Cách chọn địa chỉ email chuyên nghiệp

Email không ai sánh kịp trong cộng đồng doanh nghiệp. Nếu bạn muốn ghi địa chỉ email trên danh thiếp, sơ yếu lý lịch hoặc tài liệu chuyên môn, bạn nên đảm bảo rằng địa chỉ đó thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Nếu bạn đang đấu tranh để chọn một địa chỉ email, hướng dẫn này sẽ chia nhỏ các tùy chọn của bạn và các quy tắc bạn cần tuân theo.

Đảm bảo rằng nó là Vĩnh viễn

Trước khi tôi tiếp tục, hãy xem xét tính lâu dài của địa chỉ hiện tại của bạn. Bạn nghĩ nó sẽ tồn tại được bao nhiêu năm trước khi thư được gửi đến nó sẽ không còn dẫn đến bạn nữa?

Để tối đa hóa phạm vi tiếp cận liên hệ của bạn, bạn nên thay đổi địa chỉ email của mình càng ít càng tốt.

Các danh thiếp và trang web cũ có thông tin liên hệ của bạn có thể vẫn hiển thị thông tin của bạn, khiến bạn có thể bỏ lỡ các cơ hội quý giá từ các nguồn cũ.

Hãy coi độ bền là khía cạnh quan trọng nhất của một địa chỉ email chuyên nghiệp.

Mua tên miền của riêng bạn

Mua miền của riêng bạn dựa trên tên của bạn là bước đầu tiên để xây dựng danh tính trực tuyến. Nó có chi phí khoảng 50 đô la một năm, nhưng các địa chỉ email như john@johnsmith.com tạo ấn tượng rằng bạn có thể được liên hệ bất kể bạn hiện đang làm việc cho công ty nào.

Nếu nó được sử dụng hoặc bạn làm việc như một người làm nghề tự do hoặc nếu bạn đang xem xét một trang web cá nhân, hãy thêm ngành của bạn vào cuối. Ví dụ: bạn có thể mua johnsmithphotography.com hoặc mở rộng bằng một phần mở rộng miền thích hợp để tạo thành johnsmith.photography. Điều này kết hợp liền mạch giữa tên và lĩnh vực công việc của bạn.

Nó có thể hấp dẫn, nhưng hãy cố gắng tránh .co, .info và .net mặc dù chúng có giá thấp hơn và tính khả dụng cao hơn. Phần mở rộng .com là tiêu chuẩn thương mại và chuyên nghiệp, và nó sẽ tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Nếu bạn thực sự muốn thứ gì đó khác, thì phần mở rộng .me hoạt động tốt cho các tài khoản địa chỉ email cá nhân.

Để thiết lập email của riêng bạn, trước tiên hãy mua một tên miền. Có hàng triệu khả năng và bạn sẽ tìm thấy các mức giá đặc biệt cho các điều khoản và phần mở rộng tên miền khác nhau trên mỗi trang web, vì vậy hãy dành thời gian lựa chọn.

Tiếp theo, mua một số máy chủ web giá rẻ cho phép tạo địa chỉ email miễn phí và có khả năng chuyển tiếp email. Gói lưu trữ sẽ đi kèm với một máy chủ định danh (bạn có thể cần phải tìm kiếm Câu hỏi thường gặp của dịch vụ lưu trữ để biết điều này) mà bạn có thể cung cấp cho công ty đăng ký tên miền của mình để liên kết chúng.

Bây giờ chúng đã được liên kết, bạn có thể sử dụng bảng điều khiển lưu trữ của mình để thiết lập địa chỉ email và ứng dụng khách để truy cập hoặc chuyển tiếp địa chỉ đó đến địa chỉ hiện có mà bạn có.

Đảm bảo không quên gia hạn miền của bạn mỗi chu kỳ, vì một số công ty cố gắng giành giật các miền cá nhân gần đây đã hết hạn để bán lại cho bạn với giá cao hơn nhiều.

Chuyển tiếp Địa chỉ Email Doanh nghiệp

Nếu công ty của bạn đã cấp cho bạn một địa chỉ email để sử dụng, bạn có thể đặt địa chỉ này để chuyển tiếp đến địa chỉ cá nhân của bạn để bạn có thể quản lý mọi thứ từ đó.

Một phương pháp hay là luôn sử dụng các địa chỉ email công ty đã cung cấp bất cứ khi nào bạn ở trong tình huống mà bạn đại diện cho tổ chức của mình thay vì chính bạn. Nhiều tổ chức cũng yêu cầu thông tin liên lạc kinh doanh phải đi qua địa chỉ được cung cấp như một chính sách CNTT. Điều này cho phép các công ty tạo bản sao lưu và xem thông tin liên lạc của nhân viên của họ.

Tuy nhiên, hầu hết các chính sách sẽ không ngăn bạn thiết lập chuyển tiếp tự động, vì tất cả thư được gửi và nhận vẫn đi qua tài khoản.

Các bước cho việc này sẽ phụ thuộc vào dịch vụ bạn đang sử dụng, vì vậy đây là các bước cho các nền tảng chính:

Cách chuyển tiếp Gmail (Hỗ trợ của Google)

Cách chuyển tiếp Yahoo Mail (Hướng dẫn Công nghệ)

Cách chuyển tiếp Email Outlook (Hỗ trợ của Microsoft)

Nếu không có cách nào trong số này có thể áp dụng được, hãy liên hệ với nhóm CNTT của bạn.

Phong cách và Định dạng

Có một số quy tắc cơ bản để chọn một địa chỉ email rõ ràng và dễ nhớ.

• Không có số. Nếu bạn rơi vào tình huống cần chia sẻ địa chỉ email của mình với ai đó nhưng họ không thể viết nó ra, có khả năng họ sẽ không nhớ bất kỳ con số nào.
• Bạn có thể lặp lại điều đó không? Một số địa chỉ email trở nên quá dài hoặc khó nói. Hãy thử đọc to chúng và chọn một tùy chọn có dòng chảy tốt.
• Tên trước ký tự @. Nếu nó không khả dụng, hãy thử firstnamelastname @ hoặc lastnamefirstname @. Trong trường hợp xấu nhất, hãy sử dụng dấu chấm để tách tên hoặc bỏ vào tên đệm của bạn.

Gmail và Yahoo

Các địa chỉ email được cung cấp tự do chiếm phần lớn các email cá nhân. Chúng trông sẽ không chuyên nghiệp như tên miền của riêng bạn, nhưng nếu bạn không đủ khả năng chi phí thì đó là lựa chọn tốt nhất thứ hai của bạn làm địa chỉ email doanh nghiệp.

Gmail dễ dàng là lựa chọn tốt nhất trong số bất kỳ dịch vụ miễn phí nào, vì không có khả năng Google sẽ sớm tạm dừng dịch vụ của họ; ngược lại với khả năng Verizon đóng tài khoản Yahoo.

Ngoài ra, tài khoản Google hữu ích hơn khi sử dụng các dịch vụ khác như Google Drive.

ISP cung cấp

Sử dụng một địa chỉ email được cấp cho bạn để mua một nhà cung cấp dịch vụ internet là một sai lầm lớn. Các tài khoản này được liên kết với gói internet của bạn, vì vậy nếu bạn muốn thay đổi nhà cung cấp, bạn thường cần mua toàn bộ gói lưu trữ email riêng biệt để có thể tiếp tục nhận thư.

Đây là một sự vi phạm rất lớn đối với nguyên tắc lâu dài của chúng tôi, vì vậy bạn nên cố gắng tránh nó.

Tạm thời và nhiều email

Thiết lập các địa chỉ ngắn hạn có thể là một cách hữu ích để quản lý danh bạ của bạn. Nếu sở hữu miền của riêng mình, bạn có thể thiết lập địa chỉ cho các khách hàng hoặc dịch vụ cụ thể và sau đó chuyển tiếp tất cả chúng đến một.

Ưu điểm của điều này là bạn có thể đồng thời tạo ấn tượng tốt nhất cho những người sao chép địa chỉ email của bạn cũng như thu thập thông tin về nơi mà những người gửi email cho bạn phải đến từ. Hơn nữa, bạn có thể tắt tính năng chuyển tiếp đối với một số email nếu chúng bị quá tải với các bản tin và thư không mong muốn.

Ví dụ tốt

• john@johnsmith.com
• johnsmith@gmail.com
• Photography@johnsmith.com
• contact@johnsmith.me
• phim@johnsmith.photography (chuyển tiếp)
• inquiries@johnsmith.photography (chuyển tiếp)

Điểm mấu chốt

Nếu bạn có thể duy trì nó, thì việc đầu tư một tên miền cá nhân có thể rất xứng đáng. Nếu không, tài khoản Gmail sẽ cung cấp độ tin cậy mà bạn cần. Hãy chăm sóc tài khoản của bạn và cố gắng giữ nó càng lâu càng tốt!

Tại sao bạn chuyển đổi tài khoản email? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới.