/ / Quá nhiều bảng tính? Có tổ chức với những mẹo này

Quá nhiều bảng tính? Có tổ chức với những mẹo này

Bảng tính là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tổ chức dữ liệu và theo dõi các dạng thông tin khác nhau ở nơi làm việc, đặc biệt là với việc sử dụng các công thức và báo cáo. Tuy nhiên, lạm dụng bảng tính có thể không hiệu quả và gây hại cho năng suất của bạn.

Chúng tốt cho một số thứ, nhưng không nhất thiết phải tốt cho những thứ khác. Cho dù bạn đã có hàng núi bảng tính áp đặt cho mình từ công việc của mình, hay bạn chỉ yêu thích một bảng dữ liệu tốt, có thể đã đến lúc xem xét các cách để quản lý chúng.

1. Thừa nhận việc sử dụng quá mức bảng tính


Hình minh họa ba bảng tính bên cạnh nhau

Bạn ở đây hoặc vì bạn cảm thấy mệt mỏi với việc nơi làm việc khăng khăng sử dụng bảng tính cho mọi thứ, hoặc bạn thích làm việc với dữ liệu và bạn đang tự hỏi liệu điều này có áp dụng cho mình hay không. Trên thực tế, bạn nên suy ngẫm về cách bạn đang sử dụng phần mềm như Microsoft Excel và Google Trang tính để có thể tận dụng tối đa công việc của mình.

Thật hữu ích khi đếm số lượng bảng tính bạn sử dụng hàng ngày hoặc hàng tuần. Nếu con số này vượt quá sáu, bạn có thể coi đó là dấu hiệu cho thấy bạn có thể đang làm việc gặp bất lợi và có thể gây ra sự cố, chẳng hạn như:

  • Khó khăn với việc quản lý thời gian.

  • Không hiệu quả với các quy trình.

  • Tổ chức thông tin kém.

  • Rào cản giao tiếp trong toàn công ty.

Liên quan: Mẹo định dạng trang tính của Google để tạo bảng tính trông chuyên nghiệp

Xác định mức độ sử dụng bảng tính để cung cấp thông tin cho công việc của bạn có thể mở ra các tùy chọn cho những cách mới, hiệu quả hơn để làm việc. Hãy xem một số cách bạn có thể quản lý việc sử dụng quá mức này và đạt được kết quả tốt hơn về lâu dài.

2. Hợp lý hóa dữ liệu bằng cách hợp nhất và thiết kế lại bảng tính

Thông thường, lý do có quá nhiều bảng tính là chúng không được sử dụng một cách trực quan. Bạn sẽ biết điều này đang xảy ra nếu bạn phải sử dụng hai trang tính riêng biệt cho một nhiệm vụ đơn lẻ; ví dụ, bạn có một cái cho phép năm và một cái cho ca làm việc.

Trong trường hợp cụ thể này, bạn có thể dễ dàng kết hợp chúng thành một trang tính bao gồm tất cả. Bạn có thể làm điều này bằng cách chia chúng thành các tab khác nhau.

Ngoài ra, bạn có thể bao gồm cả hai dưới dạng các bảng trên một trang tính và làm theo các bước sau để tự động cập nhật bảng khoảng cách ca với dữ liệu từ ngày nghỉ phép hàng năm:


Ảnh chụp màn hình Công thức Excel giữa hai bảng
  1. Trong bảng thứ hai của bạn, nơi bạn sẽ ghi lại các khoảng cách dịch chuyển, hãy nhập công thức = IF (Chọn ô, “GAP”, “FULL”)

  2. Trường hợp công thức trên nêu rõ Chọn ô, hãy nhập số ô chứa ngày nghỉ phép hàng năm, ví dụ: B2.

  3. Khi bạn nhập ngày vào ô đã chọn, điều này sẽ tự động điền từ “GAP” vào nơi bạn nhập công thức.

  4. Nếu không có ngày, nó sẽ tự động điền từ “FULL” vào nơi bạn nhập công thức.

Công thức này có thể được sử dụng cho mọi thứ, bất kể giá trị ô là bao nhiêu và có thể là một cách hữu ích để quản lý các phần thông tin tương tự giữa các bảng.

Liên quan: Cách liên kết dữ liệu Excel với bản trình bày PowerPoint của bạn

Việc kết hợp các trang tính và các phần dữ liệu vào một nơi giúp giảm số lượng tệp cần thiết cho các tác vụ cụ thể và cho phép bạn tổ chức công việc của mình hiệu quả hơn. Kiểm tra danh sách các bảng tính của bạn để xem liệu có thể kết hợp bất kỳ bảng tính nào hay không, để giữ cho công việc rõ ràng và dễ theo dõi.


Ảnh chụp màn hình Cửa sổ siêu liên kết trong Microsoft Excel

Đôi khi, không thể hợp nhất các bảng tính với nhau vì dữ liệu không tương quan trực tiếp. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể cần phải có quyền truy cập vào nhiều trang tính cho các quy trình phức tạp hơn, liên quan đến nhiều nhiệm vụ.

Trong những trường hợp này, có thể đáng giá là thêm các siêu liên kết vào trang tính của bạn để giúp bạn truy cập nhanh vào một trang khác. Đây cũng là một lời nhắc hữu ích về quá trình đầy đủ. Ví dụ: nếu bạn đang nhập dữ liệu về máy khách, bạn có thể bao gồm một siêu liên kết đến trang phản hồi của khách hàng.

Liên quan: Các loại Biểu đồ và Đồ thị Excel và Khi nào Sử dụng Chúng

Điều này có thể được thực hiện dễ dàng trong Excel và Google Trang tính bằng cách nhấn đồng thời CTRL + K trên bàn phím của bạn. Điều này sẽ đưa ra một Siêu liên kết cửa sổ, nơi bạn có thể Tìm kiếm cho tệp và Tên văn bản bạn muốn xuất hiện trong ô.

Bạn thậm chí có thể tạo một tab bao gồm các siêu liên kết đến tất cả các bảng tính khác của mình, với thông tin về thời điểm sử dụng chúng. Đây là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn và đồng nghiệp của bạn đều ở trên cùng một trang và làm việc từ cùng một tệp, thay vì những tệp đã lỗi thời.

4. Xem xét Phần mềm Thay thế


Hình minh họa người ngồi trên bàn máy tính với bong bóng suy nghĩ

Bảng tính chỉ có thể làm được nhiều như vậy và nếu bạn đang sử dụng quá mức, đó có thể chỉ là do bạn cần một phần mềm chuyên dụng để xử lý khối lượng công việc. Ví dụ, bạn có thực sự cần một bảng tính nghỉ phép hàng năm nếu điều này được theo dõi cho bạn trong hệ thống nhân sự không?

Thông thường, khi một doanh nghiệp mở rộng, nó phát triển nhanh hơn các bảng tính và bắt đầu yêu cầu phần mềm để quản lý khối lượng lớn thông tin. Asana là một ứng dụng tuyệt vời để quản lý dự án và có rất nhiều lựa chọn thay thế phần mềm quản lý dự án có thể xử lý quy trình công việc thủ công cho bạn.

Thay vì phải vật lộn để bắt kịp nhu cầu ngày càng tăng của công ty, hãy xem xét các cách khác để lưu trữ và quản lý thông tin. Nó sẽ giúp bạn và đồng nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời tự động hóa rất nhiều nhiệm vụ mà thông thường sẽ yêu cầu giám sát bổ sung.

Liên quan: Asana vs. Jira: Phương pháp Agile nào tốt hơn?

5. Xem lại các quy trình của bạn và loại bỏ trùng lặp


Hình minh họa về hai tệp giống hệt nhau có X bên cạnh nó

Việc lạm dụng bảng tính có thể xảy ra do cố gắng sắp xếp, nhưng điều này đôi khi có thể đi quá xa. Trong những tình huống này, bạn thực sự có thể kết thúc việc quản lý vi mô cho bản thân hoặc đồng nghiệp của mình, trong khi thực tế, bạn phải mất thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng.

Theo dõi thông tin tại nơi làm việc là điều cần thiết để vận hành trơn tru, nhưng đôi khi, bạn có thể kết thúc bằng việc theo dõi quá nhiều thứ không cần thiết. Suy ngẫm về các quy trình hiện tại của bạn và xem xét liệu bạn có thực sự cần một bảng tính cho chúng hay không.

Tương tự như vậy, việc sử dụng bảng tính để ghi lại dữ liệu đã được lưu trữ ở nơi khác sẽ tạo ra sự trùng lặp công việc không cần thiết và rất kém hiệu quả. Đặt các bảng tính tương ứng đó đi và làm việc từ nguồn.

Bảng tính có thể chống lại bạn

Với các mẹo trên, bạn sẽ có nhiều cách để xóa thư mục bảng tính của mình và bắt đầu làm việc hiệu quả hơn. Hãy làm theo bản năng của bạn xem phần công việc nào xứng đáng có dữ liệu chuyên dụng và phần công việc nào có thể được quản lý theo cách khác.

Nếu bạn vẫn không chắc chắn, hãy chú ý đến cách bạn làm việc trong vài tuần tới. Bạn có thể bắt đầu nhận thấy nơi mọi thứ có thể được sắp xếp hợp lý và bạn có thể tạo ra một không gian kỹ thuật số có tổ chức và hiệu quả hơn về thời gian.


Những người làm việc trong các dự án sử dụng các ứng dụng của Google
8 cách tốt nhất để sử dụng ứng dụng không gian làm việc của Google để quản lý dự án

Ứng dụng Google Workspace có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu quản lý dự án của bạn. Dưới đây là một số cách tốt nhất để sử dụng chúng.

Đọc tiếp


Giới thiệu về tác giả

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *