Ưu và nhược điểm của Công cụ họp trực tuyến WebEx

WebEx, do Cisco Systems sản xuất, là một trong những công cụ họp trực tuyến được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới. Đây là một công cụ giàu tính năng cho phép người dùng gặp gỡ nhau qua Internet trong khi chia sẻ màn hình và nói chuyện qua điện thoại hoặc qua VoIP. Đây là một chương trình mạnh mẽ hoạt động tốt trên Windows, Mac và thậm chí trên điện thoại thông minh và máy tính bảng, giúp người tham gia có thể linh hoạt tham gia các cuộc họp từ thiết bị ưa thích của họ.

Sơ lược về WebEx

Không có gì ngạc nhiên khi WebEx là một trong những công cụ họp trực tuyến được sử dụng nhiều nhất hiện nay, vì nó cung cấp cho người dùng đủ các tính năng để tạo một cuộc họp trực tuyến khiến người tham gia cảm thấy như đang ở trong phòng họp của công ty. Nó hoạt động tốt trên Windows và Mac và là một lựa chọn tuyệt vời cho những người thích tham gia các cuộc họp khi đang di chuyển từ điện thoại thông minh hoặc thiết bị máy tính bảng của họ.

Ưu và nhược điểm

Ưu điểm: WebEx có giao diện người dùng đơn giản, mặc dù nó hơi kém trực quan hơn so với GoToMeeting. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ màn hình nền cũng như tài liệu hoặc bất kỳ ứng dụng nào trên máy tính của họ. Thật nhanh chóng và dễ dàng để thay đổi người trình bày, tạo bảng trắng và vượt qua điều khiển bàn phím và chuột, tạo ra trải nghiệm cuộc họp liền mạch.

Nhược điểm: Trình duyệt mặc định được WebEx chọn là Internet Explorer, vì vậy nếu bạn thích sử dụng Firefox hoặc Chrome, bạn sẽ phải thay đổi cài đặt trình duyệt trước khi nhấp vào liên kết được chia sẻ thông qua công cụ.

WebEx bắt đầu từ $ 49 một tháng cho các cuộc họp không giới hạn với tối đa 25 người tham gia mỗi cuộc (tại thời điểm viết bài). Điều này có thể so sánh với GoToMeeting, với cùng một mức giá, cho phép tối đa 15 người tham dự mỗi cuộc họp. Người dùng cũng có tùy chọn trả tiền cho mỗi lần sử dụng.

Tạo và tham gia cuộc họp

Tạo cuộc họp với WebEx rất đơn giản, sau khi quá trình thiết lập ban đầu đã hoàn tất và Trung tâm cuộc họp đã được tải trên máy tính của máy chủ. WebEx là một công cụ họp trực tuyến dựa trên web, có nghĩa là không cần tải xuống và tất cả những gì nó cần để hoạt động là một trình duyệt web như Firefox, Internet Explorer hoặc Chrome.

Người dẫn chương trình có thể mời người tham dự qua email, Tin nhắn tức thì hoặc thậm chí trong một cuộc trò chuyện. Lời mời bao gồm một liên kết nhanh chóng đưa những người tham gia trực tiếp đến cuộc họp, hướng dẫn họ kết nối qua đường dây điện thoại của họ hoặc qua VoIP. Các số điện thoại miễn phí được cung cấp và có các số gọi đến cho một số quốc gia, vì vậy những người tham dự làm việc ở nước ngoài không phải trả phí cuộc gọi quốc tế để tham dự cuộc họp.

Chia sẻ bản trình bày và ứng dụng

Mặc dù chia sẻ màn hình là một tính năng cơ bản của hầu hết các công cụ họp trực tuyến, WebEx’s còn tiến xa hơn ở chỗ nó cung cấp cho các máy chủ một bảng điều khiển cho phép họ trò chuyện hoặc kiểm soát cuộc họp một cách riêng tư, vì bất kỳ người tham gia nào khác cũng không thể nhìn thấy bảng này. Thoát chia sẻ màn hình rất dễ dàng và được thực hiện bằng một cú nhấp chuột.

Người dùng không muốn chia sẻ màn hình của họ nhưng muốn xem bản trình bày cuộc họp trực tuyến có tùy chọn chia sẻ một ứng dụng như PowerPoint hoặc thậm chí chỉ một tệp bản trình bày duy nhất từ ​​máy tính của họ. Sau đó, tệp hoặc ứng dụng sẽ được hiển thị trên màn hình cuộc họp.

Người tham gia có thể nhìn thấy và kiểm soát các ứng dụng từ xa nếu điều này được máy chủ cho phép. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên bảng tính Excel, bạn có thể cho phép người tham dự nhập dữ liệu của riêng họ trong cuộc họp. WebEx cũng có chức năng bảng trắng, cho phép người dùng vẽ hoặc viết trên bảng trắng như khi họ gặp mặt trực tiếp.

Chia sẻ video

WebEx có thể phát hiện xem một người tham gia cuộc họp có webcam hay không, vì vậy nếu một người tham dự quyết định sử dụng camera, tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào nút camera trên bảng điều khiển và hình ảnh của họ sẽ xuất hiện bất cứ khi nào họ nói. Điều này, cùng với tính năng cộng tác trực tiếp, thực sự giúp những người tham gia cảm thấy rằng họ đang làm việc cùng nhau trong cùng một phòng.

WebEx là một trong số ít các công cụ họp trực tuyến cung cấp khả năng này, làm cho nó trở thành một công cụ cần thiết để xem xét nếu bạn tin rằng yếu tố thời gian trực tuyến là quan trọng trong các cuộc họp trực tuyến.

Ghi chú

WebEx có một tính năng tiện dụng cho phép người tổ chức cuộc họp chỉ định một người ghi chú chuyên dụng hoặc cho phép tất cả những người tham gia ghi chú trực tiếp trong phần mềm, với ứng dụng ghi chú của nó. Sau khi cuộc họp kết thúc, các ghi chú có thể được lưu trên máy tính của mỗi người ghi chú, làm cho công việc theo dõi cuộc họp trực tuyến dễ dàng hơn nhiều.

Ghi chú cũng có thể được chia sẻ với những người tham gia trong cuộc họp, vì vậy thật dễ dàng để xem lại một điểm đã được thảo luận hoặc một câu hỏi đã được hỏi khi cần thiết.

Một loạt các công cụ hữu ích

Như đã đề cập, WebEx là một công cụ giàu tính năng giúp các cuộc họp trực tuyến giống như những cuộc gặp mặt trực tiếp. Ví dụ: người chủ trì cuộc họp có thể tạo các cuộc thăm dò và quyết định xem người tham gia có thể chọn một câu trả lời, nhiều câu trả lời hoặc thậm chí câu trả lời ngắn. Các câu trả lời thăm dò ý kiến ​​sau đó có thể được lưu vào máy tính của chủ nhà để phân tích trong tương lai. WebEx cũng có một cơ sở trò chuyện, nơi những người tham gia có thể trò chuyện với nhau công khai hoặc riêng tư, tùy thuộc vào những giới hạn trò chuyện mà máy chủ đặt ra.

Người dẫn chương trình có toàn quyền kiểm soát cuộc họp và họ có thể quyết định xem người tham gia có thể lưu, in hoặc tạo chú thích trên tài liệu được chia sẻ hay không. Họ cũng có thể tắt tiếng tất cả những người tham gia khi nhập cảnh, hoặc thậm chí tắt tiếng những người tham gia đã chọn giữa cuộc họp. Ngoài ra, máy chủ lưu trữ có thể hạn chế cuộc họp bất cứ lúc nào, điều này có thể giúp ngăn người dùng cố gắng tham gia cuộc họp muộn, chẳng hạn như làm gián đoạn cuộc họp.

Nhìn chung, WebEx là một công cụ tuyệt vời cho những ai muốn có cảm giác phòng họp trong các cuộc họp từ xa của họ. Công cụ này có đầy đủ các tính năng hữu ích, không chỉ cung cấp cho người chủ quyền kiểm soát hoàn toàn các cuộc họp của họ mà còn giúp người tham gia cộng tác trong thời gian thực.