8 công cụ làm việc từ xa tốt nhất để tăng năng suất của bạn

Việc sử dụng công nghệ làm cho công việc từ xa trở nên khả thi. Chúng tôi dựa vào các công cụ khác nhau để giúp chúng tôi giao tiếp, cộng tác, thuê và duy trì tổ chức trong khi làm việc từ xa.

Khi mô hình làm việc này ngày càng phổ biến, thì số lượng các công cụ có sẵn để hỗ trợ cũng như động cơ của bạn để tìm ra các tùy chọn hoàn hảo để tăng năng suất của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số công cụ cấp độ tiếp theo để giúp bạn nâng năng suất của mình lên một tầm cao mới.

1. Danh mục cộng tác nhóm

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, có rất nhiều công cụ có sẵn để hỗ trợ cộng tác từ xa và trong nỗ lực tìm kiếm tùy chọn tốt nhất cho nhóm của bạn, bạn có thể đã sử dụng quá nhiều. Vấn đề là bạn phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ để có được thông tin cần thiết, việc này chiếm nhiều thời gian quý báu và năng lượng tinh thần.

Qatalog là một trung tâm làm việc ảo tất cả trong một tập hợp các nhu cầu giao tiếp, cộng tác và quản lý dự án của nhóm bạn vào một giao diện duy nhất, được sắp xếp hợp lý. Công cụ này tự hào có một số tính năng cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và tránh việc lạm dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác.

Với Qatalog, bạn có thể dễ dàng tạo các dự án và theo dõi tất cả tiến trình của nhóm ở một nơi. Bạn cũng có thể đặt các mục tiêu cá nhân và nhóm, đồng thời nhận được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hiệu suất của nhóm.

Qatalog cũng cho phép tích hợp với các công cụ khác, giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin và cập nhật trạng thái của các dự án và nhiệm vụ mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.

2. Tăng tốc để có trải nghiệm email tốt hơn

Mặc dù có một số công cụ phù hợp hơn để giao tiếp tại nơi làm việc, email vẫn là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của chúng ta. Tuy nhiên, có nhiều thách thức bạn sẽ cần vượt qua để tận dụng tối đa trải nghiệm email của mình, bao gồm quá tải email, thiếu thông tin, cập nhật nhiều tài khoản email, v.v.

Spike là một ứng dụng email mạnh mẽ nhưng dễ sử dụng có thể giúp bạn vượt qua những thách thức này và tăng năng suất của bạn. Tính năng Email hội thoại của Spike sắp xếp các email của bạn thành các chuỗi giống như trò chuyện, giúp bạn dễ dàng theo dõi các cuộc trò chuyện và tìm thông tin bạn cần.

Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để hợp nhất tất cả các tài khoản email của mình vào một hộp thư đến, cho phép bạn đọc và trả lời tất cả các thư mới của mình ở một nơi nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, Spike giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các email của mình, vì vậy bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Cuối cùng, công cụ này giúp việc giao tiếp và cộng tác trong các nhóm từ xa dễ quản lý hơn nhiều với các tính năng tích hợp của nó, chẳng hạn như trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp và quản lý tác vụ.

3. Voodle cho giao tiếp video không đồng bộ

Phần lớn, sự linh hoạt mà bạn được cho là được hưởng khi làm nhân viên từ xa đã bị cản trở bởi kỳ vọng giao tiếp và cộng tác trong thời gian thực, điều này có thể là một thách thức khi bạn có những người làm việc ở các múi giờ khác nhau.

Rất may, nhiều nhóm từ xa đang bắt đầu nhận ra lợi ích của giao tiếp không đồng bộ, đó là nơi các công cụ như Voodle phát huy tác dụng. Nó cho phép bạn ghi lại các tin nhắn video ngắn và chia sẻ chúng với nhóm của mình để bạn có thể giao tiếp mà không cần họp trực tiếp. . Đây là một giải pháp lý tưởng khi bạn cần cung cấp phản hồi hoặc cập nhật mà không xâm phạm thời gian cá nhân của bất kỳ ai.

Hơn nữa, Voodle là một cách tuyệt vời để giới thiệu sự vui vẻ và cá tính vào môi trường làm việc nhóm từ xa của bạn, cho phép bạn xây dựng một văn hóa công ty vững chắc.

4. Xoắn để nhắn tin văn bản không đồng bộ

Giống như Voodle, Twist là một công cụ giao tiếp không đồng bộ cho phép bạn giao tiếp với các thành viên trong nhóm từ xa của mình một cách thuận tiện. Twist cho phép bạn tối đa hóa tính linh hoạt của công việc từ xa bằng cách giúp bạn vượt qua áp lực của giao tiếp thời gian thực, vốn thường dẫn đến kiệt sức.

Công cụ này cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi các cuộc trò chuyện, vì tất cả các tin nhắn được sắp xếp thành các chuỗi, cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin mình cần và luôn cập nhật tiến trình của nhóm. Hơn nữa, bạn có thể tích hợp Twist với các ứng dụng khác, chẳng hạn như GitHub, Google Drive và Asana, để tránh sử dụng nhiều công cụ.

5. Pumble for Instant Messaging

Đối với tất cả các lợi ích của giao tiếp không đồng bộ, đôi khi việc trao đổi thông tin đồng thời là cần thiết, chẳng hạn như khi bạn cần nhận phản hồi ngay lập tức liên quan đến vấn đề khẩn cấp hoặc trả lời câu hỏi của khách hàng trong thời gian thực. Điều này có nghĩa là tất cả chỉ nhằm tìm kiếm sự cân bằng giao tiếp phù hợp với nhu cầu của bạn.

Pumble là một công cụ nhắn tin tức thì cho phép bạn giao tiếp trong thời gian thực với nhóm từ xa của mình và cộng tác một cách dễ dàng. Bạn có thể sử dụng ứng dụng trò chuyện này để trò chuyện trực tiếp với nhau hoặc tạo các nhóm riêng tư hoặc công khai để thảo luận về một chủ đề cụ thể.

Công cụ này cho phép bạn ghim các tin nhắn quan trọng để tìm thông tin bạn cần một cách nhanh chóng và nó cũng cho phép bạn chia sẻ tệp, hình ảnh và các phương tiện khác. Sử dụng biểu tượng cảm xúc để làm cho tin nhắn của bạn hấp dẫn hơn và đề cập để thu hút sự chú ý của ai đó.

6. MeetinVR cho các sự kiện ảo

Nếu bạn không hài lòng với ứng dụng hội nghị truyền hình đang sử dụng cho các cuộc họp nhóm từ xa của mình, bạn nên dùng thử MeetinVR. Công cụ này cho phép bạn đưa các cuộc họp của mình lên một tầm cao mới bằng cách đưa mọi người vào thế giới ảo, nơi các cuộc họp mang tính cộng tác và hấp dẫn hơn.

MeetinVR cung cấp thêm một thứ: khả năng mô phỏng các cuộc họp trực tiếp trong môi trường thực tế ảo. Công cụ này cho phép bạn tạo hình đại diện bằng cách sử dụng hình ảnh của bạn và tương tác với các thành viên trong nhóm từ xa trong không gian 3D thực tế, tái tạo trải nghiệm của các cuộc họp trực tiếp. Bạn có thể sử dụng MeetinVR cho các cuộc họp nhóm, đào tạo hoặc các buổi động não và thậm chí là các sự kiện xã hội, chẳng hạn như giờ nghỉ giải lao trong cà phê ảo.

7. Camo-Webcam cho cuộc gọi video chất lượng cao

Một trong những điều khó chịu nhất về các cuộc họp hội nghị truyền hình là dựa vào webcam tích hợp trên máy tính của bạn, điều này thường dẫn đến chất lượng video kém. Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách sử dụng điện thoại thông minh của mình làm webcam với ứng dụng Camo-Webcam.

Bạn chỉ cần tải ứng dụng xuống điện thoại và máy Mac hoặc PC, sau đó bạn có thể sử dụng ứng dụng này để thực hiện các cuộc gọi video chất lượng HD với các thành viên trong nhóm từ xa của mình. Công cụ này hỗ trợ các ứng dụng hội nghị truyền hình phổ biến như Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Skype, v.v.

8. Krisp để loại bỏ tiếng ồn nền trong cuộc gọi

Chúng tôi đã giải quyết vấn đề video, nhưng bạn có thể phải chịu đựng tiếng ồn xung quanh gây mất tập trung trong các cuộc gọi của mình. Cho dù đó là người hàng xóm của bạn đang cắt cỏ của họ hay con chó của bạn sủa, tiếng ồn này có thể khiến bạn và đồng nghiệp của bạn mất tập trung.

May mắn thay, Krisp ở đây để giúp bạn. Giải pháp được hỗ trợ bởi AI này có thể loại bỏ tiếng ồn xung quanh không mong muốn trong các cuộc gọi điện video của bạn, giảm thiểu phiền nhiễu và cải thiện giao tiếp. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Hủy bằng giọng nói của nó để loại bỏ các giọng nói nền khác trong cuộc họp của bạn.

Ngày nay không thiếu các công cụ cộng tác và giao tiếp, nhưng việc lựa chọn những công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn là điều cần thiết. Bạn có thể sử dụng các công cụ trên để tăng năng suất và trao quyền cho các thành viên trong nhóm từ xa của mình cộng tác và giao tiếp hiệu quả.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả