Làm thế nào để tránh choáng ngợp với phần mềm quản lý dự án

Tìm kiếm phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể là một thách thức. Với mỗi sự lựa chọn đều có một danh sách dài các tính năng và chức năng với những cái tên khác nhau và đôi khi là một mục đích không rõ ràng.

Khi so sánh, bạn rất dễ bị choáng ngợp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số mẹo để giảm bớt sự mệt mỏi về tính năng khi chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với bạn.

1. Lập kế hoạch cho phần mềm quản lý dự án của bạn trước khi dùng thử hoặc mua

Bạn đã đưa ra quyết định dùng thử phần mềm quản lý dự án, hoặc ít nhất là bạn đang xem xét nó. Với rất nhiều tùy chọn tuyệt vời hiện có, bạn sẽ thực hiện cho mình một lợi ích lớn bằng cách vạch ra những gì bạn muốn làm với nó trước khi xem xét các khả năng và tính năng của từng phần mềm.

Điều này không chỉ giúp bạn tìm đúng phần mềm mà còn giúp bạn xác định và loại trừ những phần mềm sai.

Hãy nghĩ về cách bạn và đồng nghiệp của bạn giao tiếp các nhiệm vụ ngay bây giờ. Bạn có muốn phần mềm thay thế một số loại email, cuộc họp và bản ghi nhớ nhất định không? Bạn thường bao gồm những loại chi tiết nào và quy trình bạn giao nhiệm vụ là gì?

Một phần quan trọng khác của việc phác thảo cách bạn sẽ sử dụng nó là xác định ai sẽ sử dụng nó. Bạn có bao nhiêu người trong nhóm của bạn? Bạn sẽ cần những loại vai trò và quyền nào cho tài khoản của mỗi thành viên trong nhóm? Bạn sẽ cần bao gồm tài khoản khách cho khách hàng hoặc nhà thầu?

Bạn cũng có thể muốn xem xét liệu bạn có cần không gian làm việc riêng tư trong phần mềm của mình hay không. Ví dụ: bạn có thể đặt danh sách bạn tạo trong không gian làm việc ClickUp của mình là chia sẻ hoặc riêng tư theo mặc định và chuyển đổi bất cứ lúc nào. Ý tưởng ngược lại, trong đó các trang là riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng với khách, trừ khi bạn truy cập tài khoản nhóm.

Mặc dù nhiều phần mềm quản lý dự án có vẻ giống nhau, nhưng trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu những tính năng nào bạn sẽ cần tìm kiếm trong phạm vi ngân sách của mình.

2. Quyết định những tính năng bạn cần, dựa trên những gì bạn đã làm

Đây là nơi mà mọi thứ có thể trở nên phức tạp một chút. Có nhiều sự lựa chọn trong phần mềm quản lý dự án, và cùng với đó, mỗi phần mềm có một danh sách dài các tính năng.

Một điều cần ghi nhớ ở đây là ít hơn là nhiều hơn. Bạn thậm chí có thể phác thảo các nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc lặp đi lặp lại chỉ với một bảng và một số danh sách kiểm tra, như được minh họa trong ví dụ bằng cách sử dụng Notion bên dưới. Tất cả phụ thuộc vào cách bạn và nhóm của bạn làm việc cùng nhau.

Sử dụng theo dõi thời gian làm ví dụ, chỉ vì bạn có thể làm điều này trong một số phần mềm quản lý dự án, không có nghĩa là bạn nên làm. Nếu bạn đã có một phương pháp theo dõi thời gian hoạt động hoặc bạn hiện không theo dõi thời gian của mình, và điều đó không sao, tại sao lại chọn phương pháp theo dõi hơn một phương pháp mà không có?

Phần mềm quản lý dự án của bạn sẽ không gây thêm bất kỳ khó khăn nào cho các công việc hàng ngày của bạn. Đầu tiên và quan trọng nhất, đó là một công cụ bạn có thể sử dụng để truyền đạt hiệu quả các dự án, vì vậy hãy nghĩ đến những cách bạn hiện đang làm và những tính năng nào sẽ hữu ích nhất.

Thật dễ dàng bị phân tâm bởi các tính năng bổ sung, không chỉ vì bạn dành thời gian thiết lập chúng và không sử dụng chúng, mà chúng sẽ làm lộn xộn không gian làm việc của bạn. Điều này đưa chúng ta đến điểm tiếp theo.

3. Nếu nó hào nhoáng, hãy quyết định xem nó có bền vững không

Nếu một tính năng nào đó thu hút sự chú ý của bạn và bạn quyết định muốn sử dụng nó, hãy tự hỏi bản thân xem đó có phải là thứ bạn sẽ duy trì lâu dài hay không. Ví dụ: trang trại Llama và các vật dụng pin của Monday.com là những bổ sung khá thú vị cho trang tổng quan vì chúng khiến mục tiêu của bạn giống như một trò chơi, nhưng sự phấn khích có thể dễ dàng biến mất.

Trên thực tế, bạn có thể muốn tránh nhìn vào các widget vì Thứ Hai, ClickUp, Notion và Asana đều là những lựa chọn tuyệt vời nếu không có chúng. Hình ảnh dưới đây là một ví dụ đơn giản về bảng yêu cầu dự án chỉ sử dụng một số tính năng có sẵn trong phiên bản ClickUp không trả phí.

Tốt nhất bạn nên chọn phần mềm quản lý dự án của mình dựa trên nền tảng của nó chứ không phải dựa trên nền tảng của nó — đặc biệt nếu chúng chỉ làm mất đi năng suất của bạn.

Một mục khác cần lưu ý ở đây là tích hợp. Giống như các widget, có khả năng bạn có thể sử dụng phần mềm mà không cần chúng. Tuy nhiên, nếu bạn làm như vậy mà nó tích hợp với một phần mềm khác, hãy xem nó có thể hoàn thành những nhiệm vụ gì trước khi để điều đó trở thành yếu tố quyết định. Việc tích hợp có thể chỉ là một thông báo hoặc một bước khác cần thực hiện.

4. Một số tính năng cơ bản hữu ích cần tìm

Trước khi chúng ta đi vào những điều cơ bản, điều quan trọng cần lưu ý là khi bạn so sánh các tính năng của phần mềm quản lý dự án, bạn truy cập từng trang web riêng lẻ. Mỗi phần mềm có thể sử dụng một hệ thống đặt tên khác nhau cho cùng một tính năng, khiến nó có vẻ như phần mềm kia không có khả năng cụ thể khi thực hiện so sánh trực tiếp. Cuộc thi có thể gọi nó là một cái gì đó khác biệt.

Ví dụ tốt nhất về điều này là Notion. Mặc dù bạn sẽ không tìm thấy một danh sách khổng lồ của từng phần nội dung, nhưng bạn có thể thêm nhiệm vụ, trạng thái hoặc bảng vào các trang của mình. Sử dụng các khối, bạn có thể tạo một hệ thống quản lý dự án hiệu quả.

Bất kể tên là gì, một số điều cơ bản hữu ích bạn sẽ muốn xem là:

• Tác vụ, trang hoặc xung—Dù thuật ngữ mà phần mềm sử dụng, đây là những thẻ trống trong phần mềm quản lý dự án, nơi bạn có thể thêm mô tả, ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, người được giao và tệp đính kèm khi tạo một nhiệm vụ.
• Công cụ truyền thông—Khác với việc chuyển qua chuyển lại giữa phần mềm quản lý dự án và email của bạn, việc có các công cụ để nhận xét, trả lời và gắn thẻ người khác là vô cùng hữu ích khi cộng tác hoặc ủy quyền các dự án.
• Trạng thái—Một phần của điều làm cho các công cụ quản lý dự án trở nên tuyệt vời là bạn và nhóm của bạn có thể nói với nhau rằng bạn đang làm việc gì đó mà không cần thông báo công khai.
• Nhắc nhở—Có thể bạn sẽ muốn điều chỉnh những điều này cho phù hợp với nhu cầu của mình, nhưng bạn sẽ rất biết ơn khi có những lời nhắc trong phần mềm quản lý dự án của mình, đặc biệt là trong những thời điểm bạn cần chúng.
• Giao diện sạch sẽ—Một thiết kế gọn gàng, tối giản sẽ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong tầm tay.

Đừng để các tính năng cản trở chức năng

Ban đầu, phần mềm quản lý dự án có vẻ đáng sợ, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Nếu bạn bắt đầu với một kế hoạch và tuân theo nó, bạn sẽ tìm thấy một kế hoạch tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn.

Hơn hết, hầu hết các công ty phần mềm quản lý dự án đều cung cấp bản dùng thử miễn phí, vì vậy bạn có thể dùng thử trước khi trả tiền. Tại sao không thử một vài cái bằng cách tạo một bảng dự án trong mỗi cái?

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả