Cách giảm thiểu các cuộc họp tại nơi làm việc bằng tài liệu quy trình làm việc của Tango

Các cuộc họp thời gian thực có ăn sâu vào ngày của bạn không? Những tương tác này có thể chiếm hết lịch trình của bạn khi bạn đang làm việc từ xa. Tất nhiên, một số cuộc họp rất có giá trị và chúng tôi sẽ không bao giờ tranh luận ngược lại.

Nhưng nếu bạn đã từng kết thúc cuộc gọi điện video và coi đó là việc lãng phí thời gian của mình, hoặc tệ hơn nữa, bạn muốn ghi chú nhiều hơn, bạn sẽ hài lòng khi biết rằng có một giải pháp thay thế: công cụ tài liệu quy trình làm việc của Tango .

Làm thế nào để các cuộc họp thời gian thực giảm năng suất?

Các công cụ hội nghị truyền hình đã trở thành tiêu chuẩn trong các nền văn hóa làm việc từ xa. Các phần mềm như Zoom, Microsoft Teams và Google Meet đã trở thành một phần không thể thiếu để giữ cho các nhóm phân tán được kết nối và gắn bó. Nhưng chúng có hoạt động không? Nghiên cứu cho thấy ngược lại.

Một nghiên cứu tại nơi làm việc, “Khảo sát về Webcam: Kiệt sức hay Đã tham gia?”, Đã xem xét tác động tiêu cực của việc sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình. 49% lực lượng lao động Hoa Kỳ, hay 32 triệu người, đã cảm thấy kiệt sức với Zoom do các cuộc họp gia tăng kết hợp với áp lực phải sử dụng webcam xuyên suốt.

Quay lại công việc sau cuộc gọi điện video cũng không đơn giản. Fortune báo cáo rằng cần 25 phút để lấy lại sự tập trung khi một cuộc họp làm phân mảnh quy trình làm việc của bạn.

Và một nghiên cứu của Stanford tiết lộ rằng một phần ba số công nhân không có điểm chuẩn tối thiểu là 90% kết nối internet cần thiết để tham gia các cuộc họp ảo ngay từ đầu. Điều này có thể gây căng thẳng cho những nhân viên không thể cộng tác hiệu quả với đồng đội của họ.

Làm thế nào để Tài liệu Quy trình làm việc Giảm bớt Áp lực của Cuộc họp Video?

Bạn có thể nghĩ, “giá như có một cách khác.” Và đó là nơi mà công cụ tài liệu quy trình làm việc của Tango phát huy tác dụng. Tango là một tiện ích mở rộng trình duyệt Chrome miễn phí tạo tài liệu quy trình làm việc, bao gồm các hướng dẫn và hướng dẫn.

Tài liệu quy trình làm việc không phải là sự thay thế phù hợp cho tất cả các cuộc họp ảo. Nhưng nếu bạn đang tham gia vào các tương tác thời gian thực, nơi bạn cần chia sẻ màn hình của mình trong cuộc họp Thu phóng hoặc giải thích quy trình cho đồng đội của mình, thì Tango là một lựa chọn thay thế tuyệt vời để sử dụng không đồng bộ.

Sử dụng tiện ích mở rộng trình duyệt, bạn sẽ ghi lại quy trình làm việc trên máy tính để bàn của mình và hướng dẫn các hành động chính xác mà bạn cần thực hiện. Phần mềm tạo ra một bản tóm tắt chi tiết về những hành động này, bạn có thể xuất và chia sẻ với khán giả của mình. Họ sẽ xem xét điều này một cách không đồng bộ trong thời gian của riêng họ, mà không cần phải cố gắng lên lịch một cuộc họp trong thời gian thực với bạn.

Tango Loại bỏ Loại Cuộc họp nào?

Tango là một sự thay thế tuyệt vời cho các loại cuộc họp sau:

1. Giới thiệu

Tạo tài liệu quy trình làm việc của Tango để chỉ cho những người mới thuê của bạn cách điều hướng theo cách của họ xung quanh hệ thống của bạn. Bạn sẽ cung cấp ghi chú về mọi thứ từ đăng nhập vào ứng dụng lần đầu tiên đến tùy chỉnh trang tổng quan của chúng. Mong đợi ít vấn đề về mọc răng hơn và quy trình tiếp cận trôi chảy hơn bằng cách cung cấp tài liệu phù hợp.

2. Hướng dẫn đào tạo

Tango cũng có thể tạo tài liệu đào tạo nội bộ để giữ trong tài nguyên được chia sẻ cho nhân viên của bạn truy cập.

Ví dụ: nếu bạn cần hướng dẫn nhóm của mình cách sử dụng công cụ dữ liệu mới, hãy sử dụng Tango để tạo hướng dẫn từng bước. Bạn cũng có thể giới thiệu các phương pháp làm việc tốt nhất và cách sử dụng các tính năng sản phẩm cập nhật.

3. Trình diễn Sản phẩm

Nếu bạn có một sản phẩm SaaS tuyệt vời để chia sẻ với khách hàng của mình, Tango sẽ giúp bạn demo chính xác cách sử dụng nó rất đơn giản. Kết hợp tài liệu quy trình làm việc này vào các nghiên cứu điển hình và chia sẻ nó như một phần của bài thuyết trình của bạn.

4. Các chiêu thức bán hàng

Nếu bạn đang gửi những lời chào lạnh lùng đến khách hàng hoặc đối tác tiềm năng, bạn đã biết rằng việc khiến người nhận mở email của bạn là một cuộc chiến. Nhưng một khi họ đang đọc tin nhắn của bạn, họ sẽ không thể cưỡng lại việc xem bản giới thiệu nhanh như một phần của quảng cáo chiêu hàng của bạn.

Cách tạo tài liệu miễn họp bằng Tango

Sẵn sàng để bắt đầu? Bước đầu tiên là đăng ký một tài khoản Tango miễn phí, sau đó cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt Tango Chrome.

1. Cài đặt Tiện ích mở rộng trình duyệt Tango Chrome

Tải xuống Tango từ Cửa hàng Google Chrome trực tuyến. Tiếp theo, ghim tiện ích của bạn bằng cách đi tới thanh trình duyệt và nhấp vào Ghép hình cái, miếng. Tìm tiện ích mở rộng Tango và nhấp vào ghim để lưu vào trình duyệt của bạn.

2. Nắm bắt quy trình làm việc của bạn bằng Tango

Điều hướng đến tab mà bạn muốn bắt đầu ghi lại quy trình làm việc của mình và nhấp vào ghim Tango trên thanh trình duyệt của bạn. Nhấn vào nút lớn màu tím để bắt đầu ghi lại quy trình làm việc của bạn khi bạn đã sẵn sàng, sau đó thực hiện các bước bạn muốn ghi lại.

Tango sẽ hoạt động trong nền để chụp ảnh màn hình và tự động tạo mô tả về quy trình làm việc của bạn. Cần điều chỉnh?

Sử dụng bộ điều khiển quy trình làm việc ở góc dưới cùng bên trái của màn hình để tạm dừng và tiếp tục quy trình làm việc của bạn, hoàn thành hoặc hủy bỏ nếu bạn hài lòng với lần chụp đầu tiên. Khi bạn đã hài lòng, hãy nhấn vào dấu kiểm màu xanh lục để hoàn thành dự án của bạn.

3. Chỉnh sửa Quy trình làm việc Tango của bạn

Từ màn hình trình chỉnh sửa Tango, bạn sẽ thấy quy trình làm việc được tạo tự động của mình. Để cung cấp thêm ngữ cảnh, hãy thử thêm văn bản, tạo hoặc xóa các bước, tải lên ảnh chụp màn hình bổ sung hoặc sắp xếp lại các bước nếu bạn muốn.

Lo lắng về thông tin nhạy cảm bị hiển thị? Nâng cấp lên phiên bản Tango Pro với giá 16 đô la một tháng và bạn có thể sử dụng Làm mờ trực tiếp chế độ hoặc Mơ hồ trong trình chỉnh sửa hình ảnh khi bạn đang xem qua quy trình đã chụp.

Cần phải cung cấp cho một cái gì đó thêm chú ý? Thêm các mũi tên hoặc hộp hữu ích bằng cách nhấp vào Chú thích.

4. Chia sẻ tài liệu về quy trình làm việc của bạn

Bước cuối cùng trong việc tạo tài liệu quy trình làm việc chuyên nghiệp là xuất và chia sẻ nó. Các bước đều giống nhau, cho dù bạn muốn phân phối nó cho sếp, đồng đội, khách hàng của mình hay thậm chí đăng nó lên mạng xã hội hoặc trang web của bạn.

Nhấn Chia sẻ & Xuất ở góc trên cùng bên phải và chọn các tùy chọn sau:

• Đăng lại: thêm email với quyền người xem (hoặc trình chỉnh sửa với phiên bản Pro)
• Bản sao ma thuật: dán liên kết vào Google Docs, Notion, Confluence, v.v. hoặc bất kỳ thứ gì hỗ trợ HTML.
• Tải xuống: xuất quy trình làm việc của bạn dưới dạng PDF.
• Nhúng: sao chép mã nhúng công khai và dán vào công cụ yêu thích của bạn.

Xoay vòng từ hội nghị sang chụp ảnh

Lần tới khi bạn chuẩn bị cho cuộc họp cuộc gọi điện video từ xa, hãy tự hỏi bản thân xem bạn có định hướng dẫn khán giả của mình qua bất kỳ quy trình từng bước nào hay không. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ được hưởng lợi từ việc tạo tài liệu quy trình làm việc thay vì cố gắng giải thích các hành động của mình trong một cuộc gọi trực tiếp.

Sử dụng Tango như một công cụ giao tiếp không đồng bộ thiết yếu trong kho vũ khí năng suất của bạn để nắm bắt quy trình làm việc của bạn và phân phối theo yêu cầu.

Đọc tiếp