Ứng dụng quản lý con người tối ưu
Khi bạn quản lý con người, việc giao tiếp và giấy tờ là không thể tránh khỏi. Cho dù đó là lập lịch, trả lương, quản lý nhiệm vụ hay đào tạo, có rất nhiều tài liệu và cuộc trò chuyện để theo dõi.
Ngay cả khi nhóm của bạn nhỏ, bạn không thể tránh khỏi việc quản lý con người, đặc biệt nếu bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm với mọi người.
Đó là nơi Connecteam có ích. Nhờ bộ công cụ phong phú của nó, bạn có thể hoàn thành thủ tục giấy tờ, giao tiếp các mục hàng ngày với nhân viên của mình và ngăn ngừa các lỗi tính lương tốn kém — tất cả ở một nơi và không cần kiến thức nền tảng về nhân sự.
Đọc tiếp nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các tính năng hàng đầu của nó.
Mục Lục
Các tính năng tiết kiệm thời gian của Connecteam
Nhìn chung, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian bằng cách có tất cả các công cụ quản lý nhân viên của mình trong một phần mềm thay vì phải nhảy qua lại giữa hàng tá ứng dụng.
Khi sử dụng trung tâm Hoạt động của Connecteam, bạn không cần phải chuyển đổi giữa excel, các công cụ quản lý dự án, email, văn bản, tài liệu giấy và bất kỳ nơi nào khác mà bạn thấy mình đang sàng lọc để biết chi tiết.
Ngoài việc đáp ứng nhu cầu phần mềm của bạn, bạn cũng có thể tạm biệt bảng chấm công in và viết tay — và nhu cầu theo đuổi mọi người vì chúng.
Trên thực tế, các công cụ giao tiếp và nơi làm việc được tổ chức hợp lý của Connecteam làm cho các mục như lập lịch trình, ghi nhật ký thời gian và phân công nhiệm vụ trở nên rõ ràng đối với mọi người, có nghĩa là ít phải qua lại hơn cho tất cả mọi người.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về các tính năng chính trong trung tâm Hoạt động của Connecteam giúp việc giám sát và chăm sóc nhóm của bạn trở nên dễ dàng.
1. Lập kế hoạch cho nhân viên
Tạo lịch làm việc cho nhân viên trong Connecteam đơn giản như nhập thông tin chi tiết vào biểu mẫu. Cùng với các trường tên, ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc, bạn có thể:
- Chỉ định nhiều người dùng vào cùng một ca làm việc
- Cho phép người dùng tự chỉ định ca làm việc không có người nhận
- Chuyển sang các mẫu có thể tái sử dụng
- Lặp lại các ca thay đổi định kỳ
Một khi bạn đánh Công bố, Connecteam sẽ gửi thông báo đến nhân viên mà bạn đã chỉ định và họ có thể kiểm tra thông tin chi tiết ngay trong ứng dụng. Bạn sẽ không cần in lịch hoặc gửi email nữa, cũng như không ai làm thất lạc thông tin quan trọng.
Hơn nữa, Lên kế hoạch việc làm công cụ cung cấp một số tính năng để ngăn chặn xung đột:
- Phê duyệt theo ca cho phép các thành viên trong nhóm của bạn có cơ hội phê duyệt hoặc từ chối các mục trong lịch trình của họ
- Đánh dấu tình trạng không có sẵn cho phép nhân viên cho bạn biết ngày và giờ họ không thể làm việc
- Việc thiết lập các giới hạn đưa ra các hạn chế để ngăn chặn sự thay đổi lịch trình quá mức và thiếu
Để tránh phải chỉnh sửa lịch làm việc sau khi xuất bản, bạn có thể sử dụng các công cụ Lập lịch công việc kết hợp với tính năng yêu cầu thời gian của Connecteam. Mỗi khi một nhân viên gửi yêu cầu về thời gian, bạn sẽ thấy nó dưới Yêu Câu Đang Đợi Giải Quyêt bên trong Đồng hồ thời gian giao diện.
2. Quản lý tác vụ nhanh
Ngoài việc tạo một lịch trình chi tiết, bạn có thể ấn định Nhiệm vụ thay đổi vào từng khối thời gian để nhân viên của bạn có thể giải quyết các công việc theo lịch trình cụ thể.
Nếu bạn muốn liên hệ để làm rõ những điều này hoặc ai đó gặp khó khăn, Hoạt động thay đổi tab cung cấp một cửa sổ trò chuyện giữa bạn và các nhân viên mà bạn đã chỉ định vào ca làm việc.
Connecteam cũng cung cấp một Nhiệm vụ nhanh công cụ để loại bỏ việc bạn phải nhắn tin hoặc gửi email bài tập cho các cá nhân. Thiết lập nhiệm vụ một lần, chỉ định các nhân viên có liên quan và mọi người đều tự động tham gia. Bắt đầu thật dễ dàng và tại đây bạn có thể xem chi tiết ngày, giờ, mô tả và nhiệm vụ phụ để có thêm ngữ cảnh.
Về cơ bản, bạn sẽ có tất cả các lợi ích tiết kiệm thời gian của một công cụ quản lý dự án chuyên dụng trong tầm tay của bạn.
Giống như Sự thay đổi tab hoạt động trong trình lên lịch, bạn cũng có thể liên lạc trực tiếp với nhân viên thông qua Bình luận tab nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc theo dõi.
Có công cụ nhận xét trực tiếp trong tác vụ có nghĩa là không cần tìm kiếm các thông tin liên lạc trước đó trong các ứng dụng khác. Với công cụ Nhiệm vụ nhanh, bạn và nhân viên của mình có thể nhanh chóng tìm hoặc tham khảo tất cả các thông báo liên quan đến một nhiệm vụ ở vị trí tương ứng.
3. Đồng hồ thời gian của nhân viên
Khi đến lúc bắt đầu, nhân viên của bạn có thể sử dụng ứng dụng này trên thiết bị di động của họ hoặc ứng dụng Kiosk của Connecteam nếu nhóm của bạn đang đứng yên. Tất cả những gì họ cần làm là chạm vào Bắt đầu ca làm việc.
Về phần phụ trợ, Connecteam cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về nhật ký của mọi người trong Hôm nay tab trong Đồng hồ thời gian dụng cụ.
Tại đây, bạn có thể giao tiếp với mọi người trong nhóm của mình và nếu họ đi từ công việc này sang công việc khác, bạn có thể xem vị trí của họ trên bản đồ để đảm bảo họ đi đúng lịch trình và mọi thứ hoạt động trơn tru.
Connecteam cũng cho phép bạn sử dụng các chu vi ảo hoặc hàng rào địa lý để đảm bảo nhân viên của bạn đang ở trong một vị trí cụ thể khi họ làm thủ tục. Nói lời tạm biệt với bạn thân đấm và trộm thời gian một lần và mãi mãi.
Có nhiều cách để tùy chỉnh đồng hồ thời gian cho phù hợp với nơi làm việc của bạn, bao gồm chu kỳ trả lương, khả năng làm thêm giờ, thời gian nghỉ, công việc và các mục khác để mọi thứ thuận tiện hơn cho bạn và nhóm của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu phần mềm tạo danh sách nhân viên vượt quá giờ làm, vắng mặt hoặc không tính giờ của họ.
Khi mọi người ghi lại thời gian của họ, phần mềm cũng sử dụng thông tin để tạo bảng chấm công.
4. Bảng chấm công trực tuyến
Trong Bảng chấm công , bạn có thể xem lại, chỉnh sửa và theo dõi hồ sơ thời gian của nhân viên. Tại đây, bạn cũng có thể xem các yêu cầu về thời gian, đăng ký khi vắng mặt và xem thông tin chi tiết về công việc.
Khi bạn nhấp vào từng bảng chấm công, Connecteam sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ xung đột nào chẳng hạn như ca làm việc chồng chéo và yêu cầu chỉnh sửa nếu nhân viên biết họ đã mắc lỗi khi theo dõi thời gian của họ.
Nó cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan đơn giản về theo dõi của họ để bạn có thể sửa chữa hoặc đánh dấu và hỏi về sự khác biệt. Khi nó đã sẵn sàng để tính lương, bạn có thể xuất tổng số, bảng chấm công hoặc báo cáo ca làm việc. Connecteam tự động tích hợp với QuickBooks và Gusto, giúp việc tính lương trở nên dễ dàng chỉ với một nút bấm.
5. Biểu mẫu kỹ thuật số và danh sách kiểm tra
Các Các hình thức công cụ trong trung tâm Hoạt động của Connecteam giúp những người cần tìm và sử dụng thủ tục giấy tờ có thể truy cập được. Nó cũng loại bỏ nhu cầu in hoặc gửi biểu mẫu qua email — có nghĩa là chúng sẽ không bị lạc ở đâu đó trên đường đi.
Khi bạn tạo biểu mẫu và danh sách kiểm tra trong Connecteam, bạn có thể chỉ định chúng cho Nhóm thông minh—Các nhóm người dùng tự động có cùng công việc, vị trí, ngày bắt đầu hoặc bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến — hoặc các cá nhân. Nếu yêu cầu nhạy cảm về thời gian, hãy gửi thông báo sau khi bạn xuất bản nó hoặc thêm nó vào thư viện biểu mẫu nếu không.
Các Các hình thức tính năng này làm cho việc giới thiệu trở nên dễ dàng. Thêm vào đó, nhân viên của bạn sẽ luôn có sẵn các biểu mẫu mà họ cần, có nghĩa là sẽ giảm bớt những lo lắng về an toàn và đưa ra các yêu cầu. Nó đơn giản như tạo Biểu mẫu Google nếu bạn đã từng tạo, nhưng tốt hơn vì nó ở đúng nơi bạn cần.
Ngoài ra, bạn có thể sáng tạo với công cụ Biểu mẫu để tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình. Ví dụ: bạn có thể phác thảo quy trình công việc bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra hoặc xây dựng các cách đơn giản để gửi chữ ký điện tử và dấu thời gian GPS để làm tài liệu.
6. Tất cả các tính năng của trung tâm giao tiếp trong Connecteam
Về cơ bản, Connecteam có thể thay thế nhiều phần mềm và quy trình trong doanh nghiệp của bạn bằng các tính năng đã được đề cập trong bài viết này. Tuy nhiên, bạn có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách sử dụng Liên lạc trung tâm.
Các Trò chuyện cụ thể là công cụ này cho phép bạn tạo nhiều kênh từ toàn công ty đến các nhóm phòng ban và thậm chí là kênh riêng lẻ. Mặc dù bạn có thể gửi nhận xét và tin nhắn trực tiếp trong ca làm việc, nhiệm vụ và bảng chấm công, điều này mang lại cho bạn không gian để thảo luận và lập kế hoạch chung.
Bằng cách này, bạn sẽ không phải chuyển đổi giữa một trình nhắn tin như Slack hoặc sàng lọc điện thoại của mình để tìm tin nhắn từ nhân viên.
Với Cập nhật công cụ này, bạn cũng có thể gửi tin tức và thông báo với nhiều yếu tố thiết kế tùy chỉnh để thêm cá tính cho thông điệp của bạn.
Tính năng này hữu ích nếu bạn không có địa chỉ email nhân viên cho tất cả nhân viên của mình hoặc nếu họ quyết định cập nhật email cá nhân của mình. Bạn cũng có thể theo dõi mức độ tương tác để xem có bao nhiêu người đọc nó.
Hơn nữa, Danh mục giúp nhân viên của bạn tìm thấy và liên hệ với nhau. Nhân viên sẽ không cần sử dụng số điện thoại hoặc địa chỉ email cá nhân của họ để cộng tác trong các dự án công việc nếu họ không muốn.
Bạn cũng có thể ẩn một số người nhất định nếu họ không muốn trò chuyện và tạo hạn chế về những người có thể nói chuyện với ai.
Cuối cùng, các công cụ Truyền thông của Connecteam giúp mọi người tách biệt giữa công việc và cá nhân cũng như công ty của bạn hoạt động trơn tru.
Tiết kiệm thời gian và căng thẳng cho bản thân với Connecteam
Connecteam là một công cụ duy nhất để quản lý tài nguyên hàng đầu của công ty bạn — con người của công ty.
Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách đặt tất cả các nhiệm vụ của bạn vào một nơi và giảm số lần liên lạc qua lại với nhân viên của bạn. Ngoài ra, nhân viên của bạn cũng được hưởng lợi từ giao tiếp được sắp xếp hợp lý và sự rõ ràng về lịch trình và nhiệm vụ.
Nếu bạn thấy mình liên tục tìm kiếm thông tin, nhảy giữa nhiều phần mềm và liên tục qua lại trong giao tiếp, đó có thể là giải pháp bạn cần. Tại sao không đăng ký dùng thử 14 ngày miễn phí của Connecteam và bắt đầu bằng cách dùng thử một trong các tính năng được liệt kê?