Ưu và nhược điểm của việc sử dụng giao tiếp chỉ văn bản trong nơi làm việc ảo
Nhắn tin đang là xu hướng thời thượng trong các tương tác xã hội và nó đang dần trở nên phổ biến ở nơi làm việc. Các nhóm ảo đang rời xa các cuộc gọi điện thoại để áp dụng giao tiếp chỉ bằng văn bản nhằm nâng cao quy trình làm việc của họ. Nhưng liệu họ có đạt được kết quả như mong muốn?
Bản chất của giao tiếp sẽ bị đánh bại nếu thông điệp không được truyền đi một cách hiệu quả. Nếu bạn định áp dụng giao tiếp chỉ bằng văn bản, bạn phải cân nhắc ưu và nhược điểm để biết mình đang tham gia vào lĩnh vực nào.
Vào cuối ngày, bạn muốn cung cấp cho nhóm của mình tất cả thông tin cần thiết để họ phát triển. Hãy cùng đọc khi chúng ta thảo luận về động lực của giao tiếp chỉ bằng văn bản giữa các nhóm ảo.
Mục Lục
Giao tiếp chỉ văn bản là gì?
Giao tiếp chỉ bằng văn bản là quá trình giao tiếp thông qua các từ viết bằng thiết bị di động. Nó bao gồm SMS, các cuộc trò chuyện WhatsApp và Giao tiếp qua E-Mail.
Giao tiếp thúc đẩy hiệu quả động lực và sự gắn bó của nhân viên. Họ được truyền cảm hứng để nỗ lực hết mình trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nếu việc nhắn tin đưa họ vào trạng thái tâm trí đó, thì đó là một sự phát triển đáng hoan nghênh.
Ưu điểm của Giao tiếp Chỉ Văn bản trong Nơi làm việc Ảo
Sự phổ biến của nơi làm việc ảo đã phát triển theo cấp số nhân trong thời gian gần đây. Các tổ chức không tập trung vào việc các thành viên trong nhóm có mặt trực tiếp tại văn phòng mà dựa vào khả năng hoàn thành công việc của họ từ bất kỳ vị trí nào.
Ngoài các công cụ giao tiếp nội bộ khác nhau để cộng tác, họ sử dụng giao tiếp chỉ bằng văn bản để khai thác tối đa các nhóm ảo của họ.
Giao tiếp chỉ bằng văn bản nâng cao quy trình làm việc của các nhóm từ xa theo những cách sau:
1. Thiết lập niềm tin
Niềm tin ở nơi làm việc là chìa khóa. Nó tạo điều kiện cho hiệu quả của nhóm bằng cách tạo ra một môi trường cho phép cộng tác trong môi trường làm việc ảo.
Gửi một tin nhắn cho đồng nghiệp cho thấy mức độ tin tưởng vào khả năng phán đoán của họ. Nó cũng cho thấy bạn sẵn sàng tìm kiếm sự giúp đỡ, chia sẻ phản hồi và thảo luận các vấn đề với đồng nghiệp.
Giao tiếp chỉ bằng văn bản có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của nhóm. Nó có thể được coi là chiếc đinh gắn kết sự hợp tác giữa bạn và nhân viên của bạn với nhau.
2. Tiết kiệm chi phí
Trên toàn cầu, các cá nhân và tổ chức đang tìm kiếm các lựa chọn kinh tế rẻ hơn. Làm việc ảo có thể là gánh nặng do các nghĩa vụ tài chính và thiếu quản lý thời gian thích hợp cho các hoạt động hàng ngày của bạn.
Nhắn tin là rẻ. Khi bạn nhắn tin bằng các ứng dụng như WhatsApp và SMS để truyền tải thông điệp của mình tới đồng nghiệp, bạn nhận ra rằng nó rẻ hơn và chiếm ít thời gian hơn.
3. Tạo sự thuận tiện
Thời gian linh hoạt là một trong những mẹo để quản lý nhóm từ xa một cách hiệu quả. Nhắn tin mang lại cho bạn một sự tự do mà gọi điện không có. Nó cho phép bạn trả lời tin nhắn đã nhận vào thời điểm thuận tiện nhất cho bạn.
Với các cuộc gọi, bạn phải chịu áp lực phải trả lời trong thời gian thực. Bạn có thể không đưa ra phản hồi tốt nhất. Mặt khác, nhắn tin giúp bạn có nhiều thời gian để tạo ra các câu trả lời có suy nghĩ thấu đáo cho các tin nhắn nhận được.
4. Cung cấp quyền riêng tư và khả năng tiếp cận lớn hơn
Dù công việc đang nhanh chóng trở thành chuyện ảo nhưng bạn cần được đảm bảo về quyền riêng tư của mình. Giao tiếp chỉ bằng văn bản đảm bảo rằng quyền riêng tư của bạn không bị xâm phạm.
Tiếng ồn xung quanh làm gián đoạn ý nghĩa của tin nhắn. Bạn có thể không nghe rõ người kia hoặc bỏ sót những điểm chính trong tin nhắn của họ. Nhắn tin gây ra tiếng ồn hoặc chất lượng âm thanh kém không liên quan đến sự tương tác.
Một lợi thế đáng kể của việc nhắn tin là nó có thể truy cập được đối với những người khiếm thính.
Nhược điểm của Giao tiếp Chỉ Văn bản trong Nơi làm việc Ảo
Giao tiếp chỉ bằng văn bản không phải là không có một số mối quan tâm. Khi tận hưởng những lợi ích được thảo luận ở trên, bạn có thể gặp phải một số trở ngại trong quá trình này. Đối với một số tổ chức, những trục trặc này là những yếu tố phá vỡ thỏa thuận khiến giao tiếp chỉ bằng văn bản trở nên bất lợi. Chúng ta hãy xem xét.
1. Giao tiếp kém
Cá nhân hóa rất quan trọng khi bạn giao tiếp, đặc biệt là với đồng nghiệp. Rất nhiều công cụ kỹ thuật số giúp các nhóm ảo duy trì kết nối. Tuy nhiên, một số công cụ này thiếu tính cá nhân hóa của các tương tác mặt đối mặt truyền thống tại nơi làm việc.
Giao tiếp dựa trên văn bản thiếu ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác mà bạn có thể cần phải dựa vào để có một dự án thành công. Sự vắng mặt của các yếu tố này làm tăng khả năng hiểu sai.
Ngoài ra, một số người được biết đến là dè dặt trong việc sử dụng các kênh kỹ thuật số dựa trên văn bản do dấu ấn mà nó để lại. Điều này khiến họ rất khó tham gia vào các cuộc họp hoặc trả lời tin nhắn một cách tự do.
2. Diễn giải sai
Khi tin nhắn văn bản được gửi đi, cách hiểu của người nhận về tin nhắn có thể khác với ý định của người gửi. Tin nhắn có thể dễ bị hiểu nhầm hoặc bị đưa ra ngoài ngữ cảnh, vì người gửi không sẵn sàng để làm rõ ý định của họ ngay lập tức.
Khi phân bổ nhiệm vụ tại nơi làm việc ảo, các nhà lãnh đạo nên lưu ý đến những tiêu cực phát sinh như hiểu lầm, giả định và suy luận sai lệch. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy bị tấn công bởi các tin nhắn được gửi đến họ, họ sẽ đẩy lùi bằng mọi cách có thể và điều đó ảnh hưởng đến hiệu suất chung.
3. Miễn cưỡng thực hiện hành động
Đạo đức làm việc khác nhau giữa các thành viên trong nhóm. Trong một nơi làm việc ảo nơi các trưởng nhóm bị hạn chế về khả năng thực thi các chỉ thị, một số nhân viên có thể không coi trọng việc giao tiếp bằng văn bản. Mọi người có thể bỏ qua các yêu cầu tin nhắn văn bản hoặc trì hoãn phản hồi trong một cài đặt ảo.
Xác định cơ sở để giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm của bạn. Đặt giới hạn thời gian cho thư trả lời và phản hồi để thư không tồn tại quá lâu.
4. Xung đột trong sở thích thế hệ
Việc chỉ sử dụng văn bản làm phương tiện giao tiếp cho các nhóm ảo cho thấy khoảng cách giữa cách các thế hệ sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau. Trong khi thế hệ cũ có thể cảm thấy hài lòng về giao tiếp mặt đối mặt, thế hệ Millennials và Gen Z lại thích nhận hoặc gửi tin nhắn văn bản hơn. Sự khác biệt về sở thích có thể cản trở quy trình làm việc.
Giữ cho giao tiếp chỉ bằng văn bản của bạn trở nên đơn giản
Nhiều vấn đề tại nơi làm việc ảo bắt nguồn từ các rào cản giao tiếp do các nhóm làm việc ở các địa điểm riêng biệt. Điều này dẫn đến mức độ tin cậy thấp hơn và mức độ xung đột cao hơn so với các nhân viên làm việc cùng nhau.
Là một nhà lãnh đạo, bạn phải luôn thận trọng trong việc đánh giá công việc của các thành viên trong nhóm và cung cấp phản hồi liên tục để giải quyết các vấn đề. Một cách tuyệt vời để làm điều này là làm chủ khả năng giao tiếp đơn giản nhất có thể. Đừng để người khác hiểu lầm hoặc giả định khi nhắn tin. Hãy nói điều đó một cách rõ ràng nhất, để bất kỳ ai cũng có thể nhận được thông điệp mà không cần vắt óc suy nghĩ.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
