5 công cụ quản lý dự án tốt nhất cho nhóm nhỏ

Quản lý các dự án và tài liệu trong một nhóm nhỏ có thể là một thách thức, đặc biệt là khi làm việc tại nhà. Rất may, các công cụ quản lý dự án hiện đại đủ mô-đun và giá cả phải chăng để gói nhiều chế độ xem bảng, mẫu, tích hợp bên thứ ba, ứng dụng dành cho thiết bị di động, v.v. Việc biên soạn năm công cụ quản lý dự án tốt nhất của chúng tôi nhằm mục đích giúp các nhóm và các chức năng hoạt động trơn tru.

Không giống như các công cụ truyền thống, các công cụ quản lý dự án thời đại mới mang đến thành phần lưu trữ đám mây. Điều đó có nghĩa là, bạn sẽ phải tạo tài khoản, đặt tên phù hợp cho nhóm, mời thành viên, chọn mẫu, bắt đầu dự án và sau đó tiếp tục sử dụng các tính năng khác theo yêu cầu của nhóm.

Hãy khám phá các lựa chọn của chúng tôi.

1. ClickUp

Ứng dụng ClickUp cố gắng tái tạo cách hoạt động của một công ty truyền thống, nhưng với một bộ công cụ và giải pháp hiện đại. Bạn có thể tạo không gian làm việc và thêm các bộ phận khác nhau như Bán hàng, Tiếp thị, Kế toán, Sản xuất và các bộ phận khác vào đó.

Các mẫu đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ công cụ quản lý dự án nào. Rốt cuộc, bạn sẽ không muốn tạo một dự án từ đầu. Các mẫu tăng tốc quá trình và cho phép bạn tạo thiết lập khi đang di chuyển. ClickUp không làm thất vọng ở đây.

Phần mềm cung cấp tổng cộng 124 mẫu để bạn lựa chọn. ClickUp cũng chơi tốt với các ứng dụng của bên thứ ba khác. Bạn có thể nhập dữ liệu từ các phần mềm như Basecamp, monday.com, Wrike, Todoist, và tất nhiên, Trello và Asana.

Tính năng tốt nhất của ClickUp là tích hợp Bảng điều khiển. Sử dụng trang tổng quan tập trung, quản trị viên có thể thêm các cuộc trò chuyện, danh sách kiểm tra, nhúng và tích hợp dưới dạng tiện ích con để tạo trung tâm kiểm soát của bạn.

ClickUp có sẵn trên Android, iOS, Windows và Mac. Giá bắt đầu từ $ 5 cho mỗi thành viên mỗi tháng.

Truy cập ClickUp

2. Ý niệm

Notion hoạt động tốt nhất như một công cụ cơ sở dữ liệu cá nhân. Trong năm qua, Notion đã bổ sung các chức năng mới đặc biệt nhằm vào quản lý dự án. Nếu bạn có ít hơn năm thành viên để quản lý trong nhóm, đừng tìm đâu xa và hãy sử dụng Notion. Phiên bản miễn phí của dịch vụ vẫn dành cho tối đa sáu người dùng.

Điểm mạnh lớn nhất của Notion là tính đơn giản của nó. Một bảng trắng khổng lồ và bạn chỉ cần tìm một mẫu quản lý dự án phù hợp để bắt đầu.

Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên bắt đầu với một trong các mẫu quản lý dự án trong Notion. Bạn có thể bắt đầu với mẫu kiểu Kanban trong Notion. Trong khi xác định nhiệm vụ, bạn có thể thêm thẻ, thành viên trong nhóm, đính kèm ảnh, thêm nhận xét, v.v.

Chia sẻ trang Notion với các thành viên trong nhóm và bắt đầu quản lý các dự án. Notion có sẵn trên Windows, Mac, Web, Android và iPhone. Bạn có thể chia sẻ bảng Chú thích của mình với tối đa năm khách. Sau đó, bạn sẽ phải trả $ 5 cho mỗi thành viên mỗi tháng.

Truy cập thông báo

3. Hive

Hive cung cấp một trong những giải pháp quản lý dự án dựa trên web tốt nhất và dễ sử dụng. Khi đăng ký, Hive sẽ hỏi về chi tiết công ty, số lượng nhân viên, tên dự án, đề nghị bạn mời thành viên và thiết lập dự án trên màn hình chính.

Hive được thiết kế theo cách cung cấp giải pháp tất cả trong một. Hive cho phép trò chuyện nhóm ngay bên cạnh bảng điều khiển chính. Người ta cũng có thể đính kèm tệp từ Google Drive, Dropbox, OneDrive để trò chuyện. Nó làm cho toàn bộ quá trình liền mạch. Bạn sẽ không phải rời khỏi phần mềm cho các tác vụ khác.

Sau khi thêm nhiệm vụ, bạn có thể nhấn vào nó và thêm các chi tiết bổ sung như mô tả, bộ đếm thời gian, gắn thẻ thành viên trong nhóm và đính kèm tệp. Bạn có thể thay đổi bố cục từ kiểu Kanban thành Gantt, Lịch, chế độ xem nhãn và chế độ xem nhóm chỉ bằng một lần nhấn.

Hive cũng hỗ trợ quy trình làm việc tự động để hợp lý hóa quy trình. Giá bắt đầu từ $ 12 cho mỗi thành viên mỗi tháng.

Ghé thăm Hive

4. Bàn hàng không

Airtable là một sự kết hợp thú vị giữa Notion và Excel. Nó chủ yếu hoạt động tốt nhất như một bộ não kỹ thuật số. Sử dụng các mẫu quản lý dự án và khả năng chia sẻ AirTable, người ta có thể dễ dàng quản lý các dự án với các nhóm nhỏ.

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng mẫu Project Tracker có sẵn của Airtable. Mọi thứ trong căn cứ Airtable đều có thể tùy chỉnh, bao gồm cả mô tả. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ bảng, trường, bản ghi hoặc dạng xem nào để phù hợp với nhu cầu của mình.

Chế độ xem lưới Các dự án đã hoàn thành được lọc để hiển thị các dự án được chọn trong trường Hoàn thành. Lịch Dự án hiển thị tiến trình của tất cả các dự án. Bạn có thể chuyển từ chế độ xem hàng tháng hoặc hàng tuần.

Người dùng cũng có thể tạo tự động hóa tùy chỉnh, gửi thông báo hàng tuần, chuyển đổi giữa chế độ xem Kanban hoặc Gantt, v.v. Giá bắt đầu từ $ 10 cho mỗi thành viên mỗi tháng.

Ghé thăm Airtable

5. Wrike

Wrike đã đóng đinh giao diện người dùng với một bố cục rõ ràng. Không giống như AirTable và ClickUp, bạn sẽ không bị tấn công bởi vô số tùy chọn và tính năng. Thư viện mẫu mỏng so với các đối thủ, nhưng nó sẽ đáp ứng được công việc của phần lớn ở đó.

Wrike Space là một tiện ích bổ sung tuyệt vời. Nó tập trung vào bảng Cá nhân của bạn cũng như các mẫu khác. Bạn có thể thêm các chi tiết như ngày đến hạn, chỉ định thành viên, đính kèm tệp và nhận xét trong mỗi nhiệm vụ ..

Wrike cho phép bạn chơi với nhiều chế độ xem bảng. Bạn có thể chọn từ chế độ xem Kanban tiêu chuẩn, chế độ xem Dòng thời gian, v.v. Nhìn chung, chúng tôi thấy Wrike phù hợp hơn với Jira để xử lý các dự án phức tạp. Chỉ tiếp tục với phần mềm nếu bạn có kế hoạch sử dụng hết tiềm năng của nó.

Ghé thăm Wrike

Quản lý dự án theo phong cách

Quản lý các nhóm từ xa có thể khó khăn nhưng các công cụ quản lý dự án có thể xử lý các quy trình và dự án. Đối với các nhóm nhỏ, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Notion, AirTable và Hive. Khi nhóm của bạn phát triển, bạn có thể chuyển sang ClickUp và Wrike. Tất nhiên, mỗi công cụ sẽ có một số đường học tập liên quan, vì vậy rất khó để khuyên bạn nên thử tất cả chúng.