13 lý do hàng đầu để sử dụng Google Documents (và Ditch Word)

Tôi đã sử dụng Word trong hơn một thập kỷ và tôi vẫn không cảm thấy thoải mái một trăm phần trăm với trình xử lý văn bản hàng đầu của Microsoft. Tuy nhiên, tôi mới sử dụng Google Docs được vài tháng và tôi chỉ đơn giản là yêu thích nó. Bây giờ, tại sao lại như vậy?

Chà, Word có rất nhiều thứ về tính năng, nhưng không phải ai cũng sử dụng chúng. Và đó là nơi Tài liệu tỏa sáng. Bạn nhận được một gói các tính năng hàng ngày được sắp xếp hợp lý gần như hoàn hảo và là một điều thú vị để làm việc.

Tuy nhiên, có rất nhiều quan niệm sai lầm tiêu cực về Google Tài liệu chỉ đơn giản là do tính chất dựa trên đám mây của nó, nhưng ngay tại đây, bạn sẽ tìm ra lý do tại sao điều đó thực sự không phải như vậy. Và nếu bạn kiên quyết sử dụng Word, thì bạn có thể ngạc nhiên!

1. Nó miễn phí

Vâng, bạn đọc nó đúng. Google Docs hoàn toàn miễn phí. Ngoài ra, bạn cũng nhận được tới 15GB bộ nhớ dựa trên đám mây miễn phí. Nên chiếm nhiều tài liệu để lấp hết khoảng trống đó phải không?

Với Word, các cấp độ đăng ký khác nhau thực sự khiến bạn đầu óc mệt mỏi, chưa kể mọi thứ đều khá đắt đỏ. Kỳ vọng sẽ thanh toán gần – hoặc cao hơn – một trăm đô la cho bất kỳ thứ gì bạn cuối cùng quyết định. Không, cảm ơn, Microsoft.

2. Không có Lưu thủ công

Google Tài liệu lưu bất cứ thứ gì bạn nhập hoặc sửa đổi chỉ trong vài giây và bạn thậm chí sẽ không nhận thấy điều đó xảy ra. Ngay cả việc dán trực tiếp vào nội dung bao gồm hình ảnh có độ phân giải cao và các đối tượng lớn khác cũng không ảnh hưởng nghiêm trọng đến tốc độ tự động lưu của nó. Bây giờ đó là một số tối ưu hóa nghiêm trọng.

Tuy nhiên, không phải trường hợp với Word, nơi bạn cần nhấn Lưu ngay cả khi được kết nối với OneDrive. Và thậm chí sau đó, các thay đổi thường mất nhiều thời gian để đồng bộ hóa. Tệ hơn nữa, toàn bộ chương trình có thể bị kẹt trong khi thực hiện điều đó. Cái quái gì vậy, Microsoft!

3. Tên tệp không phải là mối quan tâm

Word rất kiên quyết khi nói đến tên tệp. Bạn không thể chèn bất kỳ ký tự đặc biệt nào và bạn cũng cần phải hết sức cẩn thận rằng bạn không khớp với tên tệp hiện có trong cùng một thư mục. Kệ đời nó!

Với Tài liệu, bạn thậm chí không cần thêm tên tệp trước khi có thể bắt đầu làm việc trên tài liệu của mình. Và bất cứ khi nào bạn cảm thấy thích nó, bạn có thể đặt tên cho nó bất cứ thứ gì bạn muốn. Điều này cũng rất dễ thực hiện – chỉ cần nhập bất kỳ thứ gì vào trường ở đầu cửa sổ trình duyệt và bạn đã hoàn tất!

Không còn phải lộn xộn với các menu và hộp thoại vụng về như trong Word, điều này thực sự giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian đối phó với các hạn chế ngu ngốc về lâu dài.

4. Dễ dàng truy cập mọi nơi

Làm việc với Google Tài liệu có thể diễn ra ở bất cứ đâu. Chỉ cần đăng nhập vào Google Drive trên bất kỳ máy tính nào có kết nối internet và bạn có thể bắt đầu ngay lập tức.

Không cần phải nói, Word yêu cầu một cài đặt khổng lồ trước khi bạn có thể nghĩ đến việc mở tài liệu, chưa kể đến việc bị mắc kẹt chỉ với Windows hoặc Mac.

Ngay cả khi nói đến thiết bị di động, Google Documents cho phép bạn bắt đầu nhanh hơn nhiều. Các thiết bị Android được cài đặt Tài liệu theo mặc định và ứng dụng iOS rất nhẹ về kích thước tải xuống.

5. Không có tệp nào bị hỏng

Vì tài liệu Google Documents của bạn luôn được lưu vào đám mây nên khả năng bất kỳ tệp nào bị hỏng là khá nhỏ. Không phải trường hợp với Word, trong đó các tệp bạn lưu trữ cục bộ có thể dễ dàng bị hỏng do các vấn đề kỹ thuật hoặc lỗi phần cứng.

Lưu vào OneDrive là một tùy chọn, nhưng với các vấn đề đồng bộ khủng khiếp hiện nay, nó thực sự không đáng. Ngay cả khi nghĩ về những cửa sổ bật lên xác thực phiền phức hiển thị mà không có lý do chính đáng nào cũng khiến tôi rùng mình.

6. Hàng tấn tiện ích bổ sung khủng khiếp

Phải thừa nhận rằng Google Docs không có tất cả các tính năng mà Microsoft Word mang lại. Nhưng đó là nơi các tiện ích bổ sung xuất hiện trong bức tranh. Trên thực tế, có cả một cửa hàng dành riêng cho các tiện ích bổ sung mà bạn có thể dễ dàng sử dụng để có được bất kỳ chức năng nào mà bạn đang bỏ lỡ.

Chỉ cần truy cập bảng Tiện ích và bạn có thể tìm kiếm bất cứ thứ gì bạn muốn – phông chữ, chủ đề, bản đồ tư duy, từ điển, v.v. Ngay cả khi bạn muốn thực hiện một việc không phổ biến như xóa ngắt trang, bạn nhất định phải tìm một tiện ích bổ sung- để giúp bạn ra ngoài!

7. Tương thích cao

Với Google Documents, tài liệu của bạn không chỉ bị khóa trong đám mây. Trên thực tế, bạn có thể chọn từ một số định dạng tệp để tải chúng về máy tính của mình bất cứ lúc nào.

Hỗ trợ các định dạng phổ biến như DOCX, ODT và PDF có nghĩa là bạn có thể dễ dàng bắt đầu làm việc trên một tài liệu trong Word, OpenOffice hoặc Adobe Acrobat nếu có nhu cầu, chưa kể đến việc chia sẻ tệp với bất kỳ người dùng Word nào mà bạn chắc chắn sẽ sử dụng bên kia.

Mặt khác, bạn cũng có thể mở và chỉnh sửa tài liệu Word một cách dễ dàng trong Google Docs. Nếu bạn lo lắng về các vấn đề tương thích, đã đến lúc quên điều đó đi.

8. Nói, Không gõ

Khả năng chuyển lời nói thành văn bản của Word là không tồn tại, trừ khi bạn muốn tải xuống phần bổ trợ Dictate mà mới bắt đầu. Tuy nhiên, không phải là vấn đề với Google Documents.

Tất cả chỉ cần một vài cú nhấp chuột và bạn có thể bắt đầu nói trong khi Tài liệu thực hiện việc viết cho bạn. Không lãng phí thời gian cho việc hiệu chuẩn và tất cả những thứ tào lao đó. Nó cũng khá tốt trong việc chọn các trọng âm khác nhau và bạn cũng có thể chuyển đổi giữa các ngôn ngữ khác nhau.

9. Cộng tác là một Khoe

Khi nói đến việc chia sẻ và cộng tác với những người khác, Google Tài liệu đánh bại Word. Bạn không chỉ có thể chia sẻ tài liệu của mình với hàng trăm người dùng mà còn có thể xuất bản chúng lên web cho mọi người cùng xem!

Ngoài ra, lên đến hàng trăm người có thể tập hợp lại và làm việc trên một tài liệu trong thời gian thực – chức năng phi thường cho một thứ hoàn toàn miễn phí. Và thực tế là các cộng tác viên của bạn chỉ cần có Tài khoản Google để hoạt động cùng với bạn đã nói lên rất nhiều điều về sự tuyệt vời của nó.

Tuy nhiên, với Word, mọi người cần đăng ký Office 365 trước khi họ có thể mơ ước về việc cộng tác – vâng, ngay cả trên các ứng dụng di động được gọi là ‘miễn phí’ của Word.

10. Nghiên cứu & Liên kết Trực tiếp

Nếu bạn muốn thực hiện một số nghiên cứu trong khi viết, bạn có thể sử dụng toàn bộ sức mạnh của Tìm kiếm của Google ngay trong chính Google Tài liệu. Chỉ cần đánh dấu và nhấp chuột phải vào bất kỳ từ hoặc cụm từ nào và nhấp vào Khám phá và khung bên sẽ tự động tải, cho phép bạn kiểm tra và trích dẫn thông tin hữu ích một cách liền mạch. Công cụ Nghiên cứu của Beats Word xét về tính trực quan và kết quả phù hợp theo từng dặm.

Và tốt hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng tab Hình ảnh trong ngăn Khám phá để thêm hình ảnh được Creative Commons cấp phép vào tài liệu của mình một cách dễ dàng.

Đó không phải là tất cả. Khi nói đến nội dung liên kết, Google Tài liệu cho phép bạn tìm kiếm và chèn liên kết trực tiếp từ trong chính ứng dụng web – không cần sao chép và dán các URL dài dòng nữa. Ngoài ra, bạn cũng có thể liên kết với các tệp và tài liệu khác trong Google Drive.

11. Không có Internet? Không phải là vấn đề

Bất cứ khi nào có tranh luận về Word và Docs, rất có thể bạn sẽ thấy ai đó chào hàng về khả năng làm việc ngoại tuyến của người cũ. Phải thừa nhận rằng đó là sự thật – xét cho cùng, đó là một ứng dụng dành cho máy tính để bàn.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể làm điều tương tự với Google Tài liệu – với sự chuẩn bị đầy đủ trước đó, điều đó càng có thể làm được. Chỉ cần chỉ định rằng bạn muốn tệp khả dụng ngoại tuyến và bạn có thể truy cập và làm việc trên tệp đó ngay cả khi bạn không có kết nối hoạt động.

Mọi chỉnh sửa mà bạn thực hiện sau đó sẽ được đồng bộ hóa tự động bất cứ khi nào bạn kết nối lại với Internet. Tuyệt vời, phải không?

12: Dễ dàng truy cập qua Chrome

Nếu bạn sử dụng Chrome để duyệt web và rất có thể bạn đang sử dụng, thì bạn đã phải đăng nhập vào Tài khoản Google của mình. Và điều đó có nghĩa là đã sẵn sàng truy cập vào Google Tài liệu – thông qua Google Drive – chỉ trong tích tắc. Không mất thời gian cho việc đăng ký hoặc đăng nhập bất cứ điều gì!

Hơn nữa, Chrome cũng liệt kê một kho các ứng dụng web khác của Google, chẳng hạn như Gmail, Trang tính và Trang trình bày, tất cả đều bổ sung đầy đủ cho Tài liệu. Và bạn cũng có thể mong đợi Tài liệu hoạt động tốt hơn trên Chrome – xét cho cùng, cả hai đều được thiết kế bởi Google.

13: Các thay đổi được đồng bộ hóa ở mọi nơi

Cuối cùng, bất kỳ sửa đổi nào bạn thực hiện đối với tùy chọn và cài đặt khác đều được lưu trực tuyến, có nghĩa là bạn có quyền truy cập vào trải nghiệm Tài liệu tương tự trên bất kỳ máy tính hoặc trình duyệt nào mà bạn khởi chạy.

Và vâng, điều đó cũng bao gồm bất kỳ tiện ích bổ sung nào mà bạn đã áp dụng. Mong đợi các thay đổi và các tiện ích bổ sung đã cài đặt của bạn có mặt trên tất cả các máy tính để bàn của bạn chỉ trong vài giây!

Nhưng Còn về Word Online…?

Cuối cùng, việc trở thành một ứng dụng web thực sự hoạt động được ưu tiên trên Google Documents – nó hoạt động nhanh và có ít vấn đề kỹ thuật nhất so với Word. Và thực tế là bạn có thể nâng cao chức năng của Tài liệu thông qua một thư viện tiện ích bổ sung khổng lồ có nghĩa là đối số được đóng gói đầy đủ tính năng của Word được kết xuất một cách hiệu quả.

Và không, tôi không quên Word Online, cũng được sử dụng miễn phí. Nhưng thực sự, nó chỉ là một phiên bản giảm sút đáng kể của phiên bản máy tính để bàn của nó.

Word Online có một số điểm tương đồng với Google Tài liệu – chẳng hạn như tự động lưu trữ. Tuy nhiên, nó chậm để thực hiện hầu hết mọi thứ, hỗ trợ ít định dạng tệp hơn và không có tiện ích bổ sung hữu ích nào. Trong ngắn hạn, đó là một lực cản để sử dụng.

Vì vậy, bạn đã chuẩn bị để sử dụng Google Tài liệu chưa? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.