5 Lợi ích tiết kiệm thời gian của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án
Làm việc theo nhóm giúp giấc mơ thành công – ngoại trừ trường hợp thông tin sai lệch. Khi thảo luận về một dự án mới, việc trao đổi quá mức, thiếu thông tin và hiểu lầm có thể chiếm rất nhiều thời gian.
Bạn có thể đã dành một chút thời gian để tìm kiếm các mẩu thông tin hoặc tệp nằm trong hộp thư đến, trình nhắn tin tức thời hoặc ghi chú dính từ các cuộc họp và cuộc gọi điện thoại của chúng tôi.
Nếu bạn có thể liên quan, bạn có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm quản lý dự án. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn danh sách các lợi ích tiết kiệm thời gian mà loại phần mềm này mang lại, với các ví dụ từ ClickUp, Notion và Asana. Ngay cả khi bạn đang hoạt động solo, bạn có thể tìm thấy một số điểm cần rút ra.
Mục Lục
1. Không còn phải gửi và tìm kiếm qua email
Nhờ phần mềm quản lý dự án, bạn có thể bỏ qua việc gửi email phân công.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng cột người được chỉ định trong bảng dự án ClickUp của mình. Điều này cho phép bạn chuyển nhượng quyền sở hữu dự án cho người khác.
Khi bạn đã thêm mô tả dự án, ngày đến hạn và bất kỳ chi tiết nào khác mà bạn muốn bao gồm, chỉ cần thêm đồng nghiệp của bạn vào cột này và họ sẽ nhận được thông báo hoặc xem thông báo đó trong danh sách việc cần làm của họ.
Nếu bạn muốn nhiều người nắm quyền sở hữu dự án, bạn có thể bật cột nhiều người được chuyển nhượng bằng cách sử dụng ClickApps của ClickUp.
Bạn có tùy chọn để bật tính năng này khi tạo không gian làm việc của mình. Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm nó sau, hãy đi tới hình đại diện tiểu sử của bạn ở góc dưới cùng bên trái và nhấp vào nó để tìm ClickApps trong menu.
Từ đó, cuộn qua các tùy chọn để tìm Nhiều người được giaobật nó lên và đánh dấu nó cho không gian làm việc mà bạn muốn sử dụng.
Cột người được giao là dành cho những người thực hiện hành động trong một dự án. Nếu bạn muốn CC ai đó trong dự án, hãy thêm họ làm người theo dõi bằng cách nhấp vào biểu tượng con mắt ở góc trên cùng bên phải của thẻ tác vụ.
Giờ đây, những người được giao và người theo dõi đã sẵn sàng cho các bản cập nhật sau này, bao gồm cả người đã tạo nhiệm vụ — và không ai cần phải cuộn qua một chuỗi email dài 50 để biết thông tin chi tiết.
2. Ít các cuộc họp không cần thiết
Nếu bạn đã từng nghe ai đó nói rằng một cuộc họp có thể là một email — đó cũng có thể là một trang trong Notion.
Thay vì tụ tập hoặc tổ chức một buổi động não cho các dự án và ý tưởng nhỏ hơn, hãy tạo một trang mới và cộng tác trong đó.
Nếu bạn chưa quen với Notion, Nhiệm vụ nhóm mẫu sẽ giúp bạn bắt đầu. Để tạo một trang mới trong bảng xem của mẫu này, hãy nhấp vào nút thêm ở cuối cột của bạn. Nếu bạn thích danh sách xemchỉ cần thêm một dòng mới vào danh sách của bạn.
Trước khi thêm đồng đội của bạn, hãy điền vào các thuộc tính như ngày đến hạn và mức độ ưu tiên, cũng như các chi tiết và ý tưởng bạn có. Bao gồm lời nhắc để đồng nghiệp của bạn thêm suy nghĩ và đề xuất của họ, sau đó thêm họ làm người được giao.
Bạn cũng có thể gọi tài sản này là đồng đội nếu bạn thích thứ gì đó trung lập hơn.
Hình ảnh ví dụ sử dụng chú thích để làm nổi bật mục đích của trang. Bên dưới, bất kỳ ai cũng có thể thêm thông tin bằng cách sử dụng văn bản, tiêu đề, hình ảnh, tệp đính kèm, liên kết và nhiều lệnh tiện dụng khác.
Ngoài ra, nếu bạn hoặc đồng nghiệp vô tình xóa nội dung nào đó có ý nghĩa, bạn có thể xem các phiên bản trước của trang bằng cách nhấp vào biểu tượng đồng hồ ở góc trên cùng bên phải.
3. Không Cần Giải Thích Dự Án Nhiều Lần
Bạn không cần quá nhiều cột hoặc thuộc tính để đảm bảo chi tiết bài tập của bạn rõ ràng và nhất quán. Trên thực tế, bạn có thể thoát khỏi việc chỉ sử dụng người được chuyển nhượng, ngày đến hạn và mức độ ưu tiên.
Trước khi thêm đồng nghiệp của bạn làm người được giao hoặc cộng tác vào một nhiệm vụ trong phần mềm quản lý dự án của bạn, hãy điền thông tin vào mỗi cột và mở thẻ hoặc trang của nhiệm vụ để điền vào mô tả.
Đây là những gì trông giống như khi sử dụng một bố cục đơn giản trong phiên bản miễn phí của Asana.
Nhờ bố cục và nhãn rõ ràng, mọi người sẽ biết ai là người được giao hoặc cộng tác viên sau khi bạn thêm họ. Họ cũng sẽ có hướng dẫn rõ ràng về thời điểm đến hạn, mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và dự án hoặc phần nào mà nhiệm vụ đóng góp, ngoài các chi tiết.
4. Bạn Tránh Trả lời Cùng một Câu hỏi khi Lặp lại
Nếu ai đó yêu cầu làm rõ thông qua Slack hoặc email, không phải ai cũng có quyền truy cập câu trả lời. Nếu họ hỏi trong phần bình luận về nhiệm vụ tương ứng trong phần mềm quản lý dự án của bạn, mọi người sẽ thấy điều đó.
Đây là một ví dụ sử dụng ClickUp.
Điều tuyệt vời về các bình luận của ClickUp là mỗi bình luận đều tạo ra một chủ đề mới. Nếu nhận được hai câu hỏi, bạn có thể trả lời riêng bằng cách chọn Đáp lại bên dưới bình luận. Bạn cũng có thể chỉ định một người nào đó cho câu hỏi nếu bạn cảm thấy họ có thể có câu trả lời tốt hơn.
Câu hỏi và câu trả lời công khai sẽ ngăn không cho những câu hỏi tương tự xuất hiện. Nhưng nếu bạn nhận được câu hỏi một lần nữa và đó không phải là một câu trả lời nhanh, bạn có thể chỉ cho đồng nghiệp của mình đi đúng hướng bằng cách chỉ định họ cho câu trả lời.
5. Ít hơn nhiều khi đuổi theo người khác vì công việc của họ hoặc tìm kiếm tệp
Vì phần mềm quản lý dự án thúc đẩy sự cộng tác nên bạn có rất nhiều công cụ để giao tiếp với đồng nghiệp của mình. Nếu bạn muốn cập nhật trạng thái nhanh chóng, tất cả những gì bạn cần làm là gắn thẻ họ trong nhận xét — trong Ghi chú. Bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng tại dấu hiệu (@) và kéo lên tên của họ trong thanh tìm kiếm.
Bạn cũng sẽ không cần phải sàng lọc email hoặc yêu cầu đồng nghiệp gửi tài liệu qua email cho bạn, vì họ có thể thêm chúng ngay trong bản sao của trang dự án. Tuy nhiên, nếu bạn muốn các tài liệu xuất hiện ở cùng một nơi mỗi lần, bạn có thể thêm một cột tài liệu vào trang bảng dự án của mình.
Một cột tài liệu hoạt động tự hỏi nếu bạn có một đồng đội nổi tiếng yêu cầu bạn gửi lại tệp mỗi khi họ mất dấu. Bạn có thể vui lòng cho họ biết nó có trong bảng dự án nếu họ lại mất dấu.
Tăng năng suất của bạn với phần mềm quản lý dự án
Làm việc theo nhóm rất thú vị, đặc biệt là khi một dự án đang diễn ra suôn sẻ. Bằng cách quản lý các nhiệm vụ của mình trong phần mềm quản lý dự án, bạn có thể giúp giảm thiểu xích mích và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bạn và đồng nghiệp bằng cách sắp xếp mọi thứ ở một nơi.
Ngay cả khi bạn đang làm việc một mình, bạn vẫn sẽ có lợi khi biết nơi để tìm tất cả các thông tin chi tiết và tài liệu bạn cần. Bạn chọn phần mềm nào là tùy thuộc vào bạn. Với nhiều tùy chọn tuyệt vời có sẵn, bạn có nhiều khả năng tìm thấy một tùy chọn phù hợp với bạn và nhóm của bạn.
Notion, ClickUp và Asana đều là những lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một số gợi ý để bắt đầu.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
