Tại sao bạn cần một kế hoạch năng suất và cách tạo một kế hoạch

Văn hóa hối hả khiến tất cả chúng ta nghĩ rằng chúng ta cần dành từng giây cuối cùng của mình vào công việc nếu muốn đạt được các mục tiêu tài chính (hoặc cải thiện bản thân) của mình. Nó không chỉ gây bất lợi cho sức khỏe tinh thần và thể chất của chúng ta mà còn phản tác dụng.

Khi điều duy nhất trong tâm trí bạn là “hoàn thành nhiều việc hơn”, bạn thường bỏ lỡ sự hiệu quả và chính xác. Mặc dù bạn đang làm việc nhiều giờ hơn, nhưng bạn không hoàn thành được nhiều việc như vậy. Đó là bởi vì bạn không có kế hoạch.

Tất cả chúng ta đều nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho sự thành công của bất kỳ dự án nào, nhưng khi nói đến năng suất, chúng ta lao ngay vào nó mà không cần suy nghĩ nhiều. Đó chính xác là lý do tại sao chúng ta thường thất bại trong các mục tiêu năng suất của mình.

Kế hoạch năng suất là gì và tại sao việc có một kế hoạch lại quan trọng?

Mặc dù thuật ngữ “kế hoạch năng suất” là dễ hiểu, nhưng điều quan trọng là phải cung cấp cho nó một định nghĩa rõ ràng và ngắn gọn để biết chính xác thuật ngữ này đòi hỏi điều gì:

Kế hoạch năng suất phác thảo các mục tiêu của bạn (cả ngắn hạn và dài hạn) và lên lịch chiến lược cho các mục tiêu đó trong suốt các ngày, tuần hoặc tháng của bạn để tăng năng suất của bạn đồng thời giải quyết các trở ngại chính đối với năng suất.

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao việc xem các video trên YouTube về cách tăng năng suất vào ban đêm hoặc đọc các bài báo về cách cải thiện năng suất của bạn không hiệu quả chưa? Không phải vì tất cả những bài báo và video đó cung cấp các mẹo và chiến lược sai.

Tất cả chúng ta đều có những suy nghĩ, mục tiêu và vấn đề khác nhau; mỗi chúng ta có một phong cách làm việc khác nhau và xuất phát từ những hoàn cảnh khác nhau. Các bài báo và video trên internet này được khái quát hóa và không giải quyết được các vấn đề và trở ngại duy nhất của chúng tôi đối với năng suất.

Với một kế hoạch năng suất phù hợp theo ý của bạn, bạn sẽ không phải nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách mù quáng. Bạn sẽ có một lộ trình phù hợp trong ngày (tuần hoặc tháng), giúp bạn tập trung hơn vào mục tiêu của mình và ít bị phân tâm hơn. Lập kế hoạch cho năng suất mang lại cho bạn cảm giác kiểm soát, khiến bạn ít cảm thấy quá tải hoặc căng thẳng.

Cách tạo một kế hoạch năng suất

Lập kế hoạch năng suất không phải là khoa học tên lửa. Tất cả những gì bạn cần là có thái độ đúng đắn, ghi nhớ mục tiêu của mình và bắt đầu với một tâm hồn cởi mở. Bạn cần ném tất cả những giáo điều về năng suất như “thức dậy lúc 4 giờ sáng” hoặc “tắm nước lạnh” ra khỏi cửa sổ và xem điều gì phù hợp với bạn.

Vì một kế hoạch năng suất là duy nhất cho các mục tiêu, tính khí và tư duy của bạn, nên không có hướng dẫn nghiêm ngặt nào về cách lập một kế hoạch. Tuy nhiên, các bước sau đây cung cấp lộ trình quy trình linh hoạt mà bạn có thể sử dụng:

1. Đặt mục tiêu SMART

Bước đi không mục đích sẽ chẳng đưa bạn đến đâu cả. Có một bản ghi các mục tiêu và nhiệm vụ của bạn giúp bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác dễ dàng hơn. Đó là lý do tại sao việc đặt mục tiêu SMART lại quan trọng vì chúng giúp bạn theo dõi tiến độ, cải thiện động lực và tăng năng suất.

Một khi bạn có mục tiêu của mình trên giấy, hãy nghĩ về mọi thứ bạn cần làm để đạt được chúng. Điều này có thể bao gồm các nhiệm vụ về công việc hoặc mục tiêu kinh doanh, thói quen cải thiện bản thân, dự án cá nhân hoặc trách nhiệm hàng ngày. Bắt đầu với bất cứ điều gì xuất hiện trong đầu, cho dù nó có vẻ tầm thường đến đâu, và nhóm chúng theo các mục tiêu có liên quan.

2. Theo dõi thời gian

Theo dõi cách bạn sử dụng thời gian trong ngày để biết được trung bình một ngày của mình. Bạn đang quản lý bao nhiêu giờ hiệu quả mỗi ngày? Hoạt động nào tiêu tốn phần lớn thời gian của bạn? Làm điều này trong vài ngày và bạn sẽ ngạc nhiên về lượng thời gian dành cho những hoạt động tiêu khiển hoặc vặt vãnh chẳng hạn như kiểm tra email hoặc nguồn cấp dữ liệu trên mạng xã hội.

Bạn có thể sử dụng TimeCamp để tự động theo dõi thời gian trên máy tính của mình. Tất cả những gì bạn cần là đăng ký trên trang web của họ và tải xuống ứng dụng máy tính, ứng dụng sẽ bắt đầu theo dõi thời gian của bạn.

3. Phân tích bảng chấm công của bạn và ghi lại những thách thức bạn đang gặp phải

Sau khi theo dõi thời gian của bạn trong vài ngày, bạn sẽ có đủ dữ liệu để thu thập thông tin chi tiết có giá trị. Nếu bạn đang sử dụng TimeCamp, hãy truy cập nhật ký thời gian của nó và bạn sẽ có tài khoản chi tiết về các ngày của mình.

Trong khi phân tích nhật ký thời gian của bạn, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Bạn đang làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày?
• Bao nhiêu thời gian đi vào phương tiện truyền thông xã hội?
• Hoạt động nào chiếm phần lớn thời gian của bạn?
• Bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn nhận ra những trở ngại đang ngăn cản bạn làm việc hiệu quả hơn. Một khi bạn biết các vấn đề, bạn có thể bắt đầu suy nghĩ về các giải pháp của chúng.

Ngoài những phiền nhiễu thông thường như mạng xã hội, bạn nên ghi lại những thứ khác, dường như không liên quan, có thể ngăn cản bạn làm việc hiệu quả hơn. Tự hỏi bản thân minh:

• Bạn có cảm thấy khó khăn khi làm việc muộn vào buổi chiều không?
• Bạn có cảm thấy thờ ơ hầu hết thời gian?
• Bạn không ngủ đúng cách?

Trong khi ghi lại những thách thức, bạn nên trung thực với chính mình. Cố gắng không viện cớ cho những hành vi không hiệu quả của bạn.

4. Tạo và thực hiện theo lịch biểu

Sử dụng những hiểu biết sâu sắc từ phân tích của bạn, tạo một lịch trình trong khi xem xét các mục tiêu của bạn. Mặc dù Lịch Google rất phù hợp để lên lịch, nhưng nếu Lịch không hoạt động, hãy cân nhắc sử dụng các lựa chọn thay thế Lịch Google miễn phí để lên lịch cho ngày của bạn.

Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn và số giờ đạt năng suất cao nhất, hãy ấn định số giờ thích hợp hàng ngày hoặc hàng tuần cho các dự án làm việc, tập thể dục, giải trí, gia đình hoặc cá nhân. Không có đúng hay sai; tất cả phụ thuộc vào mục tiêu và sở thích cá nhân của bạn.

Ví dụ: nếu bạn muốn bắt đầu một công việc kinh doanh mới, bạn nên chỉ định một vài giờ mỗi tuần để làm việc cho công việc kinh doanh của mình. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là có được một thân hình tuyệt vời trong mùa hè, hãy giảm thời gian sử dụng điện thoại và lên lịch tập thể dục hàng tuần nhiều hơn.

Bất kể mục tiêu của bạn là gì, điều quan trọng là phải giữ một lịch trình thực tế. Bạn không muốn lên lịch cho từng giây cuối cùng trong ngày. Lịch trình của bạn phải đủ linh hoạt để đáp ứng các kế hoạch đột ngột. Và đừng quên kết hợp những khoảng thời gian nghỉ ngơi kiếm được nhiều tiền. Mục tiêu không phải là bận rộn mà là tăng năng suất.

5. Tìm chiến lược năng suất lý tưởng của bạn và bám sát nó

Năng suất không đến một cách tự nhiên với hầu hết chúng ta. Tuy nhiên, sử dụng các phương pháp đã thử và kiểm tra có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn. Dưới đây là một vài chiến lược năng suất mà bạn có thể sử dụng trong lịch biểu của mình:

Phương pháp Ivy Lee

Phương pháp Ivy Lee là một chiến lược đơn giản nhưng hiệu quả để kết hợp vào lịch trình của bạn. Lập danh sách 6 nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mỗi ngày. Xếp hạng chúng theo thứ tự quan trọng và bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất. Mục tiêu là hoàn thành một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên, hãy chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, rồi đến nhiệm vụ tiếp theo, cho đến khi bạn hoàn thành danh sách của mình. Nếu bạn không thể hoàn thành cả sáu nhiệm vụ, chỉ cần chuyển chúng sang ngày hôm sau.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phương pháp Ivy Lee để đạt năng suất không căng thẳng.

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, là một chiến lược năng suất nổi tiếng nhấn mạnh việc tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Theo nguyên tắc Pareto, 20% nhiệm vụ (quan trọng nhất) mang lại 80% kết quả.

Sử dụng quy tắc 80/20 để ưu tiên các nhiệm vụ của bạn đồng thời tập trung vào kết quả mong muốn. Xác định các nhiệm vụ chính sẽ mang lại nhiều kết quả nhất và tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ đó trước tiên.

Kỹ thuật Pomodoro

Tăng năng suất của bạn với phương pháp Pomodoro bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong 25 phút và sau đó nghỉ giải lao ngắn. Phương pháp Pomodoro hoàn hảo để hoàn thành các nhiệm vụ lớn và khó khăn. Việc cam kết và hoàn thành sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn chia nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn (bạn có thể hoàn thành trong 25 phút).

6. Phân tích lại hiệu suất & thử nghiệm của bạn

Lập kế hoạch cho năng suất không phải là một điều một lần. Kế hoạch năng suất đầu tiên của bạn có thể không chi tiết hoặc hiệu quả như bạn mong đợi. Đó là lý do tại sao việc xem lại tiến độ hàng tuần và hàng tháng của bạn là rất quan trọng.

Xem kế hoạch năng suất của bạn đang hoạt động tốt như thế nào. Xác định bất kỳ trở ngại nào mà bạn có thể đã bỏ qua và điều chỉnh kế hoạch của mình để giải quyết chúng. Nếu một chiến lược cụ thể không mang lại kết quả, hãy thử một chiến lược khác và ghi lại kết quả.

Tăng năng suất của bạn với một kế hoạch năng suất

Nếu các mẹo về năng suất trên internet không hiệu quả, đã đến lúc tạo một kế hoạch năng suất được cá nhân hóa. Kế hoạch của bạn nên giải quyết tất cả những rào cản đang ngăn cản bạn đạt được tiềm năng tối đa của mình. Khi tạo kế hoạch, hãy đảm bảo lên lịch cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao để tận dụng số giờ đạt hiệu suất cao nhất của bạn.

Mặc dù một kế hoạch năng suất chắc chắn sẽ hữu ích, nhưng điều quan trọng là bạn phải tuân theo kế hoạch đó. Điều đó có nghĩa là tạo ra một môi trường làm việc không bị phân tâm, bao gồm cả điện thoại của bạn. Nhưng nếu việc để điện thoại thông minh ở gần là quan trọng, thì bạn nên tuân theo các thói quen tốt với điện thoại thông minh.