/ / Cách quản lý “Tệp được chia sẻ với tôi” trên Google Drive

Cách quản lý “Tệp được chia sẻ với tôi” trên Google Drive

phu-kien

Nếu bạn là thành viên của một nhóm lớn hoặc bận rộn, rất có thể bạn chia sẻ các tệp Google Drive với nhau. Tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, điều này có nghĩa là hàng chục tệp mỗi ngày.

Sau một thời gian, bạn có thể có hàng trăm hoặc hàng nghìn tệp trong Google Drive của mình. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách quản lý các tệp Google Drive được chia sẻ của mình để tránh lộn xộn.


Quản lý các tệp Google Drive “Được chia sẻ với tôi” của bạn

Những thứ bạn có thể thấy trong phần “Được chia sẻ với tôi” của Google Drive bao gồm các tệp và thư mục được chia sẻ với bạn và các tệp được chia sẻ bằng liên kết mà bạn đã mở.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm thấy thông tin chi tiết về các tệp được chia sẻ với bạn trong bộ sưu tập “Được chia sẻ với tôi”: Các chi tiết này bao gồm tên tệp hoặc thư mục, loại tệp, ví dụ: Tài liệu hoặc Trang tính, người đã chia sẻ tệp đó với bạn và ngày nó được chia sẻ với bạn.

Chúng tôi đã đề cập đến cách sử dụng các tệp được chia sẻ trên Google Drive. Bây giờ chúng ta hãy xem các cách khác nhau để quản lý các tệp được chia sẻ trong Google Drive.

1. Chuyển từ bố cục lưới sang bố cục danh sách

Google Drive cho phép bạn xem các tệp của mình ở bố cục lưới hoặc bố cục danh sách. Theo mặc định, nó được đặt thành bố cục lưới. Tuy nhiên, bố cục lưới hiển thị các tệp của bạn dưới dạng thẻ vuông lớn.

Mặc dù bố cục lưới cung cấp một bản xem trước nhanh chóng, nhưng nó có thể nhanh chóng chiếm không gian đáng kể trên màn hình của bạn. Do đó, chỉ cho phép bạn xem một số ít tệp mỗi lần. Điều này có thể yêu cầu bạn tiếp tục cuộn trong một lúc để truy cập các tệp nằm sâu hơn.

Mặt khác, với bố cục danh sách, các tệp và thư mục của bạn được liệt kê theo thứ tự thời gian, cung cấp cho bạn chế độ xem toàn cảnh nhưng ít chi tiết hơn. Điều này có thể hữu ích nếu bạn có một kho lưu trữ lớn các tệp cần sắp xếp.

Cách thay đổi bố cục Drive

Để thay đổi bố cục:

  1. Truy cập Google Drive của bạn và đăng nhập nếu bạn chưa đăng nhập.
  2. Bấm vào Chia sẻ với tôi trên ngăn bên trái.
  3. Hướng đến Cách trình bày (biểu tượng giống cái bàn) ở ngoài cùng bên phải của bạn, ngay bên dưới biểu tượng bánh răng cài đặt và nhấp vào nó.


Thao tác này sẽ chuyển bố cục của bạn từ dạng lưới sang dạng danh sách. Bạn luôn có thể thay đổi điều này bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp lại vào hộp bố cục. Chỉ cần nhớ rằng lựa chọn bố cục của bạn có thể ảnh hưởng đến khả năng hiển thị và khả năng truy cập của tệp hoặc thư mục trong “Được chia sẻ với tôi”.

2. Sắp xếp tệp bằng cách thêm phím tắt vào Drive

Một cách khác để quản lý các tệp được chia sẻ của bạn là thêm các phím tắt cho chúng hoặc sắp xếp chúng thành các thư mục. Bằng cách nhóm các tệp tương tự vào một thư mục, bạn sẽ dễ dàng xác định vị trí các loại tệp cụ thể mà người khác đã chia sẻ với bạn hơn.

Bạn có thể thêm tệp vào thư mục “Ổ đĩa của tôi”, thư mục “Máy tính”, vào “Có gắn dấu sao” hoặc chỉ cần tạo một thư mục mới. Bạn cũng có thể mã màu cho các thư mục Google Drive của mình để dễ nhận dạng hơn.

Cách thêm tệp vào lối tắt trong Drive

Đây là cách di chuyển các tệp “Được chia sẻ với tôi” vào các thư mục.

  1. Chuyển đến tài khoản Google Drive của bạn.
  2. Bấm vào Chia sẻ với tôi.
  3. Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chuyển đến một thư mục.
  4. Bấm vào Thêm lối tắt vào Drive.

  5. Nhấp vào mũi tên chuyển tiếp ở bên phải của Ổ đĩa của tôi.
  6. Bấm vào Thư mục mới ở dưới cùng bên trái.
  7. Đặt tên cho thư mục và nhấp vào dấu tích màu xanh và bạn đã hoàn tất.

Bây giờ bạn có thể bắt đầu di chuyển các tệp được chia sẻ của mình vào thư mục này. Để truy cập các tệp đã di chuyển của bạn, chỉ cần nhấp vào Ổ của tôi, Máy tính hoặc Có gắn dấu sao. Nếu bạn đã tạo một thư mục mới, bạn có thể tìm thấy nó bên trong “Ổ của tôi”.

3. Xóa các tệp hoặc thư mục mà bạn không còn sử dụng nữa

Mặc dù điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng bạn thực sự muốn suy nghĩ kỹ trước khi xóa một tệp hoặc thư mục được chia sẻ với bạn. Điều này là do các tệp được chia sẻ với bạn không thuộc về bạn.

Tuy nhiên, nếu một tệp hoặc thư mục đã hết tính hữu dụng, bạn có thể tiếp tục và xóa nó. Đó là một trong những cách để dọn dẹp Google Drive nói chung. Xóa tệp được chia sẻ sẽ không xóa tệp đó khỏi Google Drive của chủ sở hữu.


Nhưng nếu vì bất kỳ lý do gì, bạn cần sử dụng lại tệp đã chia sẻ đã xóa, bạn sẽ cần yêu cầu chủ sở hữu chia sẻ lại tệp đó một lần nữa. Nếu không, chỉ thực hiện việc này nếu bạn chắc chắn rằng mình sẽ không cần tệp nữa.

Cách xóa các tệp “Được chia sẻ với tôi” trên Google Drive

Để xóa một tệp hoặc thư mục được chia sẻ:

  1. Chuyển đến tài khoản Google Drive của bạn.
  2. Bấm vào Chia sẻ với tôi và điều hướng đến phần tệp.
  3. Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục bạn muốn xóa.
  4. Cuộn xuống các tùy chọn menu và nhấp vào Loại bỏ.

Sau khi bạn xóa tệp được chia sẻ, nếu bạn mở lại tệp đó, tệp đó sẽ xuất hiện lại trong “Được chia sẻ với tôi”. Nó cũng có thể hiển thị trong kết quả khi bạn tìm kiếm tệp trong Drive.

4. Sao lưu các tệp được chia sẻ với tôi của bạn

Mặc dù Google Drive cung cấp cho bạn bộ nhớ đám mây miễn phí, nhưng nó có 15GB cho phép và nội dung “Được chia sẻ với tôi” của bạn được tính vào giới hạn này. Do đó, nếu bạn nghi ngờ rằng các tệp “Được chia sẻ với tôi” của bạn đang đẩy giới hạn này, bạn có thể xóa chúng.

Nhưng trước khi bạn xóa chúng, hãy đảm bảo tải xuống trước và sao lưu chúng vào bộ nhớ ngoài phòng trường hợp bạn sẽ cần chúng trong tương lai. Tốt hơn, hãy mua bộ nhớ từ Google.

Các gói lưu trữ đám mây trả phí của Google bắt đầu từ 100GB cho cơ bản đến 2TB cho cao cấp. Họ cũng đi kèm với các đặc quyền bổ sung như tiếp cận với các chuyên gia của Google, khả năng chia sẻ với tối đa năm người và các lợi ích bổ sung dành cho thành viên.

Cách sao lưu các tệp “Chia sẻ với Tôi”

Để tải xuống tệp “Được chia sẻ với tôi”:

  1. Đi đến của bạn Chia sẻ với tôi tiết diện.
  2. Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn tải xuống.
  3. Cuộn xuống các tùy chọn menu và nhấp vào Tải xuống.

Nếu sắp hết bộ nhớ trong tài khoản của mình, bạn có thể cần mua thêm. Đây là cách mua bộ nhớ trên Google:

  1. Chuyển đến tài khoản Google Drive của bạn.
  2. Cuộn xuống cuối ngăn bên trái.
  3. Bấm vào Mua bộ nhớ.

Bạn sẽ được chuyển hướng đến trang thanh toán, nơi bạn có thể thực hiện lựa chọn và thực hiện thanh toán của mình.

Cách tự xóa bản thân khỏi tệp được chia sẻ trên Google Drive

Giả sử ai đó thêm bạn vào tài liệu hoặc thư mục mà không có sự cho phép của bạn, bạn có thể dễ dàng xóa chính mình khỏi các tệp được chia sẻ. Đây là cách thực hiện:

  1. Khởi chạy ứng dụng Drive trên điện thoại di động của bạn.
  2. Nhấn vào Được chia sẻ cái nút.
  3. Nhấn vào nút ba chấm (Tác vụ khác) bên cạnh tệp hoặc thư mục mà bạn muốn tự xóa.
  4. Gõ vào Quản lý quyền truy cập.
  5. Nhấn vào tên tài khoản của bạn và nhấn vào Loại bỏ.

Thao tác này sẽ xóa bạn khỏi tài liệu được chia sẻ.

Thu dọn phần tệp “Chia sẻ với tôi” của bạn

Các tệp được chia sẻ có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn và làm chật chội Google Drive của bạn. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách thực hiện các bước được nêu trong bài viết này để ngăn nắp và giữ mọi thứ ngăn nắp. Mục “Được chia sẻ với tôi” gọn gàng hơn trông hấp dẫn hơn, giúp truy cập và truy xuất tài liệu dễ dàng và nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất. Hơn thế nữa, gần như tất cả các phương pháp này đều miễn phí. Ngoài ra, bạn luôn có thể thử các lựa chọn thay thế dựa trên đám mây khác như Dropbox, OneDrive, Flickr, Amazon S3, NAS và WebDav.

phu-kien

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.