8 cách tốt nhất ứng dụng hỗ trợ cuộc họp AI Trợ giúp với các cuộc họp trực tuyến
Thật hấp dẫn khi Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta mà chúng ta không hề nhận ra. AI hỗ trợ chúng ta trong nhiều lĩnh vực như tránh giao thông, nhận đề xuất âm nhạc, tự động dịch, trợ lý điều khiển bằng giọng nói và ô tô tự lái.
Một lĩnh vực có tác động lớn của ứng dụng AI là các trợ lý kỹ thuật số cá nhân, như Siri, Alexa và Okay Google. Ngày nay, nhiều ứng dụng trợ lý cuộc họp được hỗ trợ bởi AI có sẵn để hỗ trợ bạn trong các cuộc họp trực tuyến theo nhiều cách khác nhau.
Mục Lục
1. Tham dự và ghi lại các cuộc họp
Nếu bạn là một người làm việc tự do và cần xuất hiện trong nhiều cuộc họp trong một ngày trong các ứng dụng khác nhau, thì điều đó có thể phức tạp. Theo một nghiên cứu của Dialpad, ngay cả khi bạn là người làm việc toàn thời gian, bạn sẽ phải tham gia các cuộc họp ảo ít nhất bốn giờ một tuần.
Các ứng dụng trợ lý cuộc họp AI có ở đây cho sơ yếu lý lịch của bạn. Bạn sẽ hiếm khi cần cài đặt bất kỳ phần mềm độc lập nào trên máy tính của mình. Chỉ cần đăng ký một kế hoạch trên bất kỳ ứng dụng trợ lý nào được hỗ trợ bởi AI như Sembly hoặc Otter.ai và chọn cuộc họp bạn muốn trợ lý AI tham gia.
Bạn có thể mời người đó tham gia cuộc họp qua email, bằng liên kết cuộc họp hoặc thông qua trang tổng quan đồng bộ hóa với lịch của bạn. Sau khi được kết nối, nó sẽ ghi lại và lưu âm thanh cuộc họp của bạn trên đám mây. Vì vậy, tất cả các bản ghi cuộc họp của bạn, ngay cả từ các nền tảng khác nhau, đều được lưu trữ ở một nơi.
2. Chuyển giao kiến thức hợp tác
Các AI trợ lý cuộc họp cũng có thể gửi email tự động hoặc thông báo đẩy đến một nhóm cụ thể hoặc toàn bộ nhóm về bất kỳ quyết định hoặc hành động nào được thực hiện trong cuộc họp. Những thông báo này có thể bao gồm nhiều nội dung khác nhau như tóm tắt cuộc họp, bản ghi hoặc video.
Bạn cũng có thể tích hợp trợ lý cuộc họp của mình vào các kênh Slack. AI sẽ luân chuyển nội dung cuộc họp thông qua các kênh chuyên dụng để những người tham gia và các thành viên khác có thể thực hiện các cuộc thảo luận và thu nhận kiến thức trong sự cộng tác.
3. Tự động chuyển biên âm thanh cuộc họp
Việc chép lại một cuộc họp ảo rất quan trọng từ nhiều khía cạnh khác nhau như khả năng tiếp cận, phạm vi tiếp cận, tài liệu và tài liệu tham khảo trong tương lai. Ứng dụng giám sát cuộc họp bằng AI giúp bạn ghi chép cuộc họp tự động và có độ chính xác cao.
Hầu hết các nền tảng AI cũng cung cấp phiên âm trực tiếp của nhiều cuộc hội thoại để người điều hành cuộc họp có thể thực hiện các chỉnh sửa nhỏ. Điều chỉnh là cần thiết vì các ứng dụng AI này không có độ chính xác 100% khi phiên âm giọng nói.
Tuy nhiên, một số trợ lý cuộc họp AI như Sembly cung cấp độ chính xác 95% theo chỉ số WER (tỷ lệ lỗi từ) của nó. Một số dịch vụ nâng cao là phiên âm hoàn chỉnh với dấu thời gian và ID người nói.
Bạn cũng có thể tìm kiếm các từ khóa cụ thể trên đó, chỉnh sửa, bật và tắt loa, xem thời gian nói chuyện của họ, tạo ghi chú và đánh dấu, tải xuống bản ghi âm ở các định dạng khác nhau và chia sẻ các phần quan trọng của nó với đồng đội của bạn.
4. Tìm kiếm / Khám phá thông tin chi tiết từ các cuộc trò chuyện
Trợ lý cuộc họp AI có một tính năng mạnh mẽ là tìm kiếm thông qua các cuộc gọi đã ghi và khám phá thông tin chi tiết giúp ích cho nhóm của bạn trong bất kỳ dự án nào. Giả sử rằng bạn muốn tìm tất cả các cuộc gọi đề cập đến thuật ngữ “Ngày đến hạn”.
Bạn có thể nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm của ứng dụng AI của mình. Nó sẽ tìm nạp tất cả các phiên được ghi trước có chứa cụm từ tìm kiếm. Otter and Sembly cung cấp tính năng tìm kiếm cuộc họp này.
Với một số công cụ họp AI, bạn có thể tự động tạo cơ sở kiến thức cuộc họp theo phong cách Wikipedia mà từ đó bạn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả các cuộc thảo luận quan trọng, đề cập về ngày tháng, chi phí, v.v.
Sau khi hoàn thành việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản của bất kỳ cuộc họp nào được ghi âm hoặc trực tiếp, công việc của các trợ lý không kết thúc. Các trợ lý AI như Firefly, Avoma, Notiv, v.v., đưa ra phân tích chuyên sâu về phiên họp.
Phân tích ban đầu của cuộc đối thoại bắt đầu bằng việc phát hiện và làm nổi bật các mục chính giúp đơn giản hóa hiểu biết chung về cuộc thảo luận. Nó bao gồm từ khóa, hành động, yêu cầu, vấn đề, câu hỏi, v.v.
Người điều hành cuộc họp có thể dễ dàng tạo tóm tắt cuộc họp từ dữ liệu đã phân tích và gửi email cho tất cả những người tham gia, kể cả những người không thể tham gia cuộc họp.
Nó cũng giúp bạn ghi nhớ nhiều ý tưởng khác nhau mà bạn có thể đã nghĩ ra trong cuộc họp nhưng không ghi lại chúng. Những AI này nắm bắt các văn bản quan trọng kích hoạt hồi ức của bộ nhớ khi bạn xem qua phiên mã.
6. Xác định chủ đề cuộc họp
Bước tiếp theo của phân tích là toàn diện hơn. Đó là thời điểm mà trợ lý thực sự trở thành trợ lý chứ không chỉ là người viết mã. Đó là về việc xác định các chủ đề chính của cuộc trò chuyện ảo của nhóm bạn.
Cho dù bạn định chia sẻ kết quả cuộc họp với người khác hay chỉ quay lại cuộc trò chuyện quan trọng sau một lúc, tính năng này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Các ứng dụng AI giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp các giải pháp dựa trên văn bản và hình ảnh khác nhau.
Cách tiếp cận của việc xác định đối tượng cuộc họp và trình bày khác nhau với trợ lý AI. Ví dụ: Avoma hiển thị các chủ đề trong các nhóm màu, trong khi Notiv hiển thị các thành phần giống nhau trong một bảng cụm từ được đánh số.
7. Tạo tóm tắt cuộc họp
Hầu hết những người tham dự cuộc họp muốn quay lại công việc của họ sau khi cuộc gọi kết thúc, vì họ đã ghi lại những gì họ cần hoàn thành vào cuối ngày hoặc bất kỳ mục tiêu nào khác.
Tuy nhiên, điều quan trọng là ai đó tạo một biên bản cuộc họp và lưu hành biên bản đó cho những người tham gia để xác nhận.
Tóm tắt cuộc họp mang lại nhiều lợi ích khác nhau như thúc đẩy hành động, bảo vệ pháp lý, tạo cấu trúc cuộc hội thoại và xác định quyền sở hữu các nhiệm vụ.
Nếu bạn sử dụng trợ lý dựa trên AI, bạn có thể để lại nhiệm vụ này cho bot và quay lại làm việc mà không cần phải làm gì thêm.
Đom đóm tạo ra một phút họp ở định dạng hội thoại văn bản với các chủ đề. Ngược lại, tóm tắt cuộc họp của Sembly bao gồm ID diễn giả, các mục hành động chính, chủ đề và mô tả ngắn.
8. Ghi chú tự động
Không dễ dàng để ghi chú khi bạn cần tập trung vào cuộc họp đang diễn ra. Thông thường, trong khi bạn cố gắng viết ra một số ghi chú đơn giản, cuộc họp sẽ tiến xa hơn và cuối cùng bạn sẽ mất tập trung.
Các trợ lý cuộc họp trực tuyến dựa trên AI đi kèm với tính năng ghi chú tự động. Một số nền tảng hiển thị bản ghi trực tiếp của cuộc trò chuyện để bạn có thể sao chép và dán các ngày, nhiệm vụ, tên và mục hành động quan trọng vào ghi chú Google Keep của mình.
Ứng dụng hỗ trợ AI Giúp các cuộc họp trực tuyến hiệu quả hơn
Trợ lý trực tuyến ngày càng thông minh hơn, theo kịp với số lượng ngày càng tăng của các công cụ trực tuyến. Là thư ký kỹ thuật số, họ không chỉ có thể ghi lại và ghi chép các cuộc họp của bạn mà còn phân tích chúng với các kết quả ấn tượng, có thể hành động được.
Việc sử dụng máy học đã mang lại điều kỳ diệu thực sự vào cuộc đối thoại sau cuộc họp. Bây giờ bạn đã biết những tác vụ nào mà trợ lý AI có thể làm cho bạn, bạn có thể không bao giờ muốn quay lại các cuộc họp mà không có nó.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
