’ từ danh sách.

Một lần nữa, những thay đổi giữa các phiên bản được hiển thị dưới dạng văn bản được đánh dấu và gạch ngang. Để xóa chúng, hãy bỏ chọn hộp ‘Hiển thị thay đổi’. Ngoài ra, bạn có thể đổi tên phiên bản bằng cách nhấp vào biểu tượng menu ba chấm và chọn tùy chọn ‘Đặt tên cho phiên bản này’ từ danh sách.

Tìm ra sự khác biệt

Mặc dù bạn có thể xem sự khác biệt giữa nhiều phiên bản bằng cách sử dụng lịch sử phiên bản, nhưng Google Tài liệu sẽ tiến thêm một bước với khả năng so sánh các tài liệu. Và giống như hầu hết các tính năng trên Google Documents, nó khá đơn giản để sử dụng ngay cả khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên.

Bạn có thấy tính năng này hữu ích không? Nếu vậy, hãy xem các mẹo và thủ thuật thú vị này của Google Documents để sử dụng nó như một người chuyên nghiệp.